Делопроизводстово

Вариант № 3

1.Назначение  и особенности оформления служебных  писем.                           3

2.Виды документов  по личному составу.                                                             6

3.Составте телеграмму  от лица, находящегося в служебной  командировке.  10

4.Список использованных  источников.                                                               11 
1.Назначение и особенности оформления служебных писем.

      Переписка – обобщённая название различных  по содержанию документов (служебное  письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение  и др.), обеспечивающих оперативный  информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

      Для осуществления информационного  обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или факсимильной связью.

      Официальное письмо – один из важнейших каналов  связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии.

      Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных  писем их язык и стиль должны удовлетворять  тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда во все века однозначность  языка деловой бумаги, строгая  его формализованность рассматривалась  людьми как средство ограничения  произвола власти. Ещё в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения чётких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу».

      При составлении и оформлении служебных  писем должны соблюдаться следующие  требования:

      - письмо оформляется на бланке  письма формата А4 или А5  и подписывается руководителем  организации или его заместителями  в соответствии с предоставленной  им компетенцией;

      - письмо должно быть составлено  грамотно, аккуратно, без грубых  помарок и исправлений;

      - независимо от содержания письмо  должно быть изложено официально-деловым  стилем, содержать объективные сведения  о событиях, иметь достаточную  аргументацию, в необходимых случаях  – разъясняющие и дополняющие  материалы.

      Бланк официального письма представляет собой  лист бумаги с воспроизведенными  типографским способом постоянными  элементами. Служебное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращённое название организации-отправителя, её почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

      Стандарты на формуляры-образцы устанавливают  форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной  системы документации, а также  к построению конструкционной сетке  формуляра-образца, реквизиты и правила  их расположения.

      Реквизиты – это обязательные признаки, установленные  законом или положениями для  отдельных видов документов.

      Формуляр-образец  является основой для конструирования  формуляров и бланков всех видов  управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для  расположения каждого реквизита, соответствует  оптимальному объёму этого реквизита  в печатных знаках.

      На  бланке служебного письма может присутствовать изображение герба.

      Эмблему, товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках в соответствии с уставом  или положением об организации. На бланке эмблема размещается на верхнем поле документа.

      Наименование  организации указывается на бланках  писем в полном соответствии с  учредительными документами организации. Над наименованием организации  указывают сокращённое, а при  его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

      Регистрационный номер исходящего документа –  номер письма и его условное обозначение  – обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан  индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней  частью будет порядковый номер исходящего письма. Например: №2/16-2955.

      Адресат – наименование и адрес получателя письма – указывается на верхней  правой стороне бланка письма. Это  внутренний адрес письма. В адресате название организации получателя пишется  в именительном падеже. Например: НПО  «Оксид».

      Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и ёмким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма.

      Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов.

      Реквизит  «подпись» помещается слева под  текстом письма сразу от поля. В  состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и её расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся  на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное  письмо без подписи не имеет юридической  силы.

      Печать  заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права  лиц, фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами и др. Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Виды  документов по  личному составу.

          Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

         Основные  виды документов по личному составу:                  

           1.Резюме. В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Реквизиты РЕЗЮМЕ: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон).

           2.Трудовые контракты. Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.

           При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:

           В контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

           Трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.

           Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй у работника.

           3.Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.

         Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).

          Приказ о приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т–1. Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия.

          Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т–8.

          В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья               Трудового кодекса Республики Беларусь, соответствующая причине увольнения.

          Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

          Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку.         Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.

Приказы по личному  составу хранятся 75 лет.

          4.Трудовая книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

          На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и год.

          Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее).

          На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.

          Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

         При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет.

         5.Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т–2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

         Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

          Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.

         Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.