Автор: Пользователь скрыл имя, 12 Марта 2012 в 23:10, контрольная работа
Документооборот в соответствии с ГОСТ 16487-83 определялся как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Само понятие «документооборот» включает в себя процесс некоего кольцеобразного движения, при котором документ начинает свое движение и завершает его в одном и том же пункте, каковым и является служба ДОУ, независимо от своей организационной структуры или статуса.
Задание № 7
Условия |
Когда предложения, заявления
и жалобы граждан считаются |
Предложения, заявления и
жалобы граждан считаются
Руководители государственных
органов должны систематически анализировать
и обобщать предложения, заявления
и жалобы граждан, содержащиеся в
них замечания с целью
Задание № 8
Условия |
Перечислите меры организационно-правовой защиты конфиденциальной информации и обеспечения надежной сохранности секретных документов |
Одной из основных функций секретных органов организаций (учреждений) является обеспечение надежной сохранности секретных документов. В связи с этим к выбору помещений для размещения секретных органов предъявляются особые требования. Руководители учреждений (организаций), а также начальники секретных органов при выделении помещений для секретных органов должны учитывать необходимость создания таких условий, которые бы обеспечивали конспирацию их работы и исключали всякую возможность проникновения в эти помещения посторонних лиц. В повседневных условиях секретные органы должны размещаться в служебных зданиях в отдельных изолированных комнатах, как правило, на средних этажах и в таких местах, где меньше всего бывает посетителей, чтобы через окна нельзя было просматривать работу с секретными документами и порядок их хранения. Если по условиям расположения служебных зданий выбрать такие помещения для секретного органа не представляется возможным, то в этом случае их окна закрашиваются с внутренней стороны, тонируются или занавешиваются шторами, занавесями. В зависимости от особенностей работы, а также от количества работников, для размещения секретных органов выделяются помещения, в которых было бы возможно иметь необходимое количество сейфов (металлических шкафов) для хранения секретных документов и создать нормальные условия для работы сотрудников этих органов с соблюдением строгой персональной ответственности за сохранность секретных документов. Служебная площадь для секретных органов управлений и учреждений выделяется по отдельному расчету, исходя из условий их размещения, специфики работы, объема документооборота и штатной численности. Двери помещений секретных органов должны быть прочными, оборудованы надежными внутренними и автоматическими замками с индивидуальными ключами, которые не должны подходить к другим помещениям служебного здания учреждения. Входная дверь может быть и металлической, и деревянной. В зависимости от условий размещения и организации охраны деревянные двери в необходимых случаях с внешней стороны обиваются металлом. На окнах помещений секретных органов на первом и последнем этажах зданий, а также на других этажах, расположенных около пожарных лестниц, балконов и иных мест, откуда возможно проникновение в помещения секретных органов посторонних лиц, должны быть металлические решетки или прочные внутренние ставни. Ставни могут быть как металлическими, так и деревянными; по окончании работы они должны закрываться на запор и опечатываться. Вход в помещение секретного органа разрешается только работникам этих органов и должностным лицам, которым они непосредственно подчинены по работе. Для приема и выдачи документов в тамбуре или двери кабинета секретного органа оборудуется специальное окно, выходящее в закрытое помещение. Двери комнат секретного отдела должны быть постоянно на запоре. Секретные органы должны надежно охраняться. Порядок охраны секретного органа устанавливается руководителем организации (учреждения). Все помещения секретных органов, спецхранилищ и других мест хранения секретных документов должны быть оборудованы в противопожарном отношении. Для быстрой эвакуации секретных документов в каждом секретном органе должны быть мешки или хранилища облегченного типа, приспособленные для опечатывания. На случай пожара и других стихийных бедствий разрабатывается специальная инструкция, в которой устанавливается порядок вызова должностных лиц и вскрытия помещений секретного органа, очередность спасения секретных документов и организация их охраны. Инструкция подписывается начальником секретного органа и утверждается руководителем организации (учреждения).
Задание № 9
Условия | ||
Приведите примеры типичных лексических, морфологических и синтаксических ошибок, встречающихся в текстах документов
Официально-деловому стилю
присуще использование слов только
в тех значениях, которые признаются
нормой общелитературного Представить: · предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»); · познакомить с кем-либо — «представить коллективу нового работника»); · ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордену»); · составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность»); · мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»); · изобразить, показать («представить в смешном виде»).
Предоставить: · отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», «предоставить транспортные средства»); · дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово»); · разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).
Неумение выразить мысль
точно и лаконично приводит к
следующим ошибкам: «в апреле месяце»
(апрель — именно месяц, и ничто
иное), «информационное сообщение»
(любое сообщение содержит информацию)
и т.д. Затрудняют восприятие текста
повторы типа: «польза от использования»,
«следует учитывать следующие факты»,
«данное явление полностью Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской. Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» — постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.
Задание № 10
При написании письма или оформлении документа существует ряд трудностей этикетного характера. Деловой этикет проявляется как в форме, так и в содержании документов. Очень важно, например, точно знать необходимые виды обращений в официальном письме, типичные формулы выражения просьбы, отказа, извинения, претензии и т. д. Обращение. В последнее
время обращение к адресату нередко
используется не только в письмах
полуофициального характера, но и в
служебной переписке, если ситуация
требует обращения Следует обратить внимание на то, что в последнее время употребление восклицательного знака после обращения заменяется на запятую по аналогии с английскими официальными текстами. При этом текст самого письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а как в английском, со строчной. Заключительные слова. Правила русского этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением, (подпись). Языковые клише пронизывают в деловой корреспонденции, как и в другой документации, весь текст. В официальных письмах с помощью определенных языковых формул выражаются самые разные аспекты содержания: извинение, благодарность, просьба, разрешение и т. д. Эти языковые формулы являются нормой современного русского этикета, и нет необходимости "изобретать" собственные этикетные фразы. В качестве примера приведем некоторые из них. Формулы, подтверждающие получение письма или документа. Мы получили Ваше письмо от (дата) ... Ваше письмо от (дата) получено нами... Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили (такой-то документ) от (дата)... Формулы благодарности. Благодарим Вас за... Мы Вам очень благодарны за... Заранее благодарим за... Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы... Формулы, объясняющие мотивы поведения. В связи с... (тяжелым положением, проведением совместных работ и др.)... В соответствии с ( таким-то письмом, документом, протоколом и др.)... В порядке оказания (помощи, поддержки и др.)... В целях (усиления контроля, расширения возможностей и др.)... В ответ на (Вашу просьбу, Ваш запрос и др.)... В подтверждение (нашей договоренности, нашего телефонного разговора и др.)... На основании (подписанного соглашения, принятого обязательства и др.)... Формулы, выражающие просьбу, Просим (проверить, выслать, принять меры и др.)... Убедительно просим ( дать ответ..., не задерживать решение и др.)... Прошу (обеспечить, проконтролировать, сообщить и др.)... Формулы, употребляемые при отправке документов. Направляем... Высылаем (договор, документацию, проект Устава и др.)... Посылаем... Формулы, выражающие подтверждение. Подтверждаем получение... С благодарностью подтверждаем получение... Министерство... подтверждает (необходимость создания..., необходимость сотрудничества..., необходимость развития, ..и др.)... Формулы, выражающие напоминание. Напоминаем, что (в соответствии с договоренностью, по совместному плану и др.)... Напоминаем Вам, что (срок представления проекта, задолженность по оплате и др.)... Формулы, выражающие извещение. Сообщаем, что (...к сожалению, не можем выслать и др.)... Ставим Вас в известность, что (Ваши рекомендации утверждены, Ваше предложение принято и др.)... Формулы, выражающие предложение. Предлагаем Вам (приобрести, рассмотреть, утвердить и др.)... Мы можем предложить Вам... Мы можем рекомендовать Вам... Формулы, выражающие приглашение. Приглашаем Вас (представителя Вашего ведомства) принять участие в... (посетить...)... Просим принять участие в (обсуждении проекта, рассмотрении вопроса о... и др.)... Формулы, выражающие отказ или отклонение предложения. Ваше предложение отклонено по следующим причинам... Присланный Вами проект не может быть утвержден по следующим причинам... При написании делового письма, естественно, используются и другие языковые формулы, выражающие различные деловые ситуации. Но всегда следует помнить, что в этих фразах не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости. Например: Не откажите в любезности... Если Вас не затруднит... и др. Также недопустимо использовать в тексте делового письма слишком резкие, требовательные и категоричные фразы. Например: Категорически требуем... Рассмотрите и утвердите наш проект. Общий тон письма должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций. Соблюдением этикета в деловой письменной речи является строгое употребление личных местоимений. Поскольку деловое общение является официальным по своему характеру и его участники - это должностные лица и работники государственного аппарата, действующие от имени организаций, то при формулировке просьб, запросов, предложений и т. п. приняты следующие формы местоимений. 1. Первое лицо множественного числа. Например: Просим... Сообщаем... Подтверждаем... Предлагаем... 2. Третье лицо единственного
или множественного числа. 3. Первое лицо единственного
числа используется в письмах
конфиденциального характера, Кроме того, в ведомственной письменной речи наблюдается тенденция к утрате местоимения Я. Например: вместо "я прошу " пишут "прошу", вместо "я выполнил" пишут "мною выполнено'". Однако нельзя написать "мною решено". Правильно: "я решил". Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением ОН. Это местоимение может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому в служебных документах его следует использовать с особой осторожностью. Очевидно, что в приказе, постановлении, распоряжении, характеристике необходимо указывать фамилию лица и его инициалы даже при повторах. Орфографическая этикетная
особенность ведомственной |
Информация о работе Что включает в себя понятие «Документооборот»