Цели автоматизации процессов документооборота

Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций и, в частности, следующим:

1) Учетная обработка всех видов документов.

В базах данных Notes можно  хранить информацию практически  любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль за прохождением документов. Система Lotus Notes обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа.

2) Уникальность номера.

В системе имеется  возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети. Поддерживается работа с текстом документа. Среда Notes реализует встроенный мощный текстовой редактор, работающий по принципу «что на экране, то и в документе». Кроме того, возможно включение в документы (собственный формат системы Lotus Notes) файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Notes включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу.

3) Связность документов.

Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и  хранящиеся в других базах данных.

4) Согласованность с другими подсистемами.

Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных. Поддерживается доступ на уровне ODBC.

5) Распределенный документооборот.

Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого ПК до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется.

5) Ограничение доступа.

Защита данных реализуется  на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ, секция документа и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.

Начиная с версии 4 система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредственного доступа к информации в сети Internet/WWW.

Система LinkWorks (компания Digital Equipment Corporation LinkWorks – среда, в которой приложения, данные и процедуры представлены в виде объектов и взаимосвязей, отображающих реальные процессы документооборота в организации.

Система LinkWorks ориентируется на привычную среду офиса (банка) и позволяет перенести рабочий стол на экран компьютера. В системе имеются пиктограммы для представления приходящей и исходящей почты, текстовых и графических документов, электронных таблиц, «мусорной корзинки», «измельчителя бумаг», есть множество других приложений. Все они являются «объектами». Пользователь обращается к объектам нажатием кнопок мыши. Можно перемещать объекты на экране, помещать их в папки, извлекать из папок с приходящей почтой так же, как на обычном столе. Объекты со стола можно бросить в «мусорную корзинку» или полностью уничтожить, поместив их в «измельчитель бумаг».

С любым объектом в LinkWorks могут быть связаны программы  обработки, метод доступа, права доступа, маршрут обработки и история обработки.

Объекты представлены пользователю на трех уровнях.

1. Инструменты: мусорная  корзинка, часы, калькулятор, ежедневник  и т. д. Эти объекты делают  используемые офисные средства  доступными непосредственно на экране.

2. Базовые объекты – фрагменты данных, к которым подключены прикладные программы. Ими могут быть текст, графика, электронные таблицы и т. п. или сочетание этих элементов. Такие объекты доступны на экране с помощью мыши. Обрабатывающие их приложения вызываются автоматически. Набор базовых объектов:

• адресная книга;
• изображение точечной графикой;
• календарь;
• база данных;
• упорядоченный список;
• изображение векторной графикой;
• документ в сверстанном виде;
• блокнот для записей;
• демонстрационная графика;
• система планирования и управления;
• инструмент поиска;
• электронная таблица;
• текстовый документ.

3. Составные объекты – окна, содержащие объекты. LinkWorks позволяет пользователю помещать любые объекты в такое окно для быстрой передачи данных из одной рабочей области в другую. Набор составных объектов:

• шкаф с объектами;
• секция картотечных «ящиков»;
• папка с объектами;
• раздел объектов по тематике;
• набор сопроводительных объектов.

Набор объектов и необходимое  для их создания и обработки программное обеспечение определяются конкретными задачами.

Система Staffware (компания «Staffware PLS») предусматривает движение документа по определенным для него маршрутам. Сами маршруты описываются с помощью бизнес-функций. Бизнес-функция состоит из шагов, для каждого из которых задаются цель, исходные данные и порядок действий пользователя. Шаги бывают нормальными, автоматическими и событиями. Нормальные шаги определяют организацию взаимодействия с пользователем, экранные формы. Автоматические шаги применяются для автоматизации некоторых видов деятельности, например вызова нужного приложения, изменения базы данных. Событие управляет ходом выполнения (ветвлением) бизнес-функции. С помощью механизмов ожидания и напоминания обеспечивается синхронизация нормальных шагов.

Инструмент разработки бизнес-функций – графический построитель процедур Staffware. Данный инструмент предназначен для специалистов в конкретной прикладной области и не требует глубоких знаний аппаратной и программной платформы.

Для определения экранных форм применяется конструктор форм. В полях формы можно вводить запросы, ассоциированные с определенной процедурой. Данные в полях могут заполняться автоматически: дата, номер шага, различные ссылки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Движение документов осуществляется в виде потоков, циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. При автоматизации делопроизводства, автоматизации подлежат движение документов и их обработка в пунктах обработки, на всех стадиях жизненного цикла документов.

В теории документооборота сложились в основном две технологии: «отечественная» и «западная».

Советская система делопроизводства характеризовалась, прежде всего, строгой вертикальной направленностью. Все документы, поступающие в организацию, после регистрации направлялись на доклад к руководителю. После рассмотрения документа руководитель накладывал резолюцию, в которой указывал ответственного исполнителя. Далее документ попадал к ответственному исполнителю, который либо исполнял документ, либо направлял его на исполнение своим подчиненным. Таким образом, документ, обрастая резолюциями, двигался вглубь к основанию иерархии. После того как документ исполнялся, он совершал обратный путь снизу на самый верх, где и докладывалось об его исполнении.

Западное делопроизводство тяготеет к горизонтальной схеме, когда поступающие в учреждение документы сразу направляются исполнителям, без доклада «наверх».

Еще одним принципиальным отличием нашей делопроизводственной практики от зарубежной является наличие  органа, контролирующего исполнение документа. Перед тем как отправить документ ответственному исполнителю, он ставится на контроль в делопроизводстве учреждения. Таким образом, третье лицо (делопроизводитель) всегда знает, у кого находится документ на исполнении и когда он должен быть исполнен.

Эти отличия и определяют разницу в подходах ведения делопроизводства у нас и за границей. Автоматизация делопроизводства и, в частности, регистрации документов, должна вестись с учетом этих принципиальных отличий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Документирование управленческой деятельности на предприятии. Делопроизводство и корреспонденция./ Лысенко Ю.А. 2003. №3.
2. Документы делового общения./ Под ред. Рогожина М.Ю. РДЛ, 2002.
3. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М., 2000.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М., 2000.
5. Методические материалы, разработанные Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.// Под ред. Пестецова А.А. М., 2004 .
6. Минченков А.П. Организационные вопросы автоматизации обработки документов.// Корпоративные системы. 2000. №4.
7. Мирзоев А.Н. Система документооборота на базе программы «Евфрат» для ИФНС по г. Волгограду.// Учет и налоги. 2003.№4.
8. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.
9. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2001.

¹ Методические материалы, разработанные Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.// Под ред. Пестецова А.А. М., 2004 . С. 10.

² Мирзоев А.Н. Система документооборота на базе программы «Евфрат» для ИФНС по г. Волгограду.// Учет и налоги. 2003.№4.