Цели автоматизации процессов документооборота

После нескольких раундов  консультаций, которые провел заказчик, в качестве системы документооборота был выбран «Евфрат». Причины, по которым выбор остановился именно на этом продукте, были следующие:

1. система имеет клиент серверную структуру. Все данные хранятся в едином месте, на сервере, что облегчает вопросы резервного копирования;
2. система позволяет быстро вводить документы с бумажных носителей, но при этом имеется возможность сохранить оборот бумажных документов и осуществить контроль за ним;
3. система удовлетворяла требованиям заказчика;
4. в системе имеются функции для программирования, т.е. можно писать разнообразные программы которые используют функции системы Евфрат;
5. система имеет небольшую, по сравнению с аналогами, стоимость.

Для автоматизации системы  документооборота был приобретен Евфрат Document Server на 12 клиентов. Все лицензии были распределены по отделам. В каждом отделе был выделен сотрудник, имеющий право работать в системе Евфрат (раньше в обязанности этого сотрудника входило только регистрация документов и контроль исполнения).

На сервере Евфрат было заведено 12 групп и 12 пользователей  в соответствии со структурой отделов. Пользователю «Общий отдел» был предоставлен уровень доступа 4 (самый высший), остальным пользователям был предоставлен уровень 3. Также каждый пользователь был включён в свою группу.

На рабочем столе  пользователя «Общий отдел» было создано 12 папок – одна для каждого отдела. В эти папки помещаются документы для этих отделов, после соответствующего указания директора и зам. директора (эти указания даются в письменном виде секретарю общего отдела).

Для автоматизации регистрации  документов в системе, были написаны несколько электронных форм.

Все формы были реализованы в виде отдельных EXE-файлов. Взаимодействие с системой Евфрат осуществляется при помощи Евфрат API.

Данная система находится  на стадии опытной эксплуатации, но уже сейчас можно сделать следующие  выводы:

1) Система Евфрат полностью  вписалась в организационную структуру ИФНС по г. Волгограду;

2) Система обеспечивает  учет бумажных документов;

3) Процесс получения  новых документов стал более  оперативный;

4) Уменьшилось время  реакции на входящие документы;

5) Автоматизация контроля  исполнения позволила улучшить качество исполнения распоряжений.

Это же отмечается и сотрудниками ИФНС по г. Волгограду. В частности, как отметил начальник отдела системного и технического оборудования ГНИ по г. Волгограду, Владимир Владимирович Поверенов «использование системы «Евфрат» позволило сократить время обработки документов более чем в пять раз; благодаря автоматизации контроля исполнения улучшилось качество исполнения распоряжений»².

Комплекс PowerDOCS (компания «Весть АО») – интегрированный комплекс автоматизации делопроизводства и документооборота предприятий и организаций. В основе решения, предлагаемого компанией «Весть», лежит сочетание программных продуктов – системы управления документами DOCS Open, системы гибкой маршрутизации документов и заданий с контролем их исполнения WorkRoute II, а также системы для работы с образами бумажных документов DeltaImage.

DOCS Open – корпоративная система управления документами, обеспечивающая создание, просмотр, систематизацию, хранение, сопровождение и защиту корпоративных информационных архивов произвольного уровня сложности и размеров. DOCS Open позволяет организовать единое виртуальное хранилище данных любых типов. Система обеспечивает конфиденциальность хранения данных.

WorkRoute II – система автоматизации деловых процессов. Основное назначение системы – создание электронных моделей деловых процессов (карт бизнес-функций), автоматизирующих формирование, активизацию и контроль исполнения производственных заданий. WorkRoute II позволяет указать последовательные и параллельные маршруты прохождения документов по подразделениям и отдельным исполнителям, а также обеспечить участников процесса необходимыми материалами с соблюдением прав доступа к информации и в реальном времени проводить анализ состояния работ.

Модуль DeltaImage обеспечивает работу с изображениями, сканирование документов, сохранение их в многостраничном формате, просмотр, послойное нанесение на изображении информации пометок и поручений (по образу бумажных документов).

Основные области применения Power DOCS – комплексная автоматизация делопроизводства и управления предприятием, организация технологического и организационно распорядительного документооборота, обеспечение коллективной работы над проектами, ведение электронных архивов, создание систем промышленного ввода информации для сканирования, распознавания документов и работы с их образами. PowerDOCS позволяет автоматизировать формирование, активизацию и контроль выполнения заданий, а также оперативно анализировать и корректировать деятельность всей организации.

Электронная система автоматизации документооборота и делопроизводства «Крон» (компания АО «Анкей») содержит следующие компоненты:

• подсистему документооборота;
• подсистему управления документами;
• почтовую подсистему;
• подсистему регистрации и исполнения документов.

Программный комплекс OfficeMedia (компания «InterTrust») предназначен для решения следующих основных задач:

• Упорядочение системы регистрации и хранения исходящей и входящей корреспонденции.
• Автоматизация, упорядочение и ускорение процесса документооборота в организации.
• Внедрение автоматизированной системы контроля за выполнением приказов, распоряжений и поручений руководства и системы оперативного оповещения сотрудников о выданных распоряжениях руководства.
• Информационная поддержка контактов организации с внешними партнерами.
• Комплексное решение задачи информационного обеспечения деятельности подразделений с учетом специфики работы каждого из них.
• Комплексное решение задач, связанных с организацией процесса заключения и оперативного контроля выполнения договоров.
• Обеспечение возможностей по аналитическому контролю результатов деятельности организации.
• Информационно-аналитическая работа.
• Управление проектами.
• Управление персоналом.
• Информационное обеспечение руководителей высшего звена и т.д.

Подсистема «Делопроизводство» предназначена для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий и организаций на основе требований, предъявляемых Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Подсистема построена на модульном принципе и обеспечивает следующие основные функции:

• регистрация всех категорий документов, циркулирующих в организации;
• постановка на контроль документов и резолюций руководства организации;
• статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;
• автоматическая доставка электронных документов исполнителям;
• создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

В состав системы Optima Workflow Enterprise Edition (компания «Оптима») входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

Фирма «Оптима» официально объявила о начале продаж программного продукта Optima Workflow LAN Edition, предназначенного для автоматизации документооборота на предприятии. В отличие от системы Optima Workflow Enterprise Edition, поставляемой с 1996 года предприятиям под заказ, последняя представляет собой так называемое коробочное решение, доступное в установке и настройке. Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

• централизованное хранение документов в электронном виде;
• формализация процедур создания и обработки документов;
• единое управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные ФАПСИ средства криптографической защиты.

В базовой модели системы «Документ-2000» (фирма «Телком Сервис») организована поточная обработка документов. Весь документооборот делится на три основных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы.

Поступающие документы  также делятся на потоки: должностным  лицам и подразделениям. Полностью автоматизируется работа с отправляемыми и внутренними документами.

Функции системы:

• Регистрация документов.
• Поддержка разработки документов.
• Подготовка версий проектов.
• Направление на рассмотрение, ознакомление, выполнение.
• Поддержка исполнения документов, назначение документу индивидуального маршрута движения.
• Поиск документов по атрибутам.
• Контроль прохождения документов.
• Выдача отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др.
• Администрирование, разграничение прав доступа к документам, настройка, поддержка справочников, настройка маршрутов обработки документов.
• Поддержка экспедиции исходящих документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).

Созданные внутренние документы  не регистрируются, а получают номер  версии. Версия документа включает собственно текст, номер версии и маршрут согласования. Разрешено параллельное, последовательное и параллельно-последовательное согласование. Согласованные документы подписываются, а затем регистрируются.

Все документы продвигаются по определенным маршрутам – корпоративным или индивидуальным. В кратчайшие сроки «Документ-2000» может быть переработан под какие-то особые требования заказчика.

Система управления документами Effect Office (фирма «Гарант International»)совмещает в себе функции электронного архива, транспорта и документооборота предприятия. Система предназначена для малых и средних предприятий, с числом рабочих мест – до 100. Между пользователями можно задавать вертикальные (подчиненные) и горизонтальные (двунаправленные) связи. Документы в системе явно не регистрируются, а привязываются к «карточкам задания» со следующими реквизитами: отправитель; исполнитель; получатель ответа; схема движения; тема задания; сообщение; список ссылок на файлы документов (до 32).

Контрольные параметры: срок исполнения в днях и часах. Все документы сортируются по разделам (папкам), определенным администратором.

Система «ЭСКАДО» (компания «InterProCom LAN») ориентирована на предприятия, деятельность которых связана с обработкой большого количества документов. Система дает возможность стандартизовать документооборот, используя шаблоны, единые для всех сотрудников, поскольку изменения в формах документов становятся доступны всем. Система обеспечивает следующие возможности:

• Построение единой распределенной системы с региональными отделениями и удаленными пользователями.
• Ведение списка фирм и клиентов и отслеживание истории взаимодействия с ними, удобный и быстрый поиск информации.
• Создание, учет, хранение и обработка различных типов документов (входящие, исходящие, электронная почта и др.).
• Автоматизированный ввод информации (сканирование, распознавание, преобразование в формат Lotus Notes), поддержка различных типов информации (текст, графика, файлы, звук, видео и т.д.).
• Осуществление контроля за исполнением документов в соответствии с принятой в организации системой документооборота.
• Организация факсимильной / почтовой рассылки.
• Поддержка электронной подписи и факсимиле.

Система «Босс-Референт» (компания «Ай-Ти») разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.