2.5. Структура поручения

В АСКИД для  поручения определен следующий набор реквизитов:

Руководитель

Руководитель, который выдал поручение.

Зарегистрировал поручение

Сотрудник (помощник руководителя), который зарегистрировал поручение в системе.

Группы (Категории поручения)

Для удобства поиска поручение может быть отнесено к одной или нескольким категориям. Для каждого из руководителей, зарегистрированных в системе, может быть указан свой набор категорий поручений. Группы служат для смыслового разделения поручений и документов. Каждому поручению может быть поставлена в соответствие одна или несколько групп.

Особый контроль

Если атрибут  установлен, то он показывает повышенное внимание руководства к этому  поручению.

Приоритет

Приоритет поручения. Определяется руководителем и показывает важность поручения. В системе предусмотрен следующий набор приоритетов:

Администратор имеет возможность изменить этот список. По умолчанию поручению присваивается средний приоритет.

Вид поручения

 Данный реквизит указывает является ли поручение однократным или многократным. Изначально предусмотрены следующие варианты видов поручения:

Администратор имеет возможность изменить этот список.

Содержание

Отражает смысл поручения. В этом поле рекомендуется описывать, что именно должен выполнить исполнитель поручения.

Дата  поручения

Дата  выдачи поручения исполнителю.

Срок  поручения

Планируемая дата исполнения поручения, устанавливаемая  руководителем.

Ответственный исполнитель

Основной  исполнитель поручения

Соисполнители

Реквизит  заполняется в том случае, если в исполнении поручения принимают  участие несколько человек.

Поручение выдано на основании  документов

Это могут быть документы:

• на основании которых было выдано поручение,
• которые поясняют смысл поручения,
• которыми должен руководствоваться исполнитель при выполнении.

Поручение выдано на основании  входящих поручений

Если руководитель является исполнителем поручений вышестоящего руководства, то он может указать  перечень поручений, которые легли в основу его поручения. Смысл реквизита аналогичен документам основаниям.

Статус  поручения

Статус поручения  может принимать одно из следующих  значений: на выполнении, выполнено, отложено или закрыто.

 

Приложенные файлы

К каждому  поручению могут быть приложены файлы. Это могут быть, например отсканированные документы. Поручения, к которым приложены файлы, отмечаются пиктограммой.

Комментарии

Руководитель  и исполнители в ходе исполнения поручения  могут обмениваться информацией. Эти данные прикрепляются к поручению в виде комментариев.

2.6. Структура документа

В АСКИД для  документа определен следующий  набор реквизитов:

Руководитель

Владелец документа.

Зарегистрировал документ

Сотрудник (помощник руководителя), который зарегистрировал документ в системе.

Группы 

Для удобства поиска документ может быть отнесен к одной или нескольким категориям. Для каждого из руководителей, зарегистрированных в системе, может быть указан свой набор категорий. Группы служат для смыслового разделения поручений и документов. Каждому документу  может быть поставлена в соответствие одна или несколько групп.

Вид документа

Указывает на вид документа. Например, договор, протокол совещания, заявка и т.д.

Тип документа

В текущей версии задан следующий набор типов: входящий, исходящий, внутренний документ. Администратор системы может расширить этот список.

Авторство

Указывает на источник документа. Например, совет директоров, правление и тому подобное. Для  каждого руководителя может быть указан свой набор авторов.

Номер документа

Дата  документа

Дата создания или начала действия документа.

Номер документа в секретариате

Номер, под которым документ был зарегистрирован в секретариате.

Дата  регистрации в секретариате

Идентификатор документа

Ключевые слова, отражающие общий смысл или описание документа. Например, название документа. Идентификатор используется для  поиска документов.

Прикрепленные файлы

К каждой карточке могут быть приложены файлы. Это могут быть, например отсканированные  документы.

3. Работа с документом

3.1. Просмотр документа

Данные  документа визуально разбиты на две панели. На основной части страницы отображены реквизиты документа. Набор реквизитов на странице зависит от информации введенной при регистрации документа. Правая панель содержит информацию о действиях доступных над документом.

Набор доступных действий зависит от Ваших  прав в системе. Могут быть доступны следующие действия:

«Редактировать» 

«Удалить»

«Прикрепить файл»

«Создать  поручение»

«Печать» 

«Вывод  в Word»

«Вывод  в Excel»

3.2. Редактирование документа

Под редактированием  подразумевается внесение каких-либо изменений в существующий документ.

3.3. Входящие поручения

Данный  модуль дает возможность исполнителю или помощнику исполнителя получать поручения от руководителя, отчитываться о ходе исполнения, искать поручения по различным критериям. Состоит из:

 Меню «Текущие поручения» - пункты меню «Текущие поручения» используются для работы с еще не выполненными поручениями.

Меню  «Поиск поручений» - пункты меню используются для произвольного поиска поручений.

3.4. Работа с текущими поручениями

Система АСКИД имеет возможность получить доступ к еще не выполненным поручениям. Исполнитель или помощник исполнителя может с помощью пунктов меню «Текущие поручения». В них входят:

 «На выполнении» - это список всех не выполненных поручений. Поручения на выполнении разделяются между собой на поручения:

• «Срок истек» - это поручения срок исполнения, которых истек, но исполнитель еще не сообщил об их выполнении.
• «Срок сегодня» - поручения, срок исполнения которых истекает сегодня.
• «Срок неделя» – поручения, которые должны быть выполнены в течение 7 дней.
• «До срока > недели» – поручения, срок исполнения которых более 7 дней.

«Особый контроль» – не выполненные поручения, которые находятся на особом контроле у руководителя.

На странице отображается список просроченных  поручений. 

Данная  страница позволяет:

Искать  и сортировать поручения по различным параметрам.

Выводить  список поручений  на печать.

Экспортировать  данные в MS Word

Экспортировать  данные в MS Excel

3.5. Поиск выполненных поручений

На странице отображается список выполненных  поручений. АСКИД имеет возможность просмотра конкретного поручения.

Данная  страница позволяет:

Сортировать поручения по различным  параметрам.

Выводить  список поручений  на печать.

Экспортировать  данные в MS Word

Экспортировать  данные в MS Exsel

3.6. Архив закрытых поручений

На странице отображается список найденных закрытых  поручений.  Имеется возможность просмотра конкретного поручения.

Данная страница позволяет:

Искать  и сортировать  закрытые поручения  по различным параметрам.

По умолчанию  показываются поручения закрытые в  течение последнего месяца отсортированные  по дате закрытия.

Выводить  список поручений  на печать.

Экспортировать  данные в MS Word

Экспортировать  данные в MS Excel

3.7. Работа с входящим поручением

3.7.1. Просмотр входящего поручения

Данные  поручения визуально разбиты  на три панели.

В центре страницы отображены основные реквизиты  поручения. Набор реквизитов на странице зависит от информации введенной при добавлении поручения. Справа находится информация о доступных действиях над этим поручением.

Набор доступных действий зависит от статуса  поручения и от Ваших прав в  системе. Могут быть доступны следующие  действия: