Автоматизированный контроль за исполнением документов

      Федеральное агентство по образованию ГОУ  СПО СПб

        «Технический колледж управления  и коммерции» 
 
 

      Курсовая  работа

      По  предмету: Документационное обеспечение управления

      На  тему: «Автоматизированный контроль

      за  исполнением документов» 
 
 
 
 

               Выполнила:  Студентка группы 9Д-31

                  Кошелева Елена 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2009

Содержание:

1. Введение…………………………………………………………………….3

2. Автоматизированный  контроль как система……………………………..5

1. Возможности системы…………………………………………………5

2. Функции системы………………………………………………………6
3. Как работает АСКИД…………………………………………………..7
4. Жизненный цикл поручения…………………………………………..8
5. Структура поручения……………………………………………….…10
6. Структура документа………………………………………………….12
3. Работа с документами……………………………………………………..13
1. Просмотр документа…………………………………………………..13
2. Редактирование документа……………………………………………13
3. Входящие поручения……………………………………………...13
4. Работа с текущими поручениями……………………………………...14
5. Поиск выполненных поручений………………………………………14
6. Архив закрытых поручений……………………………………………14
7. Работа с входящим поручением……………………………………….15
1. Просмотр входящего поручения…………………………………..15
2. Поиск входящих поручений……………………………………….15
4. Отчеты………………………………………………………………………16
1. Контроль текущих поручений……………………………………16
2. Контроль исполнения…………………………………………………..18
5. Управление ролями…………………………………………………………18
6. Заключение…………………………………………………………………..19

Список  используемой литературы…………………………………………….20

Приложение……………………………………………………………………..21 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Введение

     За  время жизненного цикла документ проходит различные стадии и попадает к его исполнителям в различных качествах. В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести всем известные и очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и неразберихе, как следствие - к невозможности решения управленческих задач. Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота. Но потому как сегодня, в национальной правовой системе процедура экспертизы подлинности, доказательства в суде, система регистрации подписей (подписи физического лица на паспорте) и печатей применима пока только к документам на бумажных носителях. Возможность применения такой процедуры и отличает документ от простого текста на бумаге или любом другом носителе. На самом деле разговоры о необходимости создания правовой системы для придания соответствующего статуса электронному документу идут уже давно. Необходимо выработать механизмы наложения подписи и печати на электронный документ, а также механизмы их регистрации. Т.е. речь идет, собственно, о добавлении к документу информации, определяющей его аутентичность. Под аутентичностью документа понимается подтверждение того, что содержательная информация документа не претерпела изменений с момента его подписания и документ подписан определенным лицом. Аутентичность документа может быть доказана путем применения к нему электронной подписи. Поэтому, файл получает юридическую силу документа только после его подписания электронной подписью.

     Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом. Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.

       Автоматизированная  система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

• после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;
• документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);
• система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица - сотрудники служб ДОУ или IТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

      В нашем веке уже существуют автоматизированный системы контроля такие как: Company Media, LanDocs, Optima Workflow, БОСС-Референт, ДЕЛО и АСКИД. Последнюю рассмотри подробнее.

2. Автоматизированный  контроль как система

   Программа "АСКИД" предназначена для регистрации  входящей и исходящей корреспонденции, а также автоматизированного  контроля за исполнением входящих документов и включает в себя следующие задачи:

• ведение входящих документов;
• ведение исходящих документов;
• отслеживание сроков исполнения документа.
• контроль состояния исполнения документа.
• печать входящих/исходящих карточек, резолюций;
• ведение справочников;

2.1. Возможности системы

АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности:

• Руководителям:

• создавать (регистрировать) новые карточки документов,
• создавать (регистрировать) новые поручения,
• отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,
• контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины,
• контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей,
• осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений,
• фиксировать факт выполнения поручений (“закрывать” поручения),
• осуществлять поиск поручений по различным критериям,
• просматривать архив выполненных и закрытых поручений,
• выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение,
• выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки поручений по различным критериям,
• просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.

• Исполнителям:

• получать новые поручения от руководства,
• на основании полученных поручений выдавать новые исходящие поручения
• контролировать сводное состояние своих текущих поручений,
• осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения,
• фиксировать факт выполнения поручений (для ответственного исполнителя),
• осуществлять поиск своих поручений по различным критериям,
• просматривать архив выполненных поручений,
• выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение,
• выводить на печать, экспортировать в Word и Excel списки поручений по различным критериям.

2.2. Функции системы

• Формирование  структуры подчиненности сотрудников  организации;
• Регистрация карточек поручения руководителями подчиненным (либо секретарем руководителя, либо ответственным сотрудником по компании);
• Рассылка оповещений о появлении поручения заинтересованным лицам;
• Формирование отчетов руководителями подразделений о поручениях, поставленных его непосредственным подчиненным, коэффициентов исполнительской дисциплины подчиненных;
• Рассылка напоминаний о приближении и пропуске сроков исполнения поручений по электронной почте;
• Наличие интерфейса «Событий системы», в котором администратор видит произведенные сотрудниками действия (создание поручения, перенос сроков, отметка о выполнении и т.д.);
• Контроль увольнений и перемещений сотрудников внутри организации, изменение статуса их поручений на «проблемное», разрешение «проблемных» карточек: подтверждение поручение, изменение исполнителя или контролера, отмена поручения;
• Формирование отчетов просроченных мероприятий по подразделениям и исполнителям;
• Формирование отчетов с коэффициентами исполнительской дисциплины.

2.3. Как работает АСКИД

2.4. Жизненный цикл поручения

Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии:

создание;  
визирование, согласование;  
подписание, утверждение;  
регистрацию;  
рассмотрение;  
исполнение;  
списание в дело;  
хранение, уничтожение.

     На  этапе создания документа он не имеет  юридической силы и является проектом документа. После того как документ создан – согласован, подписан, утвержден, после того как поставлены печати и штампы, проект становится собственно документом и имеет с этого момента и до конца ЖЦ юридическую силу. Движение документов осуществляется в виде потоков циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. По отношению к аппарату управления различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов.

     Следовательно, когда мы говорим об автоматизации делопроизводства, то автоматизации подлежат: движение документов и их обработка в пунктах обработки, все стадии жизненного цикла документов.