Автоматизация регистрации документов

- исполнитель документа

- срок исполнения

- отметка об исполнении

- номер дела, в которое подшивается документ

Глава 7. Контроль над сроками  исполнения документов

     Документ  считается исполненным, когда решен  поставленный в нем вопрос и корреспонденту дан ответ. Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может  быть:

- типовым  (типовые сроки исполнения установлены для определенных, наиболее часто создаваемых документов указами Президента РФ, законами РФ, правительственными нормативными актами (например, для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные и др.). Также ведомственными подзаконными актами (например, для предоставления статистической и финансовой отчетности, для предъявления претензий по качеству продукции и др.);

- индивидуальным (индивидуальный срок исполнения  указывается в тексте документа  или устанавливается резолюцией руководителя учреждения в случае, если этот срок отсутствует в составе типовых или отличается от установленного автором). При установлении срока исполнения учитываются практические возможности учреждения (наличие оргтехники, количество работников и др.), а также содержание документа.

     Срок  исполнения входящего документа  исчисляется с момента поступления  его в учреждении, а создаваемого – с момента доведения его  до исполнителя (если не оговорен другой срок)²¹. Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и внутренних документов подлежит контролю, который возлагается на профессионально организованную службу. На контролируемых документах проставляется штамп «К» или «Контроль». После исполнения документ снимается с  контроля. Право сделать это имеет только то - должностное лицо, которое поставило его на контроль. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     Регистрация документов - это фиксация факта  создания или поступления документа  путем проставления на нем индекса  с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

     Как видно из вышеизложенного, автоматизация  процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции  в единые интегрированные программные  комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно – учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное ранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно – справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа по элементу содержания или по любым реквизитам  максимально короткие сроки.

     И между тем основы информационного  обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации. При неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов. При использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

     Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.

     Зато  использование средств автоматизации  делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами. Эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала. Сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль над регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников и литературы

I. Источники

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 “Управления документами. Общие требования”.

2. ГОСТ  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения». М., Госстандарт, - 1998.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М., Госстандарт, 2003.

II. Литература

4. Автоматизация регистрации документов: новые возможности программных средств. // Бухгалтер. 2003 г. №1.

5. Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004 г.

6. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005 г.

7. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. И доп.// Серия «Учебники и учебное пособие»- Ростов Н/Д: изд-во «Феникс», 2000.  320 с.                                                                     

8. Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 3-е изд., перераб. И доп., М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2004. 336 с.                                        

9. Белов, А.Н., Белов, А.А. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. М.: Изд-во Эксмо, 2005. 624 с. – (Образовательный стандарт XXI).

10. Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоровой и др. - М.: Технология, 2004 г.

11. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2005 г.

12. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005.                                                                                                                                

13. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы док. 3-е изд., стер. Москва: Омега-Л, 2006. 319 с.

14. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в   организации. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 2004.

15. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, 2006.

16. Электронный документооборот. – М.: Новый век, 2001 г.

III. Дополнительная литература

17. Пашков  Д.В. Обзор современных систем  автоматизации делопроизводства  и документооборота // Справочник  секретаря и офис-менеджера, 2004 г.  № 6. 

                                                                                         
 
 
 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  № 1

Журнал  регистрация входящих документов 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ  № 2

Журнал  регистрация исходящих  документов 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ  № 3

Журнал  регистрация внутренних документов