Автоматизация регистрации документов

- наличие  средств регламентации доступа  и криптозащиты;

- наличие  средств оповещения о нарушениях  в регламенте прохождения документов;

- ориентированность  на отечественную концепцию документооборота.

     С точки зрения системы автоматизации регистрации документов¹⁴, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

     Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила  заменить ручную карточную форму  регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ¹⁵. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

     Компьютерная  регистрация документов позволяет:

- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать  децентрализованную (на рабочих  местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации:

- организовать  на основе базы данных информационно-справочную работу;

- организовать  эффективный контроль над исполнением документов.

     Выводимые на экран компьютера регистрационные  формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

     После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и его текст также заносятся в электронную карточку. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

     С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно – справочного обеспечения¹⁶. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

     Процесс регистрации позволяет создать  базу данных о документах и тем  самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

     Поиск сведений по конкретному документу  может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

     При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

     Сведения  по неисполненному документу или  по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ, или в какое, дело данный документ подшит.

     В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль над исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении соответствующего поля.

     Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.

     Аналитические справки по установленной форме  могут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работу отдельных сотрудников и организации в целом.

     При этом необходимо отметить, что автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах принципиально не способны решить проблему автоматизации документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же картотеки или журналы, пусть и в ином качестве.

     Принципиальным  решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих  местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации¹⁷.

     Для организации такой работы с использованием сети, наиболее продвинутые из систем автоматизации делопроизводства и  документооборота (далее - АС ДОУ) позволяют, как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами¹⁸. 
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль.

     В идеале же она должна охватывать все  рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В  этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

Глава 5. Организация справочно-информационной работы

     Условием  успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе.

     Задача  справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса:

- первый, – в каком подразделении, у кого из исполнителей, и в какой стадии исполнении, у кого из исполнителей, и в какой стадии исполнения находится искомый документ,

- второй, – в каком документе (в каких документах) находится информация по нужному вопросу.

     Информационно-справочная работа может быть построена как  традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

     Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

     Карточки  группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

     Справочная  картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные  документы, во вторую - на исполненные  документы.

     По  мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы.

     Использование цветных индикаторов позволяет  проводить классификацию справочного массива и облегчает поиск нужной информации, повышает оперативность поиска.

     Справочные  карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством  делами и документами¹⁹.

     Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

     Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

     При необходимости получения информации по конкретному документу на экран  выводится, а затем распечатывается  соответствующая регистрационная  форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран  в табличной форме, а также  при необходимости распечатываются.

     Сведения  по неисполненному документу или  по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится  документ, и в какое дело данный документ подшит.

     В настоящее время получают все  большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа – искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

     Использование компьютерных технологий²⁰ ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом.

Глава 6. Журналы регистрации документов

6.1. Журнал регистрации  входящих документов  (приложение № 1):

- дата документа

- входящий регистрационный номер, присваиваемый документу организацией -  получателем

- автор (корреспондент)

- дата документа, присвоенная организацией – автором

- регистрационный номер документа, присвоенная организацией - автором

- заголовок

- резолюция

- срок исполнения полученного документа

- исполнитель

- ход исполнения (все передачи) документа, результат исполнения

- номер дела (куда будет подшит документ после подписания)

     Регистрационную форму входящего документа сначала  заполняют не полностью, так как  до передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя.

     Эти данные вносятся после рассмотрения документа руководством. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся в процессе, и после исполнения документов.

6.2. Журнал регистрации  исходящих документов  (приложение № 2):

- название подразделения подготовившего документ

- исходящий номер документа

- дата документа

- адресат

- краткое содержание документа

- фамилия исполнителя подготовившего документ

- контрольная дата ожидаемого ответа

- ссылка на входящий документ, если документ является ответом

- номер дела, в который подшивается копия отправленного документа или оригинал

     Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например, количество листов, наличие приложений, номер бланка, порядок отправки  и др.

6.3. Журнал регистрации  внутренних документов  (приложение № 3):

- порядковый регистрационный номер, присвоенный документу

- дата документа

- краткое содержание документа

- наименование структурного подразделения, подготовившего документ