Автоматизация регистрации документов в делопроизводстве

   Регистрировать необходимо все документы, которые поступают в организацию от:

- вышестоящих государственных органов и управления или направляемые в их адрес;

- важные внутренние  документы: приказы, протоколы и т.д.;

- входящие документы,  требующие ответа или решения;

- исходящие документы,  требующие ответа или решения.

Исключение составляют документы, которые не требуют ответа и исполнения: приглашения, рекламный материал, поздравительные письма. Как правило, организации утверждают перечень на документы, которые не подлежат регистрации. Он является приложением к инструкции по делопроизводству или существует как самостоятельный документ. Если он является самостоятельным документом, то подлежит утверждению руководителя.

      Специализированная документация: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания и др., как правило, не регистрируются службой делопроизводства.³¹ Соответствующая документация регистрируется в различных отделах: бухгалтерия и т.д.

     Форма организации регистрации:

- централизованная, при которой регистрация всех  документов происходит в одном месте секретарем. Эта форма предназначена для небольших учреждений. 

- децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Предпочтение  отдается централизованной регистрации  по причине использования автоматизированной системы ДОУ.

    Регистрации  подлежат документы, которые поступают  или отсылаются любыми путями связи: по почте, электронной почте, факсу. Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.³²

    Важным принципом регистрации документов является однократность. Документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки, внутренние – в день подписания или утверждения. Не регистрируют документ при передачи из одного структурного подразделения в другое. Срочной регистрации подлежат телеграммы.

    Для  входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.³³ 

                               2.3. РЕГИСТРАЦИОННЫЕ ФОРМЫ 

    Традиционная и автоматизированная система документационного обеспечения применяют журналы и регистрационные карточки. Журнальная форма введена в российское делопроизводство ещё в 1720 г. и до настоящего времени не претерпела, каких либо серьезных изменений.³⁴ Карточная форма в России нашла широкое применение в 1970-х гг.

    В Основных положениях ГСДОУ определены и закреплены обязательный состав реквизитов, который используется при регистрации документов. Обязательный минимум собирает и использует в одной системе данные для учета, контроля и справочной работы. В их число входят девять обязательных реквизитов:³⁵

- автор (корреспондент);

- наименования  вида документа;

- дата регистрационный  номер документа;

- дата и индекс  поступления;

- заголовок;

- резолюция;

- срок исполнения;

- отметка об  исполнении;

- номер дела.

     Регистрационная форма отражает путь исполнения документа. Кроме обязательных реквизитов существуют такие, которые дополняются в случае необходимости. Порядок расположения реквизитов определяется организацией.

     При  выборе формы регистрации учитывают  следующие:

- количество входящих, исходящих, внутренних документов;

- количество документов, которые требуют строгого учета;

- система делопроизводств (централизованная или децентрализованная);

- использование  компьютерных технологий.

     По  форме регистрации документов  бывают трех видов: журнальная, карточная, автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

     Журнальная форма регистрации применяется тогда, когда есть необходимость в регистрирование документов строгого учета. Журнальная регистрация позволяет лучше сохранять сведения о документах. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов происходит в разных журналах.

     На  сегодняшний день применяется факсимильная связь. Её преимущество – это скорость. Факсограммы так же проходят процесс регистрации. При приёме таких документов нужно обращать внимание на сведения: времени отправки и приёма документа, номер телефона исполнителя, данных об исполнителе и др. 

      При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом.

      Запись в журналах только в  хронологической последовательности  и поиск сведений происходит  путем просмотра всех записей,  что занимает много времени. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве, так как при наведение перекрестных справок тяжело получить необходимую информацию.

    Большое количество входящих  и исходящих документов увеличивают  время регистрации, так как  при работе с этой формой  может заниматься только один  сотрудник. Это приводит к увеличению  трудозатрат.

    Чтобы проконтролировать сроки документов необходимо просмотреть все записи в журнале, поэтому эту функцию возложили на контрольные карточки, что является дублированием.

    На сегодняшний день журнальная форма является устаревшей.

     Использование автоматического дублирования традиционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные журналы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистрации.

     Регистрационная карточка имеет две стороны: лицевая и оборотная. Входящие документы регистрируются на лицевой стороне, исходящие и внутренние – на оборотной. Письма-ответы регистрируют на оборотную сторону, которая предназначена для регистрации входящего письма.

     Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке. Форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) закреплена в Основных положениях ЕГСД.³⁶ На сегодняшний день рекомендации по оформлению и составу реквизитов РКФ отсутствуют, порядок расположения определяет учреждения.

    При размещении реквизитов на РКК следует соблюдать последовательность, в котором соответствуют порядку работы с документами на протяжении пути их движения в аппарате управления – от поступления до списания дела.³⁷

     При карточной системе необходимо  иметь тираж карточек на год  и два карточных ящика для  хранения: сроковой контрольной картотеки и справочной картотеке.

   Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

     Применяется цветная индексация  регистрационных карточек. Для каждой  категории документа, которая регистрируется, применяют определенный цвет карточки. Это облегчает поиск различных видов документов.

     Карточная форма имеет ряд  преимуществ перед журнальной  формой. Она обеспечивает принцип  однократности. При расположение в необходимой последовательности появляется возможность создавать справочно-информационные мотивы и оформлять по разным признакам (по автору, содержанию, номиналу и т.д.).

   Появилась возможность копии  использовать для контроля и  поэтому нет необходимости в  специальных карточках. С карточками одновременно могут работать несколько сотрудников.

     Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

    Условием успешной деятельности службы ДОУ (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки, в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе, что позволяет оперативно установить, в каком подразделении, у кого из исполнителей, и в какой стадии исполнения находится искомый документ, а также в каком документе находится конкретная информация по нужному вопросу.

    Несмотря на все преимущества карточной формы наибольшего признания, получает автоматизированная форма регистрации, при которой заполняются регистрационные формы на компьютере и в то же время создавают базу данных по документам. 

     

       

      
 
 
 
 

                2.4. ФОРМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНОВ 

        Компьютерные технологии позволяют использовать электронный вариант карточек – базы данных.³⁸

     По  сути дела – это та же  карточка, но только находится  в памяти компьютера и может искать документ по любому из существующих признаков: автора документа, теме, его номеру и т.д.

   Делопроизводственная  регистрация – это создание  базы данных по документам  организации.³⁹          

    Регистрация  на компьютере позволяет:

- компактное  хранение информации;

- создание справочной  базы для всей организации и по всем документам;

- ведение справочной  работы по всем документам  организации;

- использование  данных регистрации в целях  контроля;

- сокращение  трудоёмкости регистрации и ошибок.

     Для регистрации документов используется самая распространенная система управления базами данных (СУБД). Эта база осуществляет хранение, систематизацию и обновление информации в большем объёме. Наряду с этим используются базы данных о клиентах, поставщиках, конкурентах. Так же находят большое применение типовые базы с информацией о правах и нормах (законы, указы, решения органов власти и т.д.).       

     При  использовании систем комплексной  автоматизации делопроизводства, данные  об исполнителях и структурных  подразделениях,  берутся из базы  данных кадровой службы, список организации – из адресной книги. При использовании системы автоматизации регистрации списки создаются перед началом работы системы, а затем пополняются и корректируются.

      В настоящее время существует автоматизированная система по делопроизводству “Документооборот 3.0”, которая предназначается для регистрации документов. Для организаций с децентрализованной регистрацией с использованием локальной сети, система регистрации разрабатывается на базе программ – систем управления базами данных (СУБД) типа MS Access.

      Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

      Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

    Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие: