Автоматизация регистрации документов в делопроизводстве

   Документы, записанные в общем журнале, распределялись по отделениям. У каждого отделения департамента имелся свой журнал входящих документов.

   В учреждениях велись также настольные реестры “для отметок о всём том, что по каждому делу учинено”.²¹ В настольных реестрах записывалось, когда документ получили, когда должен быть доложен присутствию, когда и какое решение по нему принято, какие документы отправлены.²²

   Регистрации подлежали все исходящие документы. В “Общем учреждении министерств” сообщалось, что ни один документ не должен уйти из департамента и канцелярии, прежде чем его зарегистрируют в журнале исходящих.

   Канцелярия министра и департамент имели по два журнала для исходящих документов: общий и частный. В общий журнал записывали документы с кратким названием и содержанием, а в частном журнале – подробно, даже слово в слово. Частный журнал делится на три части: первая часть для указов, вторая – для переписки министра или департамента, а третья – для записи секретных документов. Для записи секретных документов имелся особый частный журнал.

     Зарегистрированные в общем журнале документы из отделения пересылались корреспондентам. Для частного журнала использовали копии.

    Документы также пересылали по почте или с рассыльными. Их регистрация производилась в рассыльную книгу, где указывалась структурная часть учреждения или лицо, которое отправляло документы, номер документа. Всегда оставлялось место для подписи за документ.

   В конце XIX в. начале XX в. в России происходили большие перемены. Всё происходящее отражалось на работе канцелярии и в частности на регистрации. Появляются элементы механизированной обработки документов. Пометка о регистрации ставилась с помощью механических нумераторов и штампов. На входящий документ ставилась дата получения. В процессе регистрации проставлялся штамп с названием канцелярии, датой, номером документа, номером дела, куда подшивался документ после исполнения, стол, где должен исполняться. В процессе регистрации определялся исполнитель документа. Вручную или штемпелем ставилась его фамилия.

   Военное ведомство в 1911 г. пересмотрело систему делопроизводства и составило “Положение о письмоводстве и делопроизводстве”. Регистрацию это коснулось тем, что стали применять карточную систему.

   В 1920-е гг. уделялось большое значение делопроизводству. В.И. Ленин в Полном собрание сочинений, т.54 уделял большое значение этому этапу. В эти годы много делалось для разработки системы регистрации. Вносились предложения о замене журналов индивидуальными и групповыми карточками. Форма, метод заполнения и использование регистрационных карточек тщательно разрабатывался. Для сокращения маршрута движения документов предлагалось путь отказа от регистрации документов ИТУ, проведя изучение систем регистрации, предлагал отказаться от регистрации исходящей корреспонденции, уменьшить регистрацию входящей корреспонденции, сократить сведения о документе.

   “Безрегистрационная система” стала итогом путаницы в работе, ведь на регистрацию возложены функции учёта, контроля исполнения, справочной работы.

  В период упрочения и развития социалистического общества делопроизводство претерпело новые изменения. В 1936 – 1958 гг. издаются акты, определявших не только порядок документирования управленческой деятельности, но и деятельности в области специальных (отраслевых) систем документирования. 27 июля 1936 г. было принято постановление ЦИК и СНК СССР “О порядке и сроках регистрации рождений и смертей”, определявшее порядок документирования актов гражданского состояния ЗАГСами.²³

   В 1943 г. создаётся проект “Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР”. Проект содержал единые нормы учёта (регистрации) документов в делопроизводстве. Этот проект не был утверждён, но на его основе разработали ведомственные инструкции по делопроизводству.

    В 1939 г. стала применяться “Систематическая таблица научной и деловой документации (делопроизводства) учреждений Академии наук СССР (классификатор вопросов)”. При регистрации отдельным документам присваивали индексы согласно классификатору.

   В 1959 г. началось создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). ЕГСД отводилась роль нормализации “бумажной работы” и поднятию делопроизводства на новую, более высокую качественную ступень.²⁴

    Раздел “Регистрация документов и построение справочного аппарата” содержит общие правила регистрации служебных документов, их индексации, определяются формы регистрации и построение справочного аппарата.²⁵

   Научно-техническая революция принесла в управление народного хозяйства многочисленные изменения. Использование электронно-вычислительной техники означает, что появился новый этап в обработке документации.

   XXIV съезд КПСС в 1971 г.утвердил “Директивы по пятилетнему плану развития народного хозяйства СССР на 1971 – 1975 годы”, где указано на создание и использование автоматизированных систем управления (АСУ), т.е. появилась необходимость в создании общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации.

   Регистрация документов претерпела многие изменения с того времени, когда стала применяться впервые до наших дней, но не потеряла своего значения. В каждом периоде времени к регистрации применяли новые требования. С появлением новых документов усложнялся процесс регистрации, добавлялись новые разделы. Неизменным оставалось, то, что регистрации документов в делопроизводстве придавали большое значение.

   За время существования регистрации, как составляющей делопроизводства, к этому этапу применялись различные Законы, Регламенты, инструкции, акты, постановления, директивы и т.д. все они были направлены на совершенствование делопроизводства, а с ним и регистрации. Но, несмотря на то, что всему этому уделялось так много внимания, регистрация документов не была до конца усовершенствована.

    Как в дореволюционной России, так и в СССР в делопроизводстве существовало множество документов, с которыми необходимо было работать и на этапе регистрации. Огромное количество бюрократических документов задерживало работу учреждений в целом. По этой причине  в 1931 г. предлагалось ускорить маршрут движения документов за счёт отказа от регистрации документов. Но этот план не воплотился в жизнь, потому что регистрация выполняет функцию охраны документов и без этого необходимо важного этапа происходит путаница.

   С 1990-х гг. с внедрением компьютерной техники широкое распространение получила автоматизированная система регистрации документов и на сегодняшний день незаменима и актуальна.   

  

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. АВТОМАТИЗАЦИЯ  РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

2.1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ РЕГИСТРАЦИИ      ДОКУМЕНТОВ 

     Автоматизация технологий в документообороте проводится на основе действующего законодательства Российской Федерации, правовых актах по документационному обеспечению управления.

   В части первой Гражданского кодекса принято положение о работе с документами в электронной форме. В части четвертой статье 142 Гражданского кодекса закреплена возможность ведения реестровых бумаг в электронной форме (компьютезированный реестр).

     Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях статья 15.22 «Нарушение правил ведение реестра владельцев ценных бумаг»

устанавливает  правила нарушения ведение реестра.

    Федеральный  закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» является основополагающим законом в организации работы с электронными документами. Статья 11 «Документирование информации» указывает на ведение единой системы делопроизводства в государственных органах  местного управления.

   В Федеральном законе от 27.07.2006 №152-ФЗ « О персональных данных» записаны требования к защите баз данных по личному составу. В статье 19  «Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке» накладываются ограничения на системы автоматизации делопроизводства.

    Следует  обратить внимание на изменения,  которые вносятся в Федеральную  целевую программу «Электронная  Россия (2002-2010 годы)» от 15.08.2006 №502 «О внесении изменений в Федеральную целевую программу «Электронная Россия (2002-2010 годы)». Целью программы является то, что необходимо повышать качество и эффективность государственного управления на основе информационных технологий.

    В 2000 году вышел Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включающий документы, которые образуются при документировании государственных учреждений. Перечень  2000 года не распространяется на документы, вышедшие до 1995 гола, что является недоработкой. Это требуют прибегать к использованию предшествующего перечня 1989 года,  который на сегодняшний день  не утратил свою силу. 

    Типовая  инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти применяется для регистрации документов. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается состав реквизитов регистрации.²⁶

     Единая  государственная система делопроизводства: (Основные положения) в регистрации документов применяются для использования формы единой регистрационной карточки.

     В  соответствии с Государственной  системой документационного обеспечения  управления составлены правила  регистрации документов.

     Итогом появления законодательно-правовых актов, непосредственно касающихся вопросов использования компьютерных технологий в работе с документами, стало то, что на сегодняшний день использование информационных технологий в работе с документами, находит отражение в законодательстве, не только разрешая, но и делая обязательным использование современных компьютерных технологий в работе с документами.

     
 
 
 
 
 
 

         2.2. ЗНАЧЕНИЕ И ОБЩИЕ ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ 

   Процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения.²⁷

   Регистрация не только фиксирует факт создания или получения, она придает документу юридическую силу.

    Цель  регистрации:

- обеспечения  учета;

- контроль за  исполнением документов и их поиск.

   Именно  регистрация является первым  этапом при создании информационно-поисковых  систем по документам организации.²⁸

    Задачи регистрации:

- обеспечение сохранности документов;

- организация  информационно-поисковых массивов.

    Осуществлением целей регистрации документов служит ввод в информационно-справочную систему сведений о документах. 

Существуют системы  двух видов:

- ручная;

- автоматизированная.

    При занесение показателе (реквизитов) документа в регистрационные  формы самому документу присваивается регистрационный индекс, который служит его основным учетным и поисковым признаком.²⁹ Это необходимо для того, чтобы получить информацию о поступление и отправке документов, проанализировать причины увеличения или снижения количества документов, получить количественные данные для подсчета объема документооборота, изучить структуру документооборота, распределение документооборота по структурным подразделением организации и т.д.

   Система, которая выбирается для регистрации документов, непосредственно влияет на всю систему управления: технологию контроля исполнения документов, организацию информационно-справочной работы, обеспечение сохранности документов. По причине того, что в современных организациях происходит постоянный рост объемов документооборота и основная часть подлежит регистрации. Регистрация является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистрироваться, а какие нет.³⁰

    Необходимостью  регистрации документов является:

- содержание;

- авторство;

- вид;

- подлинность.

    Регистрация  придает исходящим документам  официальный характер, утверждает  факт составления и отправки. Регистрация входящих документов подтверждает получение и накладывает ответственность  на получившую организацию за использования информации.