Автоматические системы управления и особенности их внедрения

Однако суровая  действительность белорусских предприятий  такова, что на большинстве из них  потребность во внедрении систем, поддерживающих стандарт ERP, ещё только осознается. Как правило, предприятие имеет в своем распоряжении то, что среди работников отдела информационных технологий называется «зоопарк» - разнообразное программное обеспечение для автоматизации отдельных задач: бухгалтерского и складского учета, расчета заработной платы, оформление накладных и т.п. В этом «зоопарке» находится место как покупным системам российского и белорусского производства, так и разработкам отдела автоматизации предприятия.

Каждое отдельное локальное приложение может достаточно успешно решать проблемы отдельного рабочего места. Но при этом руководители предприятия испытывают значительные трудности с получением достоверной и своевременной информации, необходимой для принятия управленческих решений. Получается, что на предприятии накоплены большие объемы разнообразной информации, но у руководителя отсутствует возможность использования этой информации для анализа и моделирования ситуации, для того чтобы быть готовым вовремя отреагировать на происходящие изменения рынка. Отчеты, которые с довольно большим опозданием поступают из подразделений, иногда противоречат друг другу. Бюджет на следующий год начинает составляться в начале текущего года. Произвести анализ успеха маркетинговой политики или спрогнозировать увеличение спроса на определённую продуктовую группу в следующем квартале едва представляется возможным.

И хотя мало кто  сомневается в пользе внедрения  ERP-системы на предприятии, есть несколько факторов, сдерживающих этот процесс. Обеспечивая предприятию серьезные преимущества, они стоят не мало. Кроме того это системы не отечественных производителей, и у пользователей довольно сильные опасения насчет того, возможно ли в западных системах управления учитывать принципы хозяйствования белорусских предприятий. Покупка системы ERP от зарубежного разработчика должна сопровождаться услугами по настройке её под требования белорусского законодательства. Однако наиболее крупные поставщики ERP систем (например, компания SAP) предлагают свои решения, которые учитывают специфику страны. В частности, SAP при работе на рынках РФ, Украины, Казахстана поставляет и поддерживает специальные решения для этих стран. В Республике Беларусь данное решение, которое будет учитывать специфику местного законодательства, компания SAP планирует развивать и поддерживать через своего партнёра в лице компании EPAM Systems.

Информационная  система не более чем инструмент в решении стратегических задач, так или иначе связанной с  выпуском и продвижением на рынок  продукции предприятия. Целью служб  автоматизации предприятий является не столько замена существующего  «зоопарка» чем-то единым, сколько интеграция существующих на предприятии систем и консолидация уже имеющийся информации, создание базы знаний предприятия.

Развертывание хранилища  данных на базе бизнес-интелекта (Business Intelligence, BI) – лучший способ практической реализации данных, собранных системой автоматизации управления предприятием. Большинство определений трактуют BI как процесс, технологии, методы и средства извлечения и предоставления знаний. Это тот слой, который базируется на существующих системах оперативного уровня. Получаемые из него данные преобразуются в информацию, то есть приводят к единому, удобному для последующего анализа, представлению и, как правило, помещаются в хранилища данных (в трактовке фирмы SAP – Business Information Warehouse). Извлекая затем из этого хранилища различную информацию с помощью аналитических приложений, отдельных от систем оперативного уровня, руководители разных уровней внимательно изучают полученные отчеты и делают выводы о необходимости тех или иных действий по корректировке стратегии.

Так замыкается петля  обратной связи. Но чтобы все возможности  такой информации стали доступны потребителю, система должна быть гибкой и легко расширяемой. BI-система должна включать в себя платформу для построения аналитической системы предприятия, средства динамического моделирования, средства объединения пользователей и поставлять информацию, которая поддерживает бизнес-процессы конкретного предприятия. Неплохо также было бы иметь в поставляемом решении некую предварительную настройку определённых показателей, запросов и отчетов, типичных для пользовательских требований. Производители систем ERP уже имеют такие решения и сейчас сосредоточили свои усилия на развитии продуктов этого класса. В настоящее время, мировым лидером в данной области, считают продукты компании SAP.

Эта система связывает  между собой финансовые и нефинансовые аспекты операций, помогает выработать общую стратегию, подразделённую на направления, которые, в свою очередь, состоят из целей. Цели достигаются посредством инициатив, а успех претворения стратегии в жизнь оцениваются с помощью показателей эффективности.

Избранные системы  ERP на западном рынке для малых и средних предприятий:

Фирма	Система	Модули
IFS	IFS   Apps	Финансы, продукция, дистрибьюция
Intentia	Movex	Финансы, логистика
MS Business             solution	XAL	Все ресурсы предприятия
SAP	SAP Business One	Финансы, продукция, магазины

 

Системы, например, SAP Business Intelligence уже внедрены в фонде социального страхования Эстонии, национальном банке Украины, ОАО «Российские железные дороги», ОАО «Силовые машины», «ЛУКОЙЛ-холдинг», из белорусских предприятий продуктами SAP успешно пользуются Белорусский металлургический завод «БМЗ», Мозырьский нефтеперерабатывающий завод «МНПЗ» и международный холдинг «Атлант-м».

Для того, чтобы ускорить процесс документооборота, организации работают с применением определённых систем автоматизации делопроизводства и документооборота, безбумажных технологий. Одна из них – система «ДЕЛО-предприятие».

Система автоматизации  делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» разработана российской компанией  «Электронные офисные системы» (ЭОС). Системой «ДЕЛО» в полной мере учитываются  как традиции, так и передовые  западные методики управления документами.

Возможности системы  по подготовке документов позволяют  автоматизировать весь процесс его  создания. Работа с проектами документов предполагает выполнение следующих  действий: создание регистрационной  карточки проекта документа, в том  числе «во исполнение» распорядительного  документа, изменение проекта с  сохранением, регистрация документа, созданного на основе проекта.

При работе с проектом выполняется последовательная или  параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.

Для каждого документа  в системе «ДЕЛО» формируется  регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о нём. Регистрироваться могут как  поступившие извне, так и созданные  внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и пр.

При получении электронного документа по электронной почте  его регистрация производится в  автоматическом режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя  системами «ДЕЛО» документа большая  часть реквизитов регистрационно-контрольная  карточка формируется автоматически.

Существует возможность  формирования реквизитов карточки регистрируемого  документа путём построчного  сканирования текста документа при  помощи портативной цифровой ручки  C-Pen. Так, рутинная процедура заполнения реквизитов организации корреспондента (наименования организации, её адреса) сводится к сканированию данной информации с бланка регистрируемого документа. Таким же образом формируется текст краткого содержания документа.

К карточке может  быть прикреплено любое число  файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение  бумажного документа, текст, аудио- или видеоматериалы и т.д.). Эти  файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в организации  с использованием текстовых редакторов, например Microsoft Word, сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру.

В системе поддерживается возможность установления ссылок между  регистрационно-контрольными карточками документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и  т.д. Это позволяет просматривать  цепочки взаимосвязанных документов. Ссылки могут устанавливаться и  на документы, хранящиеся вне системы  документооборота. Таким образом, документ системы «ДЕЛО» может ссылаться  на внешние информационные материалы  или документы, хранящиеся в других информационных системах.

В процессе согласования или утверждения проекта документа  пользователь может заверить рассматриваемый  документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Это позволяет обеспечить юридическую  правомочность созданных электронных  документов. Система «ДЕЛО» интегрирована  с сертифицированными в Республике Беларусь средствами ЭЦП и шифрования данных. Для интеграции с криптосредствами «ДЕЛО» поддерживает интерфейс Microsoft Crypto API.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ   

 

Информационное  обеспечение за полвека претерпело огромные изменения: от программ, способных  выполнять только простейшие логические и арифметические операции до сложных  систем управления предприятиями. Современные  информационные технологии выступают  интеллектуальным инструментом оперативного управления предприятиями.

Сегодня управление предприятием без компьютера просто немыслимо. Компьютеры давно и прочно вошли в такие области управления как бухгалтерский учет, управление складом, ассортиментом и закупками. Однако современный бизнес требует горазда более широкого применения информационных технологий в управлении предприятием. Жизнеспособность и развитие информационных технологий объясняется тем, что современный бизнес крайне чувствителен к ошибкам в управлении. Интуиции, личного опыта руководителя и размеров капитала уже мало для того, чтобы быть первым.

Для принятия любого грамотного управленческого решения  в условиях неопределённости и риска  необходимо постоянно держать под  контролем различные аспекты  финансово-хозяйственной деятельности, будь то торговля, производство или  предоставление каких-либо услуг. Поэтому  современный подход к управлению предполагает вложение средств в  информационные технологии. И чем  крупнее предприятие, тем серьезнее  должны быть подобные вложения. Они  являются жизненной необходимостью – в жестокой конкурентной борьбе одержать победу сможет лишь тот, кто  лучше оснащён и наиболее эффективно организован.

 

 

 

 

 

 

 

 

                    БИБЛИОГРАФИЯ

 

1. Государственная система стандартизации. Новое делопроизводство. СТБ 6.38-2004 – Минск: Информпресс 2011 – 9 с.

2. Информационные  технологии управления: учебное  пособие для вузов / под редакцией  профессора Титаренко Г.А. –  2-е дополненное издание – Москва: Юнити – 2003 – с. 15.

3. Информационные  системы в экономике: учебное  пособие / под редакцией профессора  Дика В.В. – Москва: финансы  и статистика – 2002 – с. 159.

4. Автоматизированные  системы управления предприятием  класса ERP: идеи, решения, проблемы // Компьютерные вести – 2003 - № 44 – с. 38 – 43.

5. Квентин А.С.  Наиболее эффективные методы  внедрения систем управления // Бухгалтер  и компьютер – 2003 - № 4 –  с. 8 – 12.

6. DOC online // Электронные архивы: автоматизация и процессы [электронный ресурс] – 2011 – Режим доступа: http://www.doc-online.ru/a_id/315 - дата доступа: 09.12.2011.

7. Независимый ERP – портал // Современные системы управления предприятием (часть 2) [электронный ресурс] – 2010 – Режим доступа: http://www.erp-online.ru/phparticles/show_news_one.php?n_id=213 - дата доступа: 10.12.2011.

8. Информационный сайт // АСУ ТП и диспетчерское управление [электронный ресурс] – 2011 – режим доступа: http://www.oasutp.ru/asutp_i_dispetherskoe_ypravlenie.php - дата доступа: 13.12.2011.

9. Куратьева, экономическая информация в автоматизированных информационных системах / Куратьева Т.В. // экономическая информация, виды и структурные единицы [электронный ресурс] – 2010 – режим доступа: http://www.bseu.by/new/tohod/lekcii_2.htm - дата доступа: 16.12.2011.

10. Managementing Russia and abroad journal / Гутгарц Р.Д. // Использование новых информационных технологий в управлении кадрами [электронный ресурс] – 2011 – режим доступа: http://www.mevriz.ru/articles/2003/1/1648.html  - дата доступа: 15.12.2011.