Аналіз інформаційних потоків організації

     У горизонтальних потоках інформація формується за “галузевою” функціональною ознакою і характеризує конструкторську, технологічну, економічну діяльність організації (наприклад, якість продукції, продуктивність, надійності обладнання в експлуатації і т.д.). Інформація може передаватися як в агрегованому вигляді, так і масивами первинних даних, зафіксованих джерелами інформації. Передача інформації між функціональними підрозділами (по горизонталі) здійснюється через інтегровані розподілені бази даних, хоча фактично вона там знаходиться з моменту первинного вводу. Кожен спеціаліст будь-якого рівня може отримати потрібну інформацію по горизонталі за допомогою простого доступу через спеціалізоване автоматизоване робоче місце до розподілених баз даних, причому доступ може бути вільним або ж конфіденційним. Для отримання конфіденційної інформації потрібно мати відповідні посадові повноваження, які можуть підтверджуватися кодом (паролем) чи просто механічним ключем спеціального пристрою [6, c. 315].

     Розподілені бази даних об’єднують всі тематично-організовані спеціалізовані бази даних спеціалізованих інформаційних систем чи однотипні бази даних однорідних підрозділів. З точки зору користувачів єдине інформаційне середовище організації будується за матричним принципом: по горизонталі перераховуються дані спеціалізованих інформаційних систем, а по вертикалі - процеси діяльності в конкретному секторі управління. Обидва напрями відкриті для розширення і поступового нарощування. При цьому слід мати на увазі, що окремі матричні елементи можуть представлятися своїми матрицями.

     Така  організація розподілених баз даних виконує дві функції:

• збереження інформації для довідок в майбутньому і її порівняння при аналізі поточних даних з минулими;
• забезпечення функціонування механізму обміну даних по горизонтальних потоках інформації [1, c. 275].

     Інформаційна система менеджменту дозволяє максимально наблизити дискретну діяльність організації до неперервної це з точки зору гнучкості управління. 
 

     2.3. Документообіг як основний інформаційний потік в організації 
 

     Інформаційний простір – є середовище циркуляції інформаційних потоків і фізичних засобів його функціонування, підтримки і розвитку. Особливістю інформаційного простору є наявність різнобічних потоків інформації, яка забезпечує як споживання і накопичення,  так і розширене відтворення. Єдиний інформаційний простір допомагає реалізувати цілі і завдання, що стоять перед управлянням інформаційними системами.

     Сучасні управлінські інформаційні системи  – це головне джерело здійснення автоматизованої діяльності органів  державної влади. Вони базуються  на інформаційних технологіях, які підвищують рівень та ефективність прийняття управлінських рішень. В якості яких розглядаються окремі документи та масиви документів різного рівня, у тому числі інформаційна система з організаційно упорядкованою сукупністю документів, інформаційних технологій та засобів обчислювальної техніки і зв'язку, що реалізують інформаційні процеси. Інформаційні технології – це сукупність методів, виробничих процесів та програмно-технічних засобів, об'єднаних у технологічний ланцюжок, що забезпечує виконання інформаційних процесів з метою підвищення їхньої надійності та оперативності і зниження трудомісткості ходу використання інформаційного процесу [5, c. 87].

     Базовими  процесами в діяльності управління інформаційними системами є діловодство та документообіг, які відображають стовідсотковий відбиток управлінських процесів у документальній формі.

       Діловодство – це сукупність  процесів, що забезпечують документування  управлінської інформації і організацію  роботи зі службовими документами.

     Документообіг – це сукупність взаємопов'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення чи надходження і до завершення виконання чи відправки.

     В Україні на державному рівні вже  існує нормативна база, Закон України  «Про електронні документи та електронний документообіг».

     Документ  – це основний об'єкт у сфері  управління, є фундатором документаційних  досліджень, що визначає наукове, практичне  та історичне значення і регулює  відносини суб'єктів і об'єктів  в їх практичній діяльності [10, c. 29-30].

     Документи в житті людини та суспільства  в цілому виступають як історичне  джерело доказів, що впливає на науково-технічний  розвиток інформації, її систем, використання бази даних у різних сферах науково-технічного, економічного, культурного і політичного розвитку. Документи регулюють інформаційні процеси, потоки, створюють сучасні інформаційні-технічні банки даних по вертикалі та горизонталі.

     У зв'язку із зростанням потоку управлінських  документів і всього діловодства  в управлінні інформаційними системами важливу роль відіграють методи прийняття оптимальних рішень, система науково обґрунтованих критеріїв оцінювання інформації обслуговування та принципи ефективної організації інформації та управління нею. Ефективність проектування управління інформаційними системами досягається за рахунок єдиної методологічної бази розробки, координації створення системи, застосування апаратних платформ, програмних продуктів, методів і засобів ведення баз даних.

     Інформаційні  бази даних включають весь комплекс статистичних показників, які характеризують господарську діяльність організації в цілому і її підрозділів, а також, фактологічний матеріал про всі фактори, які впливають на стан і тенденції розвитку організації. При формуванні бази даних вирішуються питання про систему збереження і обновлення даних, а також обґрунтовується ув'язка даних, їх взаємна узгодженість, можливість проведення порівняння і співставлення оцінок даних, що зберігаються в банку даних. Це має суттєве значення при об'єднанні первинних даних в укрупнені групи (файли) із своїми реквізитами. Бази даних постійно обновлюються з врахуванням вимог основних користувачів банку даних.

     На  сьогодні в абсолютній більшості  організацій створені і використовуються бази даних, в яких зберігається постійно обновлювана, максимально деталізована і систематизована по різноманітних ознаках інформація про кадровий склад працівників. Це дозволяє оперативно відслідковувати укомплектованість штатів, переміщення кадрів всередині організації, набір і звільнення працівників, заходи спрямовані на підвищення їх кваліфікації.

     Користування  банками даних, введених в ЕОМ  різко прискорює процес отримання  інформації з джерел первинної інформації. Комплексна автоматизована обробка  інформації забезпечує об'єднання в  єдиний комплекс всіх технічних засобів обробки інформації з використанням найновішої технології, методології і різноманітних процедур по обробці інформації. Створення комплексної автоматизованої системи передбачає використання всього комплексу технічних засобів обробки інформації, перехід до єдиної системи обробки всіх видів інформації [1, c. 47-48].

     Всією системою інформації керує, як правило, спеціалізований апарат управління. Він може містити наступні служби: обчислювальний центр для обслуговування організації в цілому; центральну службу інформації; інформаційні системи у виробничих підрозділах, які складаються з таких відділів: обробки і аналізу інформації, обробки вхідної і вихідної документації, збереження і видачі інформаційних матеріалів, обслуговуванням обчислювальної техніки.

     Є доцільним створювати архівні центри збереження записів, в яких інформація зберігається на оптичних носіях великої  ємності і може бути в найкоротший  термін представлена по запиту через  локальну обчислювальну мережу.

     Як  правило, у великих організаціях створюється центральна служба ведення записів і формування банку даних, в функції якої входить уніфікація всіх видів записів, як основи створення ефективної системи інформації. Ця з служба розробляє єдину програму вдосконалення системи записів і надає допомогу в цьому всім користувачам.

     Інформаційна  база даних повинна задовольняти наступним вимогам: структура бази даних повинна дозволяти легко  розчленити її на складові частини, які  розміщуються в окремих вузлах мережі, забезпечувати простоту доступу до будь-якої під бази. захист від несанкціонованого доступу до тих чи інших даних і високу продуктивність в роботі з даними; структура інформаційної бази  повинна забезпечувати адекватність змісту зовнішньої (документальної) і внутрішньої (комп'ютерної) форми зберігання інформації про об'єкти чи процеси, з якими працює виконавець; структура інформаційної бази і схема її розподілення по вузлах локальної обчислювальної  мережі повинна забезпечувати можливість єдиного або одночасного процесу корегування декількох однакових баз даних, що зберігаються у різних вузлах, або ж заміну скорегованої бази даних одного вузла на всіх інших, зв'язаних з ним єдиною інформаційною мережею; структура  інформаційної бази  повинна  бути  мінімально  надлишковою  і одночасно зручною для архівування даних [7, c. 56-57].

     База  даних – це впорядкована сукупність спеціально організованих і логічно  зв'язаних інформаційних елементів, яка відображає стан об'єктів та їх характерні параметри у розглядуваній  предметній ділянці. На відміну від простих наборів даних бази даних володіють характерними перевагами відносно організованої іншим чином інформації:

• для баз даних характерним є однократний ввід та багатократне використання інформації, введена інформація застосовується для вирішення багатьох проблем, забезпечується її багатоцільове і сумісне використання;
• бази даних існують незалежно від конкретних прикладних програм, що забезпечує уніфікацію засобів організації даних і незалежність прикладних програм від організації даних;
• бази даних володіють модельністю (структурованістю, що відображає певну предметну ділянку);
• бази даних дозволяють встановити мінімально необхідний рівень
• надлишковості даних (тобто дані не дублюються при їх використанні різними користувачами);
• в базі даних забезпечується дотримання стандартів представлення даних, що спрощує їх створення та обслуговування: 

1. в базах даних  забезпечується централізоване управління  інформаційними ресурсами,

 синхронна підтримка  даних для всіх  прикладень, включаючи  мови запитів і засоби захисту.

     В банку даних здійснюється збереження та пошук інформації, завантаження та обновлення даних, їх реорганізацію  та відновлення. Основні вимоги до банку  даних:  

1. інтеграція баз даних і цілісність кожної з них,  
2. незалежність,  
3. мінімальна надлишковість даних, що зберігаються, і здатність до їх розширення,  
4. ефективного функціонування банку даних є забезпечення захисту даних від несанкціонованого доступу або випадкового знищення даних, які надають потрібну інформацію [7, c. 59].

     Таким чином в банку даних інформація сприяє зменшенню невизначеності вибору рішень, які забезпечують існування і функціонування будь-якої системи (компанії, бізнесу, нарешті, конкретного людини) у навколишньому світі. Вона забезпечує раціональне формування товарних потоків в організації. Цей процес для організації важливий і необхідний, оскільки існує зв'язок між виживанням організації і поліпшенням її внутрішньої організації. Таким чином відомості формально можуть вважатися новою інформацією, оскільки раніше не були відомі керівництву організації. Але вони насправді не є дійсно новою інформацією, оскільки не містять нічого, що могло б зменшити непевність при прийнятті рішень про те, як повинна діяти організація далі, щоб забезпечити виживання й успіх.

     Керівництво організації практично не може обійтися без інформації для зменшення ризику під час прийняття рішень [9, c. 146].

     Отже  використання сучасних інформаційних  технологій у формуванні баз даних  організації дозволяє організовувати інформаційні потоки так, щоб не порушувати єдність інформації, що надається, а також зберігається функціональне призначення блоку інформації, зміст матеріалів який відповідає потребам певної категорії користувачів інформації. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВИСНОВКИ

     За  прогнозами фахівців у майбутньому  постіндустріальному суспільстві домінуючою тенденцією його подальшого розвитку стає інформатизація – процес зростання обсягів виробництва та споживання інформації, значна частина якої документується. Поглиблення суспільного розподілу праці супроводжується різким збільшенням потоків документованої інформації нормативного, наукового, виробничого, управлінського характеру, яка циркулює у суспільстві з метою забезпечення взаємодії між громадянами, організаціями, галузями народного господарства та державами загалом.