Аналіз інформаційних потоків організації

     Міністерство освіти і науки України

     НАЦІОНАЛЬНИЙ  АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

     Гуманітарний  інститут

     Кафедра українознавства 
 
 
 

           ____24.12.2010__

           ^{дата  захисту} 
 
 

     Аналіз  інформаційних 

     потоків організації 
 

      

     Курсова робота

     студентки

     напрям  підготовки 6.020105 «Докумен-

     тознавство  та інформаційна діяльність»

       

     Науковий  керівник:

     професор  кафедри українознавства

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Київ 2010

     ЗМІСТ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВСТУП

     Актуальність  обраної теми зумовлена тим, що у сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку, особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесу управління, що складається в зборі і обробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

     Перед керуючим органом звичайно ставляться задачі одержання інформації, її обробки, а також генерування і передачі нової похідної інформації у вигляді керуючих впливів. Такі впливи здійснюються в оперативному і стратегічному аспектах і ґрунтуються на раніше отриманих даних, від вірогідності і повноти яких багато в чому залежить успішне рішення багатьох завдань управління.

     Будь-які прийняті рішення вимагають обробки великих масивів інформації; компетентність керівника залежить не стільки від минулого досвіду, скільки від володіння достатньою кількістю інформації про швидко мінливу ситуацію й уміння нею скористатися.

     Від цього залежить не тільки доля конкретної особистості чи підприємства, але і, може бути, доля України в цілому, її роль на міжнародній арені. Інформаційне забезпечення менеджменту грає дуже важливу роль. Ключем до успіху в нашому суспільстві є уміння чітко орієнтуватися у величезному масиві інформації й уміння ефективно скористатися цією інформацією. Саме тому дана тема є дуже сучасною, актуальною і цікавою для розгляду.

     Мета  дослідження – проаналізувати інформаційні потоки організації.

     Мета  роботи передбачає розв’язання таких  завдань:

• виявлення інформаційних потоків як складової частини інформаційної системи управління;
• характеристика завдань раціональної системи управління;
• виділення етапів аналізу інформаційних потоків;
• визначення задач проектування інформаційних потоків, та ефективне їх використання;
• розгляд функцій та значення розподілених баз даних в інформаційних системах управління;
• виокремлення документопотоку як одного з основних інформаційних потоків організації.

     Об’єктом  дослідження виступають інформаційні потоки організації.

     Предмет дослідження становлять види, типи і функції інформаційних потоків, значення їх аналізу в управлінні організацією.

     Під час проведення дослідження були використані таки методи:

• метод порівняльного аналізу;
• описовий метод;
• аналітико-синтетичний метод;
• метод дослідження документних потоків;
• класифікаційний метод.

     Структура роботи. Курсова робота складається  зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел. Список використаних джерел становить 20 позицій. Обсяг основного тексту – 21 сторінка, повний обсяг роботи – 27 сторінок. 

 

      Розділ 1

     Інформаційні  потоки як основа системи управління

     1.1.  Інформаційні системи  в організації 

     Інформацію  можна вважати специфічним товаром, основна специфіка якого полягає  в його спроможності, переміщуватися до споживача, одночасно залишаючись у виробника, і не руйнуватися, а іноді і не перетворюватися, в процесі споживання подібно матеріальним товарам.

     Звичайно, будь-яка підприємницька діяльність має на меті отримання прибутку. Але практика сучасних підприємств показує, що організація просування товарів на ринок до безпосередніх споживачів передусім орієнтується на не монетарні результати: підприємства за допомогою інформації (комунікації) домагаються чіткого виокремлення власних товарів з поміж тих, що пропонуються на ринку; бажаних змін іміджу підприємства; інформування споживачів про нові товари або зміну цінової політики; збільшення зацікавленості, яка приводить людину до магазину, хоча й без наміру купити товар; вплив на психологію людей у певному напрямку тощо.

     В умовах сьогодення розвитку нових інформаційних  технологій, успішна діяльність будь-якого  підприємства багато в чому залежить від уміння, досвіду керівників при управлінні комунікаційними процесами. Тому, хоч комунікаційний процес часто може тривати кілька секунд, аналіз його етапів дозволяє показати де, у яких точках виникають проблеми інформаційного обміну при веденні господарської діяльності в сучасних ринкових умовах. Інформаційна робота – це заходи, які проводять підприємства для інформаційно-аналітичного забезпечення, а саме процедура збирання і зберігання інформації [9, c. 145].

     При плануванні інформаційної роботи необхідно  враховувати характеристики інформації, які забезпечують її якість (рис. 1.)

  

     Рис. 1

     В процесі своєї господарської  діяльності підприємство постійно генерує, розповсюджує в зовнішньому середовищі та отримує з нього найрізноманітнішу інформацію. Можна розглянути три типи інформаційної взаємодії: з зовнішнім середовищем (1), із різними системами (2) та з метасистемним рівнем (3) (рис. 2) [2, c.117].  

 

     Інформаційний обмін із зовнішнім середовищем  на нашу думку відрізняється відносною  не направленістю (наприклад, публікації контактної інформації в неспеціалізованих  довідниках, які доступні будь-якій зацікавленій стороні тощо).

     Потоки  інформації, які направлені на метасистемний  рівень  обумовлено необхідністю врахування вертикальної підпорядкованості діяльності підприємства загальним закономірностям  метасистеми (наприклад, в рамках моделі „підприємство  –  галузь”) або  врахування взаємодії з факторами макросередовища.

     Зовнішні  потоки із різними системами відрізняються  великим ступенем конкретизації  і відображають інформаційну взаємодію  з визначеними суб’єктами (наприклад, споживачами, посередниками, конкурентами тощо).

     При такій інформаційній взаємодії існує дві групи джерел інформації:

     1) суб’єкти, які нас цікавлять в рамках завдання дослідження;

     2) ринкові суб’єкти, які цілеспрямовано або пасивно отримують інформацію про суб’єктів, які їх зацікавили.

     Всі ринкові суб’єкти знаходяться в так названому інформаційному середовищі підприємства або інформаційному полі, яке включає інформаційний фон та результати цілеспрямованого розповсюдження інформації. Зовнішнє інформаційне поле  суб’єкта існує завжди, тому що в процесі господарської діяльності ринкові суб’єкти взаємодіють із зовнішнім середовищем, створюючи тим самим інформаційний фон до якого можна віднести також інформацію, яка може розповсюджуватись випадково або пасивно, тобто  без особливих  цілеспрямованих зусиль зі сторони підприємства. В теорії комунікації така інформація називається неформальною, тобто такою яка не готується спеціально, і відрізняється від формальної, яка формується спеціально, наприклад з метою просування  продукції підприємства. Для забезпечення загальних цілей підприємства вкрай важливі неформальні комунікації, яким притаманна спонтанність і позаплановість, діловий зміст при співвідношенні або розходженні у напрямках діяльності з формальними комунікаціями.  Орієнтація на спілкування, престиж, позицію колективу, може взагалі проявлятись інтенсивніше ніж формально-фінансові стимули. Людина сприймає стимули не зовсім індивідуально, а під впливом комунікацій, з якими вони пов'язані.

     Неформальні комунікації набагато швидші, ніж  канали формального зв’язку, і становлять для управлінця практичний інтерес, оскільки через них розповсюджується інформація, яку підлеглі вважають важливою. Знаючи зміст чуток, можна вчасно виправити ситуацію як через канали формальних комунікацій, так і з використанням неформальних комунікаційних мереж [2, c. 120-121].

     Інформаційне  забезпечення на підприємстві служить  важливим елементом, який впливає на розвиток комунікаційних процесів, оскільки інформація являє собою сполучну ланку управління, і саме вона  містить відомості, необхідні для оцінки ситуації та прийняття необхідних управлінських рішень в сучасному ринковому середовищі.

     1.2. Завдання системи управління

 

     Кожна функція управління охоплює планування, організацію, координацію, контроль та мотивацію. Апарат управління організацією в сучасних умовах повинен задовольняти ряду наступних вимог:

• бути економічним, тобто виконувати покладені на нього функції з мінімально можливими затратами праці і матеріалів;
• працювати оперативно, тобто своєчасно виконувати покладені на нього функції;
• працювати надійно, тобто достовірно відображати фактичний стан виробництва і рішення, що приймаються;
• працювати оптимально, тобто знаходити найкраще рішення технічних, економічних, організаційних, соціальних та інших питань шляхом багатоваріантних розрахунків і вибору найвигіднішого варіанту [8, c. 337].

     Система управління вирішує складні задачі визначення стратегічних, оперативних  і тактичних планів, програми дій  на різні періоди, зокрема, узгодження потоків сировини, випуску продукції, комплектуючих виробів, інших ресурсів (в тому числі кадрових), взаємодії з споживачами, постачальниками та вищими організаціями. Співвідношення між плануванням і управлінням є складним і різноманітним. Інтуїтивно зрозуміло, що ідеальна (яка усе передбачає) система планування може зробити достатнім програмне управління і відмовитися від оперативного управління. Навпаки, система оперативного управління вимушена своїм функціонуванням компенсувати недоліки планування, які проявляються, як несприятливі відхилення (наприклад, неправильне планування забезпеченості виробничої програми ресурсами), а оперативне управління повинне враховувати ці відхилення. Крім того, система управління здійснює контрольні функції, спостерігаючи за функціонуванням об’єкту управління, і приймає заходи у випадку відхилення від намічених програм і технологій, виявляє недоліки і несприятливі збурення [8, c. 337-338].

     Для управління економічними об’єктами  вимагається підготовлена систематизована  інформація. З подальшим розвитком  суспільства неминуче відбувається ускладнення процесів управління організацією, яке стимулює розвиток інформаційних систем. Потреба в управлінні виникає для координації дій трудового колективу, що об’єднується для досягнення локальних та глобальних цілей. Існують три основні площини управління, згідно з якими розподіляються більшість завдань, функцій і задач управління, а саме:

• лінійні (ділянка - цех - підприємство - об’єднання - галузь);
• ресурсні (фінансові, трудові, матеріальні ресурси);
• функціональні (планування, облік, матеріально-технічне забезпечен-

ня і т.д.).

     Зрозуміло, що така координація відбувається на достатньо складному кількісному  аналізі деяких моделей функціонування організації, так навіть продуктивність праці всієї організації не є результатом простого складання показників функціонування її підрозділів. Результати роботи організації, її якість, залежать від ефективності управління, а останнє від рішень, що приймаються. Раціональна система управління організацією повинна забезпечувати:

• збереження фінансової рівноваги;
• отримання стабільного чи максимального прибутку;
• пошук та вибір стратегічних напрямків діяльності організації для її конкурентоспроможного існування на протязі довшого часу;
• здатність до виживання і рентабельність в умовах ринку;
• забезпечення стійкості функціонування об’єкту управління;
• вихід на зовнішні ринки [3, c. 97].

     Очевидно, що управління будь-якою організацією – складний динамічний процес. В такому об’єкті управління динамічно змінюються параметри і характеристики, які описують стан керованої системи. Відбувається безперервна заміна одного стану об’єкту управління іншим. Тому для успішного управління процесами в організаціях необхідно оперативно враховувати ці зміни, навчитися прогнозувати їх розвиток, а значить в міру можливостей керувати ними. Тому напрацювання управлінських рішень в кінцевому підсумку – це безперервний процес обробки інформації.

     Оптимальність рішень забезпечується тільки шляхом порівняння їх варіантів, а якість рішень залежить від повноти множини  альтернатив, що розглядаються. Виробництво – маркетинг – збут – все це ланки одного ланцюга, які можуть мати різні альтернативи рішення. Пов’язує їх разом обмін інформацією, при чому найтісніше по горизонтальних зв’язках. У разі відсутності цього зв’язку впровадження інформаційної системи менеджменту виявиться малоефективним і мало позначиться на загальному зростанні продуктивності праці всієї організації та на зменшенні собівартості продукції [3, c. 97].