Анализ структуры документооборота

     Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения.

     Работа  с документами непосредственных исполнителей.

Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учётом функциональных обязанностей, квалификацией и принципом загрузки всех исполнителей.

     Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).

     Порядок движения документов, их состав вторичны в конкретной организации по отношению  к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников.

     Проектирование  рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанной практикой делопроизводства

и научной организации труда, например:

• исключение  или крайнее ограничение возрастного  движения документов;
• однократность пребывания документов в одном структурном подразделении;
• пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;
• различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
• учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результаты контроля и другие сведения следует передавать в службу документационного обеспечения, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов;

Должны быть предусмотрены все возможные варианты движения документов.

     Разбивка  системы документооборота на конкретные технологические операции может  осуществляться только на основе анализа  структуры документооборота. Естественно, что само структурирование должно иметь прикладное прагматическое значение, только в том случае оно может получить реальное примечание.

     При организации рациональной системы  документационного обеспечения  в качестве исследования можно рассматривать  отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.

1.1 Практическая подсистема «документооборот» комплексной информационной системы

Управление  предприятием невозможно представить себе без документов: они могут поступать в компанию извне, создаваться внутри неё, перемещаться в её пределах, отсылаться во внешние организации, помещаться в хранилища и архивы. При этом в обороте могут находиться тысячи и тысячи документов. Документооборот масштаба крупного предприятия обычно довольно сложен и разветвлён. Вот почему организация хранения значительных объёмов документов, контроля и регистрации потоков входящих, исходящих, выдаваемых в пользование и принимаемых обратно документов, особенно если они созданы на бумажном носителе, является определяющей для повышения эффективности документооборота. 
      При большом количестве документов, созданных на бумажном носителе, возникают трудности с получением сведений о том, поступил ли нужный документ, какая информация в нём содержится, в каком подразделении и у кого он находится. Кому он должен быть передан после исполнения или ознакомления и т. д. Главную роль в таком документообороте играет человеческий фактор. Чем дольше конкретный сотрудник работает на данном предприятии, тем больше в его памяти находится информации о том, где какой документ взять и кому какой передать, и тем быстрее будут выполняться поставленные задачи.  
     

     С увольнением сотрудника потребуется  довольно много времени, чтобы тот, кто придёт ему на смену, овладел  этими знаниями в нужном объёме. Поэтому еще одна проблема традиционного документооборота заключается в жёсткой привязке конкретных работников к процессу обращения документов.

     С использованием систем электронного документооборота весь комплекс информации о документах, исполнителях, маршрутах и сроках исполнения отделяется от конкретных сотрудников и хранится централизованно. В таких условиях работа с документами в значительной мере формализуется, поэтому процесс обучения обращению с документами, так же как и с инструментами управления, документооборотом, занимает меньше времени. В этом плане основные результаты внедрения системы управления документами - это снижение зависимости хода производственных процессов от конкретного опыта и способностей людей, рост производительности труда, повышение качества принятых решений и как следствие повышение эффективности бизнеса в целом. Помимо этого для руководителей разных уровней работа с системой электронного документооборота привлекательна наличием средств контроля исполнительской дисциплины и средств информационной безопасности, особенно при работе с удалёнными подразделениями. 
   При традиционном документообороте движение документов охватывает практически все подразделения предприятия, поэтому и электронный документооборот в комплексных информационных системах интегрирован во все подсистемы. При этом в документопоток могут быть включены аналитические данные, дающие дополнительные возможности, отсутствующие в традиционном документообороте. В различных подсистемах эти данные могут обрабатываться в привязке к разным уровням справочников, иметь разную степень детализации или обобщения, например, на уровне отдельных документов, на уровне договоров и контрагентов, с использованием отдельных аналитических признаков и данных, различных групп аналитики. Руководству же предприятия может доставляться информация со значительной степенью обобщения, с отражением только основных параметров и показателей по отдельным подразделениям и по предприятию в целом.

   Подсистема «Документооборот» комплексной информационной системы «Флагман» позволяет выполнять все перечисленные функции. За счёт гибкости она легко настраивается на любую структуру предприятия, на аналитику любой сложности, может функционировать как автономно, так и в составе корпоративной системы. 

     Подсистема охватывает весьма широкий круг документов, циркулирующих на предприятии: договоров, писем, телеграмм, приказов, должностных инструкций, нормативных документов вышестоящих органов, протоколов, служебных записок, накладных и т. п. 

Основные  функции подсистемы:

• Создание документов и приложений к ним в различных форматах (включая графических).
• Автоматическая регистрация документов, полученных по электронной почте
• Сканирование документов и сохранение их в базе данных
• Создание и ведение реестров документов
• Поиск документов
• Построение форм ввода реквизитов документов и алгоритмов их обработки
• Использование произвольных справочников КИС «Флагман» при задании атрибутов документов
• Расчёт значений полей документов по заданным формулам
• Создание макетов для печати документов
• Задание этапов и операций обработки документов
• Связывание документов
• Задание маршрутов обработки документов
• Рассылка личных заданий по документам, в том числе по электронной почте
• Уведомление о поступлении личных заданий по документам
• Обеспечение контроля над исполнением документов
• Ведение истории изменения документа
• Экспорт и импорт документов
• Разграничение прав доступа пользователей к документам

Контроль  исполнения документов

Эффективно следить  за исполнением документов в подсистеме «Документооборот» позволяют перечисленные ниже функции.

• Контроль доставки документа. 
  В списке рассылки документа фиксируются дата и время его поступления к каждому адресату.
• Контроль прочтения документа. 
  Каждый пользователь в списке рассылки документа проставляет дату ознакомления или дату исполнения задания. Он может также занести любую информацию в графу «Комментарий исполнителя».
• Мониторинг и контроль исполнения документа. 
  Для каждого документа в реестре отображается его текущее состояние. Пользователь может вызвать окно личных заданий для просмотра. Кроме того, руководители при помощи настроенных отчётов могут получить любую информацию о ходе исполнения документа или групп документов.
• Контроль сроков исполнения. 
  В меню может быть настроен специальный пункт для просмотра документов с просроченными датами исполнения.
• История исполнения документов. 
  Как указывалось выше, для каждого документа подсистема ведёт историю совершённых операций и отосланных заданий.
• Уведомления.

   Для рассылки уведомлений используется сервер уведомлений, который запускается и работает на одном из компьютеров сети. Он периодически, через указанные в его настройке промежутки времени, запрашивает в базе данных новые личные задания по документам.  
      По получении уведомления можно просмотреть список документов и заданий, пришедших данному сотруднику. 
      Рассылка уведомлений существенно повышает оперативность работы с документами. 

1.2 Методы управления документооборотом в организации

     Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях 
государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название 
варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, 
управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения 
остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и 
заключается она в организации потоков документов на данном предприятии 
(приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.). Рассмотрим основные 
виды документов, атрибутику документов, потоки документов и работы, 
используемые в работе данных подразделений. Кроме центрального 
документооборота крупного предприятия, существуют специализированные 
документооборот (в подразделениях предприятия, в отделах 
специализированного делопроизводства и т.д.).

Основные  принципы организации  канцелярской работы

      В данном разделе перечислены основные принципы организации устойчивого и управляемого документооборота для организации. Все они изложены в литературе и известны практически любому руководящему работнику, но как показывает практика, они достаточно часто нарушаются. 
   Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не 
существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не 
попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на 
неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно 
канцелярия, которая отвечает за прохождение документов.  
   В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме «on-line» связи с канцелярией). Можно рассматривать, что такие удаленные пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии. 
   Для полноты картины документооборота на предприятии система 
документооборот не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, 
т.е. система автоматизации документооборота организации не должна 
замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах 
управления документооборотом подразделений организации.

Типы  документов, классификация и их взаимосвязи. 
   Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число 
доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных 
видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на 
всего 3 вида:

• Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних 
партнеров. Большинство входящих документов должны порождать 
соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки 
устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное 
время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком 
исполнения, указанным непосредственно во входящем документе. 
 
• Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом 
организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть 
исходящих документов готовиться на основе внутренних документов 
предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать 
поступления входящих документов

(например, запросы в сторонние организации типа: “Прошу дать справку по вопросу … в срок до …”). 
 
• Внутренние. Данные документы используются для организации работы 
предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а 
только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию. 
   Документы каждого из этих видов могут быть достаточны разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные - жалобы, предложения, пожелания и т.д.). С точки зрения канцелярии данное деление достаточно неинтересно, хотя во внутренней полной системе делопроизводство оно, безусловно, необходимо.  

Документопоток  как объект исследования и совершенствования