Анализ программных систем делопроизводства и документооборота

 

Созданные внутренние документы не регистрируются, а получают номер  версии. Версия документа включает собственно текст, номер версии и  маршрут согласования. Разрешено параллельное, последовательное и параллельно-последовательное согласование. Согласованные документы подписываются, а затем регистрируются.

Все документы продвигаются по определенным маршрутам — корпоративным или  индивидуальным. В кратчайшие сроки «Документ-2000» может быть переработан под какие-то особые требования заказчика.

 

Система Effect Office

(фирма "Гарант International")

Система управления документами Effect Office, представляемая фирмой "Гарант International", совмещает в себе функции электронного архива, транспорта и документооборота предприятия. Система предназначена для малых и средних предприятий, с числом рабочих мест — до 100. Между пользователями можно задавать вертикальные (подчиненные) и горизонтальные (двунаправленные) связи. Документы в системе явно не регистрируются, а привязываются к "карточкам задания" со следующими реквизитами: отправитель; исполнитель; получатель ответа; схема движения; тема задания; сообщение; список ссылок на файлы документов (до 32).

Контрольные параметры: срок исполнения в днях и часах. Все документы сортируются по разделам (папкам), определенным администратором.

Основная проблема традиционной технологии — централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами

 

Система "ЭСКАДО"

(компания "InterProCom LAN")

Система автоматизации документооборота «ЭСКАДО» ориентирована на предприятия, деятельность которых связана с  обработкой большого количества документов. Система дает возможность стандартизовать  документооборот, используя шаблоны, единые для всех сотрудников, поскольку изменения в формах документов становятся доступны всем. Система обеспечивает следующие возможности:

- Построение единой распределенной  системы с региональными отделениями  и удаленными пользователями.

- Ведение списка фирм и клиентов  и отслеживание истории взаимодействия с ними, удобный и быстрый поиск информации.

- Создание, учет, хранение и обработка  различных типов документов (входящие, исходящие, электронная почта  и др.).

- Автоматизированный ввод информации (сканирование, распознавание, преобразование в формат Lotus Notes), поддержка различных типов информации (текст, графика, файлы, звук, видео и т.д.).

- Осуществление контроля за  исполнением документов в соответствии  с принятой в организации системой  документооборота.

- Организация факсимильной / почтовой рассылки.

- Поддержка электронной подписи  и факсимиле.

 

Система "Босс-Референт"

(компания "Ай-Ти")

Система БОСС-Референт разработана  на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который представляет собой  средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

Среда Lotus Notes и приложения, созданные  на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе  управления документооборотом крупных  организаций и, в частности, следующим.

Учетная обработка всех видов документов. В базах данных Notes можно хранить  информацию практически любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль за прохождением документов. Система Lotus Notes обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа.

Уникальность номера. В системе  имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том  числе и в распределенной вычислительной сети.

Поддержка работы с текстом документа. Среда Notes реализует встроенный мощный текстовой редактор, работающий по принципу "что на экране, то и в документе". Кроме того, возможно включение в документы (собственный формат системы Lotus Notes) файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Notes включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу.

Связность документов. Документ Notes может  включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных.

Согласованность с другими подсистемами. Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных. Поддерживается доступ на уровне ODBC.

Распределенный документооборот. Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого ПК до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется.

Ограничение доступа. Защита данных реализуется  на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ, секция документа и отдельное  поле. При установлении сеанса связи  обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.

Начиная с версии 4 система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредственного доступа  к информации в сети Internet/WWW.

Эффективная реализация делопроизводственных задач, предполагающих централизованное сведение данных о документах всей организации, требует использования мощной СУБД масштаба предприятия и соответствующих средств проектирования

 

Система LinkWorks

(компания Digital Equipment Corporation)

LinkWorks — среда, в которой приложения, данные и процедуры представлены в виде объектов и взаимосвязей, отображающих реальные процессы документооборота в организации.

Система LinkWorks ориентируется на привычную  среду офиса (банка) и позволяет  перенести ваш рабочий стол на экран компьютера. В системе имеются пиктограммы для представления приходящей и исходящей почты, текстовых и графических документов, электронных таблиц, "мусорной корзинки", "измельчителя бумаг", есть множество других приложений. Все они являются "объектами". Пользователь обращается к объектам нажатием кнопок мыши. Можно перемещать объекты на экране, помещать их в папки, извлекать из папок с приходящей почтой так же, как на обычном столе. Объекты со стола можно бросить в "мусорную корзинку" или полностью уничтожить, поместив их в "измельчитель бумаг".

С любым объектом в LinkWorks могут быть связаны программы обработки, метод  доступа, права доступа, маршрут  обработки и история обработки.

 

Объекты представлены пользователю на трех уровнях.

1. Инструменты: мусорная корзинка, часы, калькулятор, ежедневник и т. д. Эти объекты делают используемые офисные средства доступными непосредственно на экране.

2. Базовые объекты — фрагменты  данных, к которым подключены  прикладные программы. Ими могут  быть текст, графика, электронные таблицы и т. п. или сочетание этих элементов. Такие объекты доступны на экране с помощью мыши. Обрабатывающие их приложения вызываются автоматически. Набор базовых объектов:

- адресная книга;

- изображение точечной графикой;

- календарь;

- база данных;

- упорядоченный список;

- изображение векторной графикой;

- документ в сверстанном виде;

- блокнот для записей;

- демонстрационная графика;

- система планирования и управления;

- инструмент поиска;

- электронная таблица;

- текстовый документ.

 

3. Составные объекты — окна, содержащие объекты. LinkWorks позволяет пользователю помещать любые объекты в такое окно для быстрой передачи данных из одной рабочей области в другую. Набор составных объектов:

- шкаф с объектами;

- секция картотечных "ящиков";

- папка с объектами;

- раздел объектов по тематике;

- набор сопроводительных объектов.

 

Набор объектов и необходимое для  их создания и обработки программное  обеспечение определяются конкретными  задачами.

 

Система Staffware

(компания "Staffware PLS")

Концепция системы Staffwаre предусматривает движение документа по определенным для него маршрутам. Сами маршруты описываются с помощью бизнес-функций. Бизнес-функция состоит из шагов, для каждого из которых задаются цель, исходные данные и порядок действий пользователя. Шаги бывают нормальными, автоматическими и событиями. Нормальные шаги определяют организацию взаимодействия с пользователем, экранные формы. Автоматические шаги применяются для автоматизации некоторых видов деятельности, например вызова нужного приложения, изменения базы данных. Событие управляет ходом выполнения (ветвлением) бизнес-функции. С помощью механизмов ожидания и напоминания обеспечивается синхронизация нормальных шагов.

Инструмент разработки бизнес-функций  — графический построитель процедур Staffware. Данный инструмент предназначен для специалистов в конкретной прикладной области и не требует глубоких знаний аппаратной и программной платформы.

Для определения экранных форм применяется  конструктор форм. В полях формы  можно вводить запросы, ассоциированные с определенной процедурой. Данные в полях могут заполняться автоматически: дата, номер шага, различные ссылки.

 

 

Сравнение технологийделопроизводства

 

 

На практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились в  основном две технологии, которые  в дальнейшем будем условно называть "отечественная" и "западная".

Традиционная отечественная технология процессов делопроизводства имеет  следующие особенности:

- четко выраженный вертикальный  характер движения документов (руководитель  — исполнитель — руководитель) внутри организации;

- отслеживание всего комплекса  работ с документами в регистрационных  журналах или в машинописных  картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.

- современная отечественная технология  делопроизводства предполагает  ведение регистрационно-контрольных  и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.

 

Основная проблема традиционной технологии — централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Еще одна особенность — относительно небольшое разнообразие процессов  делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации.

Программные системы, реализующие  отечественную технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование  в государственных учреждениях  и сохраняют все традиции и  нормы делопроизводства, принятые в  конкретной организации. Задача таких систем — обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными "мостиками" для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам.

К системам автоматизации данной технологии относятся: «ДЕЛО» (компания "Электронные офисные системы") и система "Золушка-WIN". Служебная корреспонденция (НТЦ ИРМ, Москва).

Традиции западного делопроизводства существенно отличаются от отечественных  и основываются на высокой исполнительской  дисциплине работников.

К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:

- характер движения документов  преимущественно горизонтальный, предусматривающий  возможность попадания документа  сразу к непосредственному исполнителю,  минуя руководство;