Анализ программных систем делопроизводства и документооборота

- Регистрация входящих, внутренних  и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.

- Рассылка документов, заданий,  поручений как одному пользователю, так и по списку.

- Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями  в виде текстов, таблиц, изображений,  звука и т.д.).

- Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.

- Поиск документов с возможностью  сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.

- Поддержка нескольких версий  одного документа.

- Сканирование бумажных документов  и распознавание текстов (OCR).

- Интегрированный вызов офисных  приложений для просмотра, редактирования  и печати документов.

- Организация архивирования документов.

- Гибкая настройка на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда.

- Регламентация прав доступа  пользователей к документам и  функциям системы.

 

Система "Золушка"

(НТЦ "Институт развития Москвы")

Программно-технологический комплекс «Золушка-WIN. Электронная канцелярия» состоит из трех функциональных компонентов программных систем.

"Служебная корреспонденция"  характеризуется большим объемом  переписки по предмету документа,  т.е. большим количеством ответов,  повторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых устанавливается свой срок исполнения и свой исполнитель.

 

"Решения и распоряжения" отличаются  от служебной корреспонденции  тем, что на контроль ставится  не весь документ в целом,  а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

"Письма граждан" характеризуются  тем, что связующим началом  пакета писем является адресат  — отправитель, даже в том  случае, если он пишет по разным  вопросам.

Система "Золушка-WIN. Служебная корреспонденция" предназначена для автоматизации регистрации документов, их обработки и контроля исполнения. Система обеспечивает:

- регистрацию исходящей и входящей  почты в стандартной многоуровневой  карточке;

- регистрацию сопроводительных  документов, прикрепленных к основному документу;

- регистрацию повторных и вторичных  документов (например, ответов);

- контроль исполнительской дисциплины  по заданному интервалу времени  и по исполнителям;

- выдачу напоминаний о контрольных  документах и сроках их исполнения;

- подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;

- поиск любого документа (в  том числе ответа и повторного) по любому известному атрибуту  или набору атрибутов, в том  числе и контекстный поиск  по содержанию (названию) документа. История вопроса может быть сформирована в виде древовидной графической схемы истории обработки вопроса (схема первичных, повторных и вторичных документов по данному вопросу, включая данный документ);

- формирование истории движения  документов;

- организацию доступа к электронным  копиям документов;

- разделение прав доступа между  исполнителями и подразделениями  при регистрации и контроле  исполнения документов.

 

Система "Евфрат"

(фирма "Cognitive Technologies")

Система управления документами «Евфрат» позволяет автоматизировать основные функции процессов делопроизводства на предприятиях и в организациях. Среди них можно выделить следующие функции:

- Регистрация документов по  шаблонам реквизитов, выполненным  в соответствии с действующими  нормативными материалами.

- Контроль исполнения документов.

- Передача документов в приложения  для редактирования, печати, отправки  по электронной почте и др.

- Архивное хранение документов  и их графических образов, полученных  путем сканирования.

- Поиск документов по их содержанию и набору реквизитов.

- Пересылка документов адресатам  или исполнителям через факс  или вывод на печатающее устройство  для передачи бумажного документа.

- Интеграция с системами создания (текстовый редактор Word, система  распознавания CuneiForm) и просмотра документов (программы-навигаторы сети Интернет).

 

В настоящее время фирмой разработаны  и распространяются следующие версии системы:

- «Евфрат» — персональный электронный  архив собственных документов, содержащихся  на рабочем месте пользователя;

- «Евфрат@SOHO» — система представления,  хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе с помощью электронной  почты и из сети Интернет. Система  предназначена для установки  в офисах малых фирм, домашних  офисах, а также для пользователей, работающих в режиме удаленного доступа. В системе «Евфрат@SOHO» не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности отсутствует возможность контроля исполнения документов;

-  «Евфрат» — система автоматизации  делопроизводства на предприятиях и в организациях различных форм собственности.

 

Комплекс PowerDOCS

(компания "Весть АО")

PowerDOCS — интегрированный комплекс  автоматизации делопроизводства  и документооборота предприятий  и организаций. В основе решения,  предлагаемого компанией "Весть", лежит сочетание программных продуктов — системы управления документами DOCS Open, системы гибкой маршрутизации документов и заданий с контролем их исполнения WorkRoute II, а также системы для работы с образами бумажных документов DeltaImage.

DOCS Open — корпоративная система  управления документами, обеспечивающая  создание, просмотр, систематизацию, хранение, сопровождение и защиту корпоративных  информационных архивов произвольного  уровня сложности и размеров. DOCS Open позволяет организовать единое виртуальное хранилище данных любых типов. Система обеспечивает конфиденциальность хранения данных.

WorkRoute II — система автоматизации  деловых процессов. Основное назначение  системы — создание электронных  моделей деловых процессов (карт  бизнес-функций), автоматизирующих формирование, активизацию и контроль исполнения производственных заданий. WorkRoute II позволяет указать последовательные и параллельные маршруты прохождения документов по подразделениям и отдельным исполнителям, а также обеспечить участников процесса необходимыми материалами с соблюдением прав доступа к информации и в реальном времени проводить анализ состояния работ.

Модуль DeltaImage обеспечивает работу с  изображениями, сканирование документов, сохранение их в многостраничном  формате, просмотр, послойное нанесение на изображении информации пометок и поручений (по образу бумажных документов).

Основные области применения Power DOCS — комплексная автоматизация  делопроизводства и управления предприятием, организация технологического и  организационно распорядительного документооборота, обеспечение коллективной работы над проектами, ведение электронных архивов, создание систем промышленного ввода информации для сканирования, распознавания документов и работы с их образами. PowerDOCS позволяет автоматизировать формирование, активизацию и контроль выполнения заданий, а также оперативно анализировать и корректировать деятельность всей организации.

 

Система "Крон"

(компания АО "Анкей")

Электронная система автоматизации  документооборота и делопроизводства "Крон" содержит следующие компоненты:

- подсистему документооборота;

- подсистему управления документами;

- почтовую подсистему;

- подсистему регистрации и исполнения  документов.

 

Система Office Media

(компания "InterTrust")

Программный комплекс OfficeMedia предназначен для решения следующих основных задач:

- Упорядочение системы регистрации  и хранения исходящей и входящей  корреспонденции.

- Автоматизация, упорядочение и  ускорение процесса документооборота  в организации.

 

- Внедрение автоматизированной системы контроля за выполнением приказов, распоряжений и поручений руководства и системы оперативного оповещения сотрудников о выданных распоряжениях руководства.

- Информационная поддержка контактов  организации с внешними партнерами.

- Комплексное решение задачи информационного обеспечения деятельности подразделений с учетом специфики работы каждого из них.

- Комплексное решение задач,  связанных с организацией процесса  заключения и оперативного контроля  выполнения договоров.

- Обеспечение возможностей по аналитическому контролю результатов деятельности организации.

- Информационно-аналитическая работа.

- Управление проектами.

- Управление персоналом.

- Информационное обеспечение руководителей  высшего звена и т.д.

 

Подсистема «Делопроизводство» предназначена для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий и организаций на основе требований, предъявляемых Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Подсистема построена на модульном принципе и обеспечивает следующие основные функции:

- регистрация всех категорий  документов, циркулирующих в организации;

- постановка на контроль документов  и резолюций руководства организации;

- статистический анализ исполнительской  дисциплины сотрудников организации;

- автоматическая доставка электронных документов исполнителям;

- создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

 

Система Optima Workflow

(компания "Оптима")

В состав системы Optima Workflow Enterprise Edition входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

Фирма "Оптима" официально объявила о начале продаж программного продукта Optima Workflow LAN Edition, предназначенного для автоматизации документооборота на предприятии. В отличие от системы Optima Workflow Enterprise Edition, поставляемой с 1996 года предприятиям под заказ, последняя представляет собой так называемое коробочное решение, доступное в установке и настройке. Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

- централизованное хранение документов  в электронном виде;

- формализация процедур создания и обработки документов;

- единые управление и контроль  за движением документов в  рамках бизнес-процессов.

 

Система Optima Workflow содержит инструменты  задания маршрутов прохождения  документов, аудита, отслеживания их статуса  в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные ФАПСИ средства криптографической защиты.

 

Система "Документ-2000"

(фирма "Телком Сервис")

В базовой модели системы Документ-2000 организована поточная обработка документов. Весь документооборот делится на три основных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы.

Поступающие документы также делятся  на потоки: должностным лицам и  подразделениям. Полностью автоматизируется работа с отправляемыми и внутренними  документами.

Функции системы:

- Регистрация документов.

- Поддержка разработки документов.

- Подготовка версий проектов.

- Направление на рассмотрение, ознакомление, выполнение.

- Поддержка исполнения документов, назначение документу индивидуального  маршрута движения.

- Поиск документов по атрибутам.

- Контроль прохождения документов.

- Выдача отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов  и др.

- Администрирование, разграничение  прав доступа к документам, настройка,  поддержка справочников, настройка  маршрутов обработки документов.

- Поддержка экспедиции исходящих  документов (печать конвертов и  реестров почтовых отправлений).