Внутренний контроль в процессе управления коммерческой организацией

Внутренний  контроль в процессе управления коммерческой организацией 
 
 
Владимир Ильюк,  
партнер Агентства исследования и предотвращения потерь,  
независимый консультант, эксперт в области  
систем внутреннего контроля и предотвращения потерь  

 
Принципы и понятия контроля существовали, существуют и будут существовать, пока человечество не может обходиться без понятия материальных и не материальных благ, без систем и структурных обществ. Контроль развивался от сбора общего урожая при натуральном хозяйстве и до контроля экономических интересов на государственном уровне.

Само понимание, что сохранность любых ценностей  – это не просто часовой с ружьём на посту у входа в закрома, а это целая система, в которой  участвуют множество людей, личностей, механизмов, порядков и понятий. В связи с чем, контроль развивался вместе с государственностью, с управлением и вместе с обществом.

При этом данное развитие происходило в виду его  востребованности самим обществом. Поэтому наличие государственного строя и различных механизмов управления этим обществом оказывало лишь корректирующее воздействие на развитие контроля, как отдельной структуры института управления, а не как основополагающего элемента.

В настоящее  время развитие контроля вплотную подошло  и к востребованности использования такого инструмента управления коммерческой организацией, как система внутреннего контроля.

Западные экономические  системы в вопросах аудита и систем контроля более развиты, чем наши российские механизмы. Уже сейчас многие организации в сфере аудита и консалтинга разрабатывают методы адаптации западных стандартов под российские реалии. Однако менталитет российского общества либо не может воспринять данные механизмы, либо не хочет.

Внутренний контроль в коммерческой организации несёт  ту же смысловую нагрузку, что и контроль государства по соблюдению законодательства, стандартов и утверждённых нормативов. При этом следует отметить, что до недавнего времени контроль контролировал всего лишь только определённый объект контроля, либо группу объектов, находящихся внутри контрольной среды.

Давайте подумаем о тех техногенных катастрофах, которые происходят сейчас. Падающие самолёты, смытые плотины, переворачивающиеся автобусы и т.д.

Всю работу выполняет  человек, исполнитель. Человеку свойственно  ошибаться. Порой ошибки могут стоить слишком дорого. Если в свою очередь своевременно и достойно не контролировать систему управления, не оказывать ей помощь, не использовать в управлении системами и отраслями выявленными ранее или сейчас данными, то каждая ошибка с каждым новым годом становится всё дороже и дороже.

Надо отдать должное системе контроля советских  времён, что качество произведённой  продукции позволяет её эксплуатировать  с двойным, а то и с тройным  ресурсом. Произведенные ранее самолёты и поезда летают и ездят до сих пор. Однако, это не бесконечно. Всё это делалось на предприятиях, где ключевые бизнес-процессы в своём большинстве были отточены, а исполнители высоко дисциплинированы.

Также следует  отметить, что снижение криминогенности, воровства, мошенничества и других правонарушений не может быть осуществлено без действенной системы контроля со стороны государственных органов. По моему мнению, сокращение штатной численности правоохранительных органов не может положительно сказаться на ситуации с управлением государством. Хотя менять систему возможно, и наступила пора. В данном случае следует понимать, что разрушив одну систему, предварительно не настроив и не внедрив другую, не принесёт желаемого результата.

 

 

В сегодняшней  экономической ситуации, снижение стоимостного уровня потребления товаров населением, смещение уровня потребления товаров  с более высокой ступени в  сторону более низкой вынуждает  определённые слои населения либо отказаться от приобретения товаров и услуг полностью, либо частично, либо начать присваивать чужое имущество не законным путём.

Уровень желания  приобретать и уровень самой  потребности населения в приобретении привычного пакета услуг или покупательской корзины  не снизится. Подобная кризисная ситуация указывает на то, что в связи с этим увеличиваются риски потери активов организаций  и вероятности совершения мошенничества. Особенно это коснётся организаций, осуществляющих предпринимательскую деятельность при торговле открытыми залами и по методам самообслуживания.

Однако, если с  прямыми хищениями вопрос более  понятен, то вопрос увеличения размера  издержек и снижения эффективности  процессов, протекающих внутри организации, остаётся не достаточно исследованным. Ключевой причиной в данном направлении является принцип и качество управления персоналом коммерческой организации.

Выполняя повседневные операции, участники внутренних операционных процессов организации, помимо умышленных действий, приносящих прямой ущерб организации, совершают и не умышленные действия (ошибки), также приводящие к увеличению издержек и снижению эффективности операционной деятельности организаций.

В условиях рыночной конкуренции успешная деятельность коммерческой организации в общем  и целом зависит от достижения поставленных перед ней целей, следования принятым установкам и намеченным ориентирам, устойчивости с финансово-экономической и правовой точек зрения, и устойчивости ее положения среди конкурентов на рынке. Обеспечить выполнение перечисленных выше требований - задача управления организацией.

Процесс управления организацией включает следующие основные стадии:

1) планирование - сбор, обработка информации и  выработка управленческого решения; 

2) организация  и регулирование реализации управленческого решения;

3) учет - сбор, измерение,  регистрация и обработка информации, касающейся выполнения управленческого  решения; 

4) анализ - разложение  информации, полученной на стадии  учета, на компоненты; их изучение  и оценка для принятия следующих управленческих решений.

Каждая из перечисленных  выше стадий чередуется со стадиями контроля. Затем следует новый цикл этого  непрерывного в идеале процесса. Все  циклы подчинены стратегии организации - генеральной программе действий и распределению приоритетов и ресурсов для достижения глобальных целей.

Подобная схема  работы с тестированием процессов  применяется в стандартах группы ИСО (ISO) и им аналогичных.   

______________Деятельность, добавляющая ценность

------------------------Информационные  потоки

Рис. 1. Модель системы  менеджмента качества, основанной на процессах

 
 
ГОСТ Р ИСО 9001-2001: Рисунок 1 - Модель системы менеджмента качества, основанной на процессном подходе.  
 
ISO 9001:2000(E): Figure 1 – Model of a process-based quality management system

Ввиду того, что  коммерческая деятельность организации  состоит из процессов и подпроцессов, то для того, чтобы  рационально управлять процессом, необходимо иметь понимание и уникальный подход к действию внутри каждой опрерации, каждого процесса.  Метод процессного подхода позволяет управлять процессом изнутри, понимая все его настройки и составляющие.

Стадия контроля намеренно не включена в упрощенное описание процесса управления, так  как контроль имеет двойственную роль в процессе управления организацией.

С одной стороны, стадии контроля неизменно чередуются с другими стадиями в процессе управления, поэтому можно говорить о присутствии (проникновении) элементов  контроля на каждой из описанных стадий, с другой стороны, контроль обеспечивает оптимальный уровень управления на каждой стадии. Поэтому, стадию контроля по отношению к остальным можно рассматривать как упорядочивающее звено управленческого процесса. Подконтрольно должно быть любое управленческое звено.

На любой стадии процесса управления неизбежны различные отклонения действительного состояния или действия объекта управления от требуемого. Деятельность без отклонений возможна лишь при абсолютной неизменности субъекта и объекта действия и окружающих их - условий, что противоречит способу существования объективной реальности - движению. То есть, чтобы со склада ничего не пропало (например, не было недостач) – надо его закрыть, выставить охрану с собаками, пустить ток по колючей ограде, никого внутрь не пускать и так далее. Но тогда теряется смысл и назначение. Зачем коммерческой организации содержать склад, если он не функционирует.

В обобщенном виде все отклонения в процессе управления организацией можно разделить на отрицательные, т.е. отдаляющие от намеченных ориентиров и принятых установок, и  положительные - приближающие к ним. Например, получение выручки отдельно расположенной сетевой розничной точки  сверх плана может быть как oтрицательным, так и положительным отклонением - все зависит от коммерческой политики и принятых производственных и сбытовых возможностей, от условий функционирования конкретной организации. 

Если данная организация ориентирована на расширение производства и освоение новых рынков, имеет потенциалы сбыта (развитая сбытовая сеть, продукция пользуется спросом  и т.д.), а дополнительные продажи обеспечивают получение дополнительной прибыли (т.е. имеет место превышение предельного дохода над предельными издержками), то указанное отклонение - положительное.

Если, например, продажи товаров заданы жесткими рамками и реализация представляется невозможной, либо убыточной, а дополнительные издержки (дополнительный расход ресурсов, дополнительные затраты на оплату труда рабочих, дополнительные затраты на обслуживание производственных мощностей и т.д.) превышают доход от продажи сверхплановой продукции, это отклонение отрицательное. 

Итак, отклонения есть всегда, и они постоянно воздействуют на те или иные аспекты функционирования организации. Но воздействия большинства  отклонений настолько малы, что нет  смысла принимать по этому поводу какие-либо меры. Необходимо лишь установить масштаб допустимых отклонений, в пределах которого для организации не произойдет ощутимых изменений. То есть отклонения станут прогнозируемыми или управляемыми.

Необходимо определить понимание контрольного порога, когда данное отклонение не вызывает существенных изменений производственной ситуации, то есть находится в пределах управляемости.

Чтобы своевременно располагать информацией об отклонениях, превышающих допустимый масштаб, необходимо регулярное тестирование собственного бизнеса, другими словами, нужен внутренний контроль.

Необходимо уточнить, что внутренний контроль можно рассматривать  с двух позиций. Так, понятие внутреннего  контроля можно трактовать в широком  смысле как систему (входящую в систему  управления организацией), состоящую из ряда элементов.

Внутренний контроль в достаточно узком смысле - один из незаменимых составляющих процесса управления.

Внутренний контроль организации - это осуществление  субъектами организации, наделенными  соответствующими полномочиями (субъекты внутреннего контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

1.                 определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля) внутри контрольной среды;

2.                 сравнение фактических данных с требуемыми или принятыми нормативами, базой для сравнения, принятой в организации, заданной извне, либо основанной на рациональности;

3.                 оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, и степени их влияния на аспекты функционирования организации;

4.                 выявление причин данных отклонений.