Управление собой

1.3 Преодоление  трудностей

Люди очень по-разному  реагируют на затруднения. В то время  как один может страшно расстроиться, потеряв часы, другой спокойно справляется  с серьезной международной кризисной  ситуацией, не чувствуя никакого потрясения. Полезно поразмышлять над влиянием затруднений на действия людей. Во всякой управленческой работе они время  от времени возникают, но вот когда  руководитель говорит, что он «в затруднении», это обычно означает, что он чувствует  себя неспособным подобающим образом  справиться со своими обязательствами  и требованиями ситуации.

Медики заинтересовались реакцией людей на затруднения и  начали исследовать стрессовые проявления человека. Из их сообщений следует, что мы живем во времена возрастания  стрессовых нагрузок. Большинство показателей  стрессов и напряжений постоянно  возрастает, в особенности вызванная  ими заболеваемость. Во многих западных странах каждый пятый в тот  иной момент своей жизни вынужден обращаться за медицинской помощью  в связи с нервными заболеваниями.

Словом «стресс» обычно описывается  ощущение внутреннего давления с  такими психическими проявлениями, как  затрудненное дыхание и увеличение мускульного напряжения. Иногда организм реагирует на перегрузку изменением характера мозговой активности. Поскольку  люди под влиянием стресса становятся более уязвимыми по отношению  к ежедневным затруднение качество их работы снижается. В крайне стрессовой ситуации человек может становиться  рассеянным просто сдается и избегает нагрузки хотя бы мысленно. Полезно, однако, знать, что стресс - это реакция  человеческого организма и в  определенной степени ею можно управлять.

С другой точки зрения, стресс полезен, поскольку стимулирует  активность. Недостаточная нагрузка и нехватка острых ситуаций также  могут привести к появлению личных проблем. Большинство людей нуждается  в определенном уровне нагрузок, чтобы  действительно заинтересоваться, и  многие достигают в работе наиболее ценных результатов, испытывая затруднения. Есть данные, свидетельствующие, что  недостаточное напряжение приводит к ухудшению морального состояния, низкой эффективности работы и нехватке самоуважения. Идеальная ситуация достаточно остра, чтобы стимулировать активность, но не предъявляет избыточных требований. В качестве примера приведем выбор  инструктора человеком, желающим научиться  катанию на лыжах. Слишком требовательный и грубый инструктор может вызвать  страх и желание прекратить обучение, но ленивый инструктор не создает  достаточной заинтересованности. Начинающему  требуется такой стиль обучения, такие препятствия и поддержки, чтобы возникало здоровое напряжение и желание развивать свое умение.

Разница в реакциях людей  на одни и те же потенциально стрессовые ситуации заставляют исследователей углубляться  в изучение причин, по которым одни менее подвержены стрессам, чем другие, в ситуациях, когда внешние требования примерно одинаковы. Медики обнаружили, что люди, относительно менее восприимчивые  к порождающим стресс проблемам, избирают образ жизни, позволяющий  им легко справляться с предъявляемыми к ним требованиям. Для тех, кто  успешнее других управляется со стрессом, характерны следующие черты.

1. Они способны откладывать проблемы до того момента, пока не окажутся в состоянии справиться с ними. Напротив, подверженные стрессам зачастую не могут отвлечься, продолжая вращаться в круге проблем, волнуются из-за маловероятности возможностей.
2. Они специально расслабляются для того, чтобы дать отдых телу и уму от физических и психических нагрузок борьбы со стрессом. При этом часто прибегают к перемене типа нагрузок, например к интенсивным физическим занятиям или, наоборот, спокойным расслабляющим упражнениям.
3. Они способны бросить общий взгляд на события своей жизни, не теряя широкой перспективы и не утопая в мелких деталях ситуации.
4. Им удается управлять, развитием стрессовых ситуаций, осуществляя реалистичное планирование и вмешиваясь в них так, чтобы не дать стрессу поглотить себя. Они имеют ясное представление о вероятном направлении развития событий и не теряются при возникновении проблем.
5. Они идут навстречу проблемам и готовы иметь дело с трудностями или неприятными вещами.
6. Они знают свои возможности и не позволяют себе перенапрягаться. Они знают, что определенный уровень нагрузок полезен и действует возбуждающе, но избыточные нагрузки рискованны и на них можно идти, только осознавая это.
7. Они не дают себе погрязнуть в состоянии депрессии, но предпочитают установить причину проблемы, чтобы затем взяться за ее решение. При этом они открыто и умело выражают свои чувства, работая над устранением всех возникающих затруднений.
8. Они способны идти на потерю популярности. Многие из тех, на кого сильно влияют стрессы, растрачивают большую часть своих сил на беспокойство по поводу того, что думают окружающие. Те же, кто хорошо справляется со стрессом, не слишком тревожатся, если окружающие не одобряют их поступки.
9. Они не заставляют себя следовать крайне жестким планам, которые вряд ли можно выполнить. Это суть профессионального отношения, позволяющего не оказываться в состоянии постоянной борьбы за выполнение нереальных обязательств.
10. Они активно ограничивают степень своей вовлеченности в работу. Будучи готовыми посвятить значительные усилия достижению цели, они поддерживают сбалансированное отношение к разным сферам жизненной активности.

Часть приведенных характеристик  представляет собой жизненные позиции, часть - навыки в решении проблем. Наиболее важна способность менеджера  ясно и объективно оценивать требования работы и творчески подходить  к решению проблем. Некоторые  считают, что этого легче добиться, если использовать методы, позволяющие  расслабиться. Основа этих методов - в  познании процессов, происходящих внутри вас, и сознательно создании состояния  покоя в ваших мыслях и чувствах. Расслабление восстанавливает силы тела и успокаивает ум необычайно быстро.

1.4 Рациональное  распределение времени.

Некоторые руководители выполняют  значительный объем работы в ограниченные сроки, другие жалуются что не могут  достичь определенных результатов из-за «недостатка времени». Для последних возможность учиться более эффективно и разумно распоряжаться временем поистине драгоценна.

Учиться эффективно использовать время следует начинать с понимания  того, куда оно у вас уходит. Без  полного представления о вашей  ежедневной работе нет никаких оснований  для внесения изменений. Начав изучать  использование своего времени, вы, вероятно, придете к некоторым из следующих  оценок:

• Я позволяю себе тратить свое время на других.
• Я растрачиваю время на мелочи.
• Я позволяю отнимать у себя время эмоциям.
• Я не умею достаточно хорошо планировать и, как следствие, создаю себе работу, требующую дополнительных затрат времени.
• Я делаю то, что могли бы выполнить другие.
• Я не добиваюсь целей в поставленные мною сроки.

Как говорится, «то, как мы используем наше время, говорит о  том, кто мы», и те же факторы, которые  снижают эффективность в использовании  времени, подрывают нашу общую эффективность.

Ключ к улучшению использования  времени - это осведомленность. Недавно  в спортивном мире были выработаны методы, позволяющие развивать навыки самосознания с куда большей точностью. В качестве примера нового метода проведем сравнение подходов двух инструкторов, обучающих катанию на коньках.

Джека убедили пойти покататься на коньках вместе с детьми. Поскольку  он до этого ни разу не стоял на коньках, он решил взять несколько уроков. Его первый инструктор постоянно  давал указания, исправлял ошибки и старался учить так, как это  делают другие. На втором уроке у  Джека был другой инструктор, сосредоточивший  свои усилия на том, чтобы помочь ему  понять, что происходит, когда тот  делает на льду те или другие движения. Этот инструктор задавал вопросы  типа следующих:

• Что вы ощущаете, когда быстро двигаетесь?
• Какое движение делает нога при повороте?
• Как меняется дыхание при ускорении?
• Что произошло, когда вы упали?
• Что вы говорите себе о своих способностях?

Второй инструктор помогал  Джеку лучше понимать последствия  различных движений и учиться, опираясь на возрастающее осознание того, что  с ним происходит. В результате создавалась обратная связь с  уже накопленным опытом, что, конечно, лучше, чем учиться только на жестких  указаниях.

Наблюдать за затратами своего времени и оценивать, действительно  ли эти затраты соответствуют  вашим нуждам, можно с помощью  вопросов, сходных с теми, какие  задавал Джеку инструктор:

• Что я испытываю, делая это?
• Какие свои способности я использую?
• Каков результат моих временных затрат?
• Испытываю ли я напряжение в данный момент?
• Действительно ли я полон энергии и сил?
• Как и почему я решил потратить время именно на это?

Обратите внимание: эти  вопросы служат лишь для получения  информации, не для вынесения суждений. Если вы не удовлетворены собой, ваши суждения могут затруднить процесс  обучения и внесения изменений. Куда более полезно просто посмотреть на то, как вы тратите время, и  собрать эти наблюдения. Это мало-помалу повлияет на вашу самооценку, и перемены произойдут сами собой. Ключом к такому методу наблюдения за собой и обучения является самоосознание.

Глава 2. Время  и силы менеджера.

У многих руководителей возникают  проблемы с распределением времени: столько всего нужно сделать, что вполне можно было бы работать по двадцать часов ежедневно. Однако те, кто умеет им эффективно распоряжаться  становятся крайне скрупулезными, «вкладывая»  свое время; они постоянно задают себе следующие вопросы:

• Надо ли мне делать это?
• Хочу ли я делать это?
• Какими могут быть потенциальные результата
• Как это сделать проще всего?
• Могу ли я привлечь себе в помощь дополнительные ресурсы?
• Не могу ли я делать также что-либо еще?

Идея, неявно содержащаяся в  термине «вклад времени», крайне полезна. Относитесь к своему времени так  же, как удачливый вкладчик капитала обращается со своими акциями. Проблемы в том и другом случае похожи. Инвестор не может иметь вклады всюду  и поэтому выбирает определенные капиталовложения, так распределяя  свои инвестиции, чтобы общий эффект был наибольшим. Точно так же и  менеджер располагает ограниченным количеством времени и должен, вкладывая его, максимизировать  свои результаты.

Удвоение

На идею «Не могу ли я  делать также что-либо еще?» нас  натолкнули удачливые руководители, ухитряющиеся «угнаться за двумя  зайцами». Мы развили ее дальше и  разработали метод, который назвали  «Удвоение». Целью «Удвоения» является сознательное использование времени  для выполнения не одной, а нескольких задач сразу. Например, поездку по железной дороге можно использовать для чтения технического журнала, а  послеобеденная беседа может пригодиться  для опробования ваших взглядов или для того, чтобы научиться  чему-либо у окружающих. Поскольку  каждый момент времени может использоваться для выполнения нескольких задач, нужно  четче представлять себе те возможности, которыми вы располагаете. «Удвоение» может стать полезным и в управлении, и в обычной жизни.

Рациональное распоряжение временем

Для руководителей, рационально  распоряжающихся временем, характерны четыре общих черты:

1. Они бережливо относятся к своему времени, осознавая, то это бесценный, ресурс, требующий разумного обращения с ним. Прежде чем принять решение о выделении времени на какую-либо конкретную деятельность, руководитель оценит, так ли уж она полезна. Та, которая не обещает весомых результатов, сразу же отвергается.
2. Они совершенствуют умение делегировать свои полномочия. Перераспределение полномочий представляет собой процесс передачи задач от одного лица к другому. С передачей своей ответственности за выполнение задачи, полномочий и возможностей по ее решению высвобождается время на более ценную деятельность.
1. Они планируют использование времени. Составляется расписание действий, готовится та или иная форма сетевого плана так, чтобы обеспечить выбор рационального решения.
2. Их подход к решению проблем основан на оценке его эффективности. При возникновении трудностей и моменты, когда необходимо найти решение, руководитель, эффективно использующий время, выберет такой метод, который приведет к эффективному решению проблемы.