Речь: информационная, эмоциональная, волеизъявительная – цель и характеристики

Приёмы  могут способствовать установлению, поддержанию и развитию контактов  между сторонами и отдельными лицами, сообщению и разъяснению своей позиции, сбору информации, обмену мнениями, наконец - обсуждению и согласованию позиций и решению имеющихся вопросов в неофициальной обстановке.

Традиции  проведения приёмов уходят своими корнями  в глубокую древность. Гостеприимство было и остаётся существенным показателем чести и достоинства народа и государства, их доброжелательности.

Поэтому страны бережно хранят исторические традиции приёма гостей как символы  миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости. Многолетняя международная практика установила виды дипломатических приёмов, методы их подготовки, дипломатический этикет, которого принято придерживаться.

Протокольная  практика России в целом совпадает  с международной. Приёмы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а по размещению гостей - на приёмы с рассадкой и без рассадки.  

2.Назначение и подготовка проведения приёмов

Приём - одна из форм «внешне - и внутриполитической»  деятельности организации. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Приём проводится: а)по случаю торжественной даты - юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации; б)по случаю посещения организации известного и почётного гостя, делегации фирмы-партнёра; в)в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.

Целью проведения приёма может быть расширение и углубление контактов в сфере  деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

Приёмы  могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными  местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Дневные приёмы - это «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского « начинается обычно в 12 часов и длится около часа. Поводом для такого приёма может быть годовщина национального праздника, отъезд (приезд) официального лица, пребывание делегации. Открытие выставки ( фестиваля)и т.д. Это наиболее простая форма приема, не требующая большой подготовки. Прием проходит без рассадки гостей - стоя. Напитки и закуски разносят официанты. Обычно подаются только шампанское, вина, соки и легкая закуска( мини-пирожные, бутерброды, орешки).

Завтрак или обед с рассадкой - более торжественная  форма приема. Для такой формы  приема предусматриваются места  за столом для всех участников. Завтрак  с рассадкой устраивается между  двенадцатью и пятнадцатью часами и продолжается примерно полтора часа. По своему содержанию и времени он соответствует российскому обеду и может включать в себя 1-2 холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо и десерт. Допустима подача горячей закуски первого блюда. Во время сбора гостей в аванзале им предлагаются аперитив, соки, в ходе завтрака - сухие виноградные вина, а по его завершении подаются чай, кофе, предлагаются шампанское, коньяк, ликер. Гости как правило приходят на завтрак в повседневной одежде, если ее форма специально не указана в приглашении.

Вечерние  приемы бывают нескольких типов. Наиболее популярным, демократичным, массовым и  продуктивным, с точки зрения охвата общения является «коктейль», который  начинается между 17-18 часами и продолжается два часа. Прием проходит стоя. Гости  сами подходят к столам с закусками, набирают себе угощения, а официанты предлагают напитки, если разносятся горячие закуски, то прием может быть назван «а ля фуршет». Для большей торжественности встречи к ее концу возможно подача шампанского, мороженного, кофе. Фуршет - наиболее демократичная форма приема. С такого банкета можно уйти в любое удобное время. Находясь на таком приеме, следует помнить несколько правил:

- подходить  к столу следует только после  приглашения или после того, как  к столу пошли остальные присутствующие;

- гости  берут тарелки из стопки, стоящие  в начале стола, и движутся  вдоль стола в одну сторону(  чтобы не мешать друг другу), накладывая на свою тарелку  угощение;

- неучтиво  находиться возле стола с дымящейся  сигаретой;

-некрасиво  наваливать на тарелку все предлагаемые блюда сразу. Существует определенный порядок угощения: полагается в начале отведать рыбных блюд, рыба и мясо не должно быть на одной тарелке;

- следует  брать ровно столько, сколько  можно съесть;

- закуски  перекладывают в тарелку общим прибором, который находится на блюде с данной закуской. Набрав угощения, следует не забыть положить общий прибор на место;

- для  десерта и сладких блюд необходимо  взять чистые тарелки;

- мужчина  может угостить даму, принеся  ей что-нибудь из буфета. Даме недопустимо угощать мужчину.

Единственным  столовым прибором на фуршете является вилка. Поэтому закуски нарезают небольшими кусочками( « на один раз»). Кроме вилок могут быть поданы и шпажки - небольшие палочки воткнутые  в бутерброды- канопе и другие штучные закуски. Ножи могут быть на столе, но пользоваться ими в любом случае будет неудобно. На фуршет принято приходить в повседневном костюме или платье.

Похожий на фуршет прием - «коктейль». Он также  проходит в промежутке времени от 17 до 20 часов. В отличие от фуршета, столы для коктейлей не накрываются. В зале расставляют несколько небольших столиков, на них раскладывают сигареты, спички, пепельницы и ставят бумажные салфетки в вазочках. Угощение и напитки подаются официантами на подносах. Вместо вилок гости пользуются специальными банкетными шпажками. Заканчивают прием подачей шампанского и кофе.

Обед - наиболее торжественная форма приема. Начинается в период с 17 до 19 часов, длиться 2-3 часа и более. Гости сначала  находятся за столом в течение  часа, за тем они переходят в другое, менее официальное помещение, или часть зала для беседы, куда и подается чай, кофе. Форма одежды - торжественная. Обед проводиться с рассадкой - каждый участник узнает о номере своего места за столом из приглашения.

Обед-буфет предполагает свободную рассадку участников за столами по четыре-шесть человек, гости набирают закуски с одного большого стола и садятся за один из небольших столов. Меню как на фуршете. Такой прием организуются после концерта, просмотра фильма, в перерыве между заседаниями конференции. Обед-буфет менее официален, чем обед.

Чай устраивается между 16-18 часами, как  правило, для женщин. Ужин с рассадкой  отличается от обеда только более  поздним временем проведения.

На  официальные приемы опаздывать нельзя. Гости на такого рода приемы (завтрак, обед, ужин) съезжаются в течение 3-5 минут и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствий и знакомства, приглашаются к столу. Знакомится за столом не принято. Не рекомендуется разговаривать с кем-нибудь через соседа по столу. За столом женщина может сидеть в шляпе, но перчатки должна снять обязательно.

На  приеме с рассадкой необходимо соблюдать  старшинство, служебное или общественное положение гостей, так как места  делятся на более почетные и менее  почетные. Первым считается место  справа от хозяйки дома, вторым - справа от хозяина. В отсутствии женщин первым считается место справа от хозяина, вторым - слева от него. При рассадке придерживаются следующих правил:

- первыми  по правую и левую руку от  хозяйки сажают мужчин, хозяина  же окружают дамы. Затем места  чередуются: рядом с женщинами  сажают мужчин и наоборот;

- женщину  не сажают с женщиной и в  конце стола, если в торце  стола не сидит мужчина;

- мужа  не сажают рядом с женой;

- два  иностранца из одной страны  не сидят вместе;

- последние  места за столом занимают сотрудники  своего учреждения ( но не женщины).

Чтобы каждый гость мог быстро найти  свое место за столом, при входе  выставляется план рассадки, на стол кладется кувертная карточка с именем и  фамилией приглашенного, а иногда схема  стола вручается каждому гостю. Гости занимают свои места после  того, как сядет хозяйка, она же первой и встает после окончания приема.

Подготовка  приема включает следующие этапы: постановка целей приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление плана  рассадки за столом( если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

Неформальные  примы проводятся в ситуациях, когда  гостей « не ждали» заранее, чаще в  небольших фирмах и экспромтом, в  неформальной обстановке. Неформальные приемы распространены в США, когда партнеров приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.