Психология делового общения

Применительно к коллегам-управляющим  следует иметь в виду, что найти  верный тон и приемлемые нормы  делового общения с равными по статусу сотрудниками из других подразделений  – дело весьма непростое. Особенно если речь идет об общении и отношениях внутри одного предприятия. В этом случае они нередко являются соперниками  в борьбе за успех и продвижении  по службе.

В то же самое время это  люди, которые вместе с вами принадлежат  к команде общего управляющего. В  рассматриваемом случае участники  делового общения должны чувствовать  себя равными по отношению друг к  другу.

 

 

2. Этика и культура  поведения в организации и  управленческое общение

 

Рабочая группа (коллектив) в своем внешнем выражении  – это социальная группа, общность людей, объединенных совместной деятельностью, единством целей и интересов, взаимной ответственностью, отношениями товарищества и взаимопомощи. С другими социальными группами рабочую группу сближает постоянное общение и взаимодействие ее членов друг с другом, чувство принадлежности к данной группе, наличие общих потребностей, интересов и мотивов. В то же время она обладает рядом черт, отсутствующих у других социальных групп: общественно значимой целью деятельности и наличием органов управления и руководства.

Существуют следующие  типы взаимоотношений в коллективе:

1. Невмешательство: низкий  уровень заботы руководителя  о производстве и о людях. Руководитель много делает сам, не делегирует своих функций, не стремится к серьезным достижениям. Главное для него – сохранить свою должность.

2. Теплая компания: высокий  уровень заботы о людях, стремление  к установлению дружеских отношений,  приятной атмосферы, удобного  для сотрудников темпа работы. При этом руководителя не особенно  интересует, будут ли при этом достигнуты конкретные и устойчивые результаты.

3. Задача: внимание руководителя  полностью сосредоточено на решении  производственных задач. Человеческий фактор либо недооценивается, либо просто игнорируется.

4. Золотая середина: руководитель  в своей деятельности стремится  оптимально сочетать интересы  дела и интересы персонала,  он не требует слишком многого от сотрудников, но и не занимается попустительством.

5. Команда: наиболее предпочтительный  тип взаимоотношений в рабочей  группе. Руководитель стремится  максимально учитывать интересы производства и интересы коллектива, объединению деловитости и человечности на всех уровнях отношений.

Динамика морально-психологического климата следующая:

На первой стадии развития коллектива преобладает формальная структура: работники общаются в  соответствии с должностными поведенческими стереотипами, присматриваются друг к другу, подлинные чувства чаще всего скрываются, цели и методы работы совместно не обсуждаются, коллективная работа проявляется слабо.

На второй стадии происходит переоценка личностных и деловых  качеств руководителя, складывается мнение о коллегах, начинается процесс формирования группировок внутри коллектива, возможна борьба за лидерство. Разногласия обсуждаются более открыто, предпринимаются попытки улучшить взаимоотношения внутри рабочей группы. Наконец, «притирка» заканчивается, четко просматривается неформальная структура, коллектив достигает определенной степени координации действий своих членов.

Морально-психологический  климат рабочей группы существенным образом зависит от ее структуры. Структура коллектива, т.е. реально существующая совокупность взаимоотношений членов группы, возникающая в процессе совместной деятельности и общения, исследуется на двух уровнях – формальном и неформальном.

Социально-психологическая (неформальная) структура рабочей  группы выступает как совокупность различных психотипов личностей. Существует множество критериев классификации  личностей. К основным относятся – по темпераменту и по социально-психологическим признакам.

Помимо воли администрации  в каждом коллективе складываются малые  неформальные группы из трех – семи человек. Если такая группа оказывает существенное влияние на общественное мнение коллектива, то ее называют референтной, или эталонной.

Важнейшим признаком неформальной группы является наличие общей цели, которая, во-первых, не всегда осознается членами группы и, во-вторых не обязательно  связана с решением производственных задач.

Цели малой группы могут  быть позитивными, т.е. способствовать сплоченности коллектива, нейтральными либо негативными.

Потребность в целеполагании, формулировке цели и организации  деятельности по ее достижению приводит к появлению лидеров. Этот феномен  просматривается во всех неформальных группах, насчитывающих более трех человек. Любой неформальный лидер обладает личностным притяжением, которое проявляется в разной форме. Выделяют три типа лидеров: вожак, лидер (в узком смысле слова) и ситуативный лидер.

Эффективность работы коллектива, его способность решать поставленные задачи во многом зависит от морально-психологического климата, а также от господствующего в группе «настроя» сотрудников, который, при прочих равных условиях, обусловлен, во-первых, качественным составом персонала и, во-вторых, особенностями неформальных отношений между руководителем и подчиненным.

Существуют следующие  основные принципы управленческого  общения: обоюдное взаимопонимание  руководителей и подчиненных, принятие распоряжений в атмосфере согласия; гармоничность взаимоотношений между руководителем и подчиненным.

Стиль руководства – совокупность применяемых руководителем методов  воздействия на подчиненных, а также форму (манеру, характер и т.д.) исполнения этих методов. Конкретных методов управленческого воздействия существует великое множество. Обычно различают три основных типа: авторитарный, демократический и нейтральный.

Авторитарный стиль можно  охарактеризовать как директивный, демократический – как коллегиальный.

Авторитарный стиль руководства  вполне уместен при наличии по крайней мере двух условий: а) того требует  производственная ситуация; б) персонал добровольно и охотно соглашается  на авторитарные методы руководства.

Демократический стиль, как  правило, он успешно срабатывает  при следующих условиях:

• стабильном, устоявшемся коллективе;
• высокой квалификации работников;
• наличии активных, инициативных, нестандартно думающих и действующих работников (пусть даже и в небольшом количестве);
• неэкстремальных производственных условиях;
• возможности осуществления весомых материальных затрат.

Выбор оптимального стиля  руководства в диапазоне «авторитарность  – демократизм» – задача совсем не простая, поскольку в ее исходных условиях заложено противоречие. Разные параметры работы подчиненных регулируются разными методами.

 

3. Деловой этикет

 

Деловая беседа является самой  распространенной формой делового общения. Проведение деловой беседы – это  проверка нашего умения устанавливать  контакт с собеседником, ясно и  убедительно излагать свои мысли, слушать  и слышать то, что говорит партнер, выбирать наилучшую психологическую позицию в общении словом, того, насколько мы владеем культурой делового общения.

Деловая беседа в процессе отбора персонала происходит в форме  собеседования. В ходе собеседования  представитель предприятия проверяет кандидата на вакансию на должностное соответствие, претендующий на должность же получает информацию о должности и своих функциях.

Деловая беседа проводится, как правило, в форме личного  или телефонного общения.

Переговоры наиболее эффективны с 9 утра до 12–13.30. Не рекомендуются для напряженной работы понедельник и вторая половина дня в пятницу, а также сразу после обеда и в конце дня. Деловые беседы можно проводить в формальной или неформальной обстановке.

Существуют следующие  основные принципы ведения деловых  бесед: привлечение внимания, пробуждение заинтересованности, детальное обоснование, выявление интересов и устранение сомнений, преобразование интересов собеседника и окончательное решение.

В процессе деловой беседы важно использовать приветствия, комплименты, обращение по имени. К месту уместно использовать анекдоты и истории из жизни.

Часто деловая встреча  начинается с вручения визитной карточки. Получив визитную карточку, следует  внимательно прочитать имя и  отчество партнера, если есть затруднения, переспросить (это лучше, чем коверкать имя), и постараться их запомнить.

Необходимо соблюдать  определенные правила в отношении  одежды и внешнего вида. Сверхмодный костюм совсем необязателен. Важно, чтобы он был в приличном состоянии.

Деловой этикет предписывает неукоснительное соблюдение при  переговорах правил поведения страны – партнера по бизнесу. Правила общения  людей связаны с образом и  стилем жизни, национальными обычаями и традициями.

Особым видом деловой  беседы является совещание. На совещание  необходимо приглашать только тех специалистов, которых непосредственно касается рассматриваемая проблема.

К этике поведения за столом во время деловых приемов относятся  предупредительность по отношению  к соседям, умение пользоваться столовыми  приборами, правильно сидеть за столом и красиво есть. Существуют следующие виды деловых застолий: «бокал шампанского» или «бокал вина», завтрак, чай, журфикс, коктейль, «а ля фуршет», обед, обед-буфет, ужин и т.д.

За столом рассаживают, чередуя  мужчин и женщин, хозяйку дома и  хозяина сажают во главе стола. В  торжественных случаях произносят тосты – краткие речи, при этом все смотрят на произносящего тост, подняв бокалы. Иногда после тостов чокаются с теми, кто сидит близко, остальным слегка кланяются, подняв руку с бокалом. Тосты следует произносить в подходящее время.

 

4. Деловые переговоры: культура проведения профессиональных  переговоров, конфликты и пути их разрешения

 

Подготовка к переговорам  включает следующие этапы: составление  правил переговоров, оперативная подготовка переговоров, отбор и систематизация материалов, анализ собранного материала, подготовка рабочего плана переговоров, редактирование, обработка хода ведения переговоров. Процесс ведения переговоров включает в себя начало переговоров, передачу информации, аргументирование, опровержение доводов партнера и принятие решений.

В психологии конфликт определяется, как столкновение противоположно направленных, несовместимых друг с другом тенденций в сознании отдельно взятого индивида, в межличностных взаимодействиях или межличностных отношениях индивидов или групп людей, связанное с отрицательными эмоциональными переживаниями.

Конфликтные ситуации возникают  по следующим причинам: дефицит ресурсов, различия в целях и представлениях о них, различия в ценностях и манере поведения, совершение аморальных поступков.

В социальной психологии существует многовариантная типология конфликта  в зависимости от тех критериев, которые берутся за основу. Так, например, конфликт может быть внутриличностным (между родственными симпатиями и чувством служебного долга руководителя); межличностным (между руководителем и его заместителем по поводу должности, премии между сотрудниками); между личностью и организацией, в которую она входит; между организациями или группами одного или различного статуса.

Возможны также классификации  конфликтов по горизонтали (между рядовыми сотрудниками, не находящимися в подчинении друг к другу), по вертикали (между людьми, находящимися в подчинении друг к другу) и смешанные, в которых представлены и те, и другие.

Несмотря на свою специфику  и многообразие, конфликты имеют  в целом общие стадии протекания:

• потенциальное формирование противоречивых интересов, ценностей, норм;
• переход потенциального конфликта в реальный или стадию осознания участниками конфликта своих верно или ложно понятых интересов;
• конфликтные действия;
• снятие или разрешение конфликта.

Каждый конфликт имеет также более или менее четко выраженную структуру. В любом конфликте присутствует объект конфликтной ситуации, связанный либо с организационными и технологическими трудностями, особенностями оплаты труда, либо со спецификой деловых и личных отношений конфликтующих сторон. Следующий элемент конфликта – цели, субъективные мотивы его участников, обусловленные их взглядами и убеждениями, материальными и духовными интересами. Далее, конфликт предполагает наличие оппонентов, конкретных лиц, являющихся его участниками. И, наконец, в любом конфликте важно отличить непосредственный повод столкновения от подлинных его причин, зачастую скрываемых.

Конструктивное разрешение конфликта зависит от следующих факторов:

• адекватности восприятия конфликта, то есть достаточно точной, не искаженной личными пристрастиями оценки поступков, намерений как противника, так и своих собственных;
• открытости и эффективности общения, готовности к всестороннему обсуждению проблем, когда участники честно высказывают свое понимание происходящего и пути выхода из конфликтной ситуации;
• создания атмосферы взаимного доверия и сотрудничества.