Организация проведения деловых переговоров

1. Организация  проведения деловых  совещаний, переговоров, бесед
1. Понятие, сущность деловых совещаний, переговоров, бесед и их виды

       Деловые встречи – совещания – одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен  информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

       Деловое совещание – способ привлечения  коллективного разума к выработке  оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим  в организации. Процесс управления в этом смысле сводится к трем основным стадиям:

• сбор и переработка информации;
• координация деятельности служб фирмы и сотрудников;
• принятие решения.

       Кроме своего прямого назначения каждое рационально  организованное совещание решает и  важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании - единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант менеджера в области руководства коллективом.

       Таким образом, управленческие действия менеджера  дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые события и  проблемы. На деловых совещаниях решаются такие вопросы, как:

• развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;
• интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей организации;
• выявление и расчет коллективных результатов;
• коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

       Совещания классифицируют по следующим основным признакам:

1. по назначению:

- вырабатывающие и принимающие решения;

- разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;                                      

- подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку его результатов;

- оперативные;

2. по периодичности (частоте) проведения:

- разовые;

- регулярные;

- периодические;

3. по количеству участников:

- узкий состав (до 5 чел.);

- расширенные (до 20 чел.);

- представительные (свыше 20 чел.);

4. по степени стабильности состава участников совещания:

- с фиксированным составом;

- с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

- комбинированные;

5. по принадлежности:

- партийные (и других общественных организаций);

- административные;

- научные и научно-технические;

- объединенные.

       Переговоры - это средство, взаимосвязь между  людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны  имеют совпадающие либо противоположные  интересы.

       Ничего, абсолютно ничего не должно даваться бесплатно. Этот принцип - основа ведения  эффективных переговоров. Если партнер  идет на уступки, Вы можете принять их и не беспокоиться о том, чтобы дать что-либо взамен, ибо Вы не обязаны следить за тем, чтобы интересы Вашего партнера соблюдались наилучшим образом.

       Переговоры  предназначены в основном для  того, чтобы с помощью взаимного  обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры -  это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда или с большим трудом или вообще не прийти к согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения.

       Деловая беседа - это разговор между двумя  собеседниками, соответственно ее участники  могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик  друг друга, т.е. общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

         В теории управления беседа  рассматривается как вид делового  общения, специально организованный  предметный разговор, служащий решению  управленческих задач. В отличие  от деловых переговоров, которые  значительно более жестко структурированы  и, как правило, ведутся между  представителями разных организаций  (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет  конкретный предмет, не предлагает  заключения договора или выработку  обязательных для исполнения  решений, более личностно ориентирована  и происходит между представителями одной организации. Она может предварять переговоры или быть их составной частью.

       По  такому основанию, как виды и цели разговора, принято выделять в качестве самостоятельных видов: собеседование  при приеме на работу, собеседование  при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарные беседы.

         Беседа при приеме на работу  носит характер "приемного"  интервью", - основная цель которого  оценить деловые качества поступающего  на работу. В сущности, оно сводится  к нескольким базовым вопросам  и соответствующим ответам на  них. Форма вопросов может варьироваться,  но их содержание направлено  на получение информации, которую  можно сгруппировать в следующие  блоки: 

        - что представляет собой человек,  обратившийся с заявлением о приеме на работу;

        - почему он ищет работу;

        - каковы его сильные и слабые  стороны; 

        - каковы его взгляды на аффективное  руководство (иначе говоря, его  представление о хорошем начальнике);

        - что он считает наиболее весомыми  своими достижениями;

        - на какую зарплату он рассчитывает.

         В свою очередь от соискателя  также ожидают вопросов. Более  того, по ним судят о таких  его личностных качествах, как  самообладание, целеустремленность, коммуникативный стиль и др. Поступающим  на работу рекомендуется выяснить  следующее: 

        - Является ли рабочее место  новым или вакантным? 

        - Почему возникла необходимость  кадрового обновления?

        - Причины увольнения или перехода  на другую работу предшественника? 

        - Кто принимает решение о назначении  на должность? 

        - как примерно будет выглядеть  рабочий день?

        - В чем конкретно будут заключаться  обязанности? 

        - Как и кем будет оцениваться  работа?

        - Возможности для обучения, роста,  продвижения? 

        - Дополнительные компенсации (обеды,  транспорт, оплачиваемые дни)?

         Беседа при увольнении с работы  имеет две разновидности: ситуацию  незапланированного, добровольного  ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять  или сокращать, 

         В первом случае необходимо  выявить истинную причину увольнения, его мотивы: вызвано оно неудовлетворенностью  производственным процессом, невниманием,  обидой, или какими-либо иными  причинами. Для этого полезно  задавать вопросы, связанные с  содержанием, объемом, условиями  выполнения работником производственных  заданий, выяснением его оценки  таких заданий и условий их  выполнения.

         По-другому протекают беседы с  работником, которого приходится  увольнять. Процедура увольнения  по решению руководства крайне  трудна для всех, кто принимает  в ней участие. Эта процедура  опирается на знание специфики  такого разговора и на владение  техникой его проведения: прощальный  разговор не назначается перед  выходными днями или праздниками;  не проводится на рабочем месте  увольняемого или в помещении,  где работает большое количество  народа; он не должен продолжаться  более 20 мин, так как работник, переживающий неприятное известие, не в состоянии внимательно  слушать и обдумывать различные  подробности, которые излагает  ему руководитель.

         Проблемные и дисциплинарные  беседы вызваны к жизни возникновением  сбоев в деятельности сотрудника, необходимостью критической оценки  его работы и фактами нарушения  дисциплины. 
 
 

2. Организация проведения деловых совещаний

       Чтобы достичь целей совещания, необходимо должным образом подготовить и организовать его проведение. Имеется совокупность обязательных элементов, без которых эффект совещания не будет достигнут (Приложение ).

       Подготовка  совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на совещании (совещание по этому вопросу относительно более полезно, чем другие формы работы). Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения по комплексным вопросам.

       На  этом этапе, кроме того, менеджер должен проанализировать все альтернативы проведению совещания: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. И, если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться.

       После того как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав его участников.

       При подготовке повестки дня необходимо определить:

• содержание обсуждаемых проблем и главную тему соответствующего совещания;
• условия, которым должен отвечать конечный результат совещания.

       По  времени совещания лучше проводить во второй половине дня. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня наблюдаются два пика повышенной работоспособности: первый - с 11 до 12 ч и второй - между 16 и 18 ч. Целесообразнее совещание приурочить ко второму пику, что послужит дополнительным стимулом, побуждающим участников совещания работать быстро и эффективно, дабы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание нарушает ритм трудовой деятельности, проводить его в первой половине рабочего дня (первый пик) нецелесообразно.

       Как правило, местом проведения значительной части (более 70 %) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседания лучше созывать в специально оборудованных для этой цели помещениях.

       В основном приглашенные на совещание рассаживаются за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю и участникам совещания. Известна другая, более удобная   трапециевидная форма стола.