Организационная подготовка к переговорам

Государственный Институт Международных Отношений

Кафедра Мировой Экономики и Международных  Экономических Отношений 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

на  тему:

Организационная подготовка к переговорам 
 
 
 
 
 
 

Выполнила: студентка,

группы  3EM2, Гречка Виктория 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Кишинев, 2011

Содержание 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение 

  К переговорам необходимо готовиться. Подготовка к переговорам условно  может быть поделена на две основных стадии: организационную и теоретическую. Основанием для такого деления служит разная направленность проблем подготовки переговоров.

  Первая  стадия связана с необходимостью контакта с другой стороной,  для  того чтобы договориться об обстоятельствах  проведения переговоров (переговоры о  переговорах).

  Вторая  – собственно подготовка к переговорам.

  Основными задачами организационной стадии подготовки к переговорам являются совместный поиск ответа на следующие основные вопросы – где, когда, как  и с кем проводить переговоры («переговоры о переговорах»). Соответственно основными этапами организационной подготовки являются:

• выбор места и времени встречи;
• определение уровня проведения переговоров;
• определение и согласование повестки дня.

  Целью данной работы является изучения особенностей и специфики организации подготовки к переговорам, территории проведения переговоров и методов рассадки на переговорах.

  Актуальность  работы заключается в том, что  данная тема может представлять интерес, как для широкого круга общественности, так и для специалистов в области экономики и международных экономических отношений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Территория  проведения переговоров 

  Выбор места и времени подразумевает определение страны, в которой будут проходить переговоры, времени их проведения, соответствующего здания, поиск приемлемых условий для размещения делегаций, обеспечение делегаций связью, соответствующей техникой, транспортом, составление плана рассадки.

  Помещение может самым серьезным образом  влиять на ход переговоров. Своя территория создает ощущение комфорта и позволяет  получить преимущество перед собеседником. Гости чувствуют себя напряженно. Стороннему человеку приходится тратить время, чтобы «обжить» территорию. Хозяин чувствует себя свободно. Находясь на своей территории, вы всегда можете предложить кофе, пригласить секретаря, сделать паузу, якобы отвечая на срочный телефонный звонок, выбрать для себя выигрышное место в помещении.

  Нейтральная площадка подчеркивает равенство собеседников. Она позволяет соблюсти конфиденциальность и устранить помехи-манипуляторы. Возможно, именно поэтому во время  российско-украинской «газовой войны», происходившей в  конце 2005-го — начале 2006 года, Россия, пользуясь своей более сильной позицией, как правило, приглашала украинские делегации разного уровня на переговоры в Москву, и итоговое соглашение о поставках газа — довольно невыгодное для Украины — также было подписано в Москве.

  На  чужую территорию соглашаются, если позиции переговорщика заведомо сильнее, чем у приглашающей стороны, или, напротив, когда попросту нечего терять.

  Некоторые вообще не придают большого значения месту проведения переговоров. Они  всегда происходят в некоем виртуальном пространстве, которое создается во время встречи и перестает существовать после ее окончания. В каких стенах переговорщики выстраивают это пространство — не более важно, чем факт четности/нечетности номера рабочего офиса.

  Иногда переговорные комнаты некоторых компаний действительно сложно отличить от «пыточных камер». В ход идет весь доступный арсенал: от яркого света, бьющего в глаза с определенной стороны, до хитрого расположения «сломанного» кондиционера, обдувающего собеседника струей ледяного воздуха.

  При определении времени употребляется  этикетная форма : "В любое удобное  для Вас время, со своей стороны  мы предлагаем время". Окончательное  решение по этому вопросу необходимо оставить за приглашенной стороной. При  изменении времени переговоров или переносе их на другие дни необходимо поставить об этом в известность всех участников переговоров.

  Таким образом, переговоры могут быть проведены: на своей территории; на территории партнера; на нейтральной территории. На своей территории вы хозяин положения. Поэтому встреча «у Вас» – угроза сильному партнеру, защита слабому; и комфорт и безопасность для партнера, рассчитывающего на позитивное взаимодействие с Вами. Встреча «у него» может быть полезной, так как позволяет провести «разведку» состояния дел партнера, кроме того, если Вы – человек влиятельный, то Ваше появление может быть расценено как знак внимания и уважения к партнеру. Встречи на нейтральной территории символизируют равенство партнеров, но иногда являются следствием крупных разногласий или конфликтов.

  Время Переговоров

1. зависит от выбранной стратегии.
2. зависит от цели переговоров.

  Уровни  аргументации.

1. уровень образует  ролевая структура участников переговоров, и она определяет уровень закрытости переговоров.
2. уровень образует языковая структура или понятийный аппарат, которым пользуются участники переговоров.
3. уровень – прагматика переговоров. Ориентация на аудиторию и результат.
4. уровень определяется социокультурной ситуацией.

  Определение уровня проведения переговоров предполагает обсуждение вопросов о формировании сторонами количественного и качественного состава делегаций, функций участников,  их уровня (лидеры противостоящих сторон, их представители).

  Определение повестки дня предполагает совместное обсуждение следующих вопросов: что включать в повестку дня, в какой последовательности обсуждать вопросы, каков должен быть регламент предстоящих переговоров, каков должен быть язык проведения переговоров.

  Местом  проведения международных переговоров  может быть страна – инициатор  или столица (или иной город страны), которая готова взять на себя бремя финансовых расходов. Но чаще всего местом проведения международных переговоров выступает город местонахождения штаб-квартиры или секретариата международной организации. Такими городами являются Нью-Йорк, Париж, Вена, Женева, Монреаль, Брюссель, Страсбург, которые располагают необходимой инфраструктурой. 
 
 
 

Рассадка  участников переговоров 

  Порядок рассадки участников переговоров также  очень важен. Важным может быть даже вопрос – кто за кем входит в помещение, кто, где и в какой последовательности садится за стол переговоров. Решение этих вопросов только на первый взгляд не вызывает трудностей.  В истории международных отношений известен случай переговоров по окончанию Тридцатилетней войны, которые завершились подписанием в 1648 году Вестфальского мира, когда споры по вопросу, как должны рассаживаться участники переговоров, длились шесть месяцев.

  Обычно  рассаживанием гостей занимается принимающая  сторона. Это дает преимущество в  подготовке к трудным переговорам. Рассадка оппонентов друг против друга провоцирует конфликт, особенно если между вами будет небольшой прямоугольный стол. Такая позиция вызывает подсознательное чувство противостояния. Угловое расположение, способствующее жестикуляции и дающее возможность наблюдать за собеседниками, предпочтительнее. Чтобы подчеркнуть уважение к партнеру, психологи рекомендуют садиться слева от него. Место по правую руку менее комфортно, поскольку большинству людей физиологически удобнее и привычнее при разговоре поворачивать голову налево, нежели направо. Увеличенное расстояние между собеседниками может подчеркивать существующую у них разницу в как статусе, так и в подходах к решению спорного вопроса. Впрочем, садиться за круглый стол переговоров также не всегда приемлемо.

  Излюбленный прием манипуляторов — низкие стулья. Этот метод «прикладной психологии»  даже обыгран в известной комедии  Чаплина «Великий диктатор» — в ней  Гитлер специально сажает Муссолини на низкий стул, чтобы тот почувствовал свою неполноценность. К тому же приему прибегают и бизнесмены. Иногда приходиться сталкиваться с ситуацией, когда человек, проводящий трудные переговоры, предлагет собеседнику более низкий стул, чем у себя самого. Это позволят ему с наименьшими усилиями добиться результата. Более высокое расположение партнера в пространстве подсознательно воспринимается как более сильная позиция. Глубокие мягкие кресла делают собеседника податливым. Для усиления дискомфорта «жертву» сажают спиной к двери. По наблюдениям психологов, такая позиция повышает у человека частоту дыхания и сердцебиения.

  Психологическое воздействие на собеседника может  оказывать одежда. Она несет массу  информации о владельце и демонстрирует его отношение к самим переговорам. Зачастую первое впечатление от визави способно задать тон всей дальнейшей беседе. Черно-белые цвета придают образу властность и повышают статус человека, создавая между ним и его собеседником дистанцию. Яркие цвета занижают статус, но настраивают на миролюбивый лад. Все, что выходит за разумные рамки делового этикета, можно отнести к манипуляциям. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Психологическое значение формы столов на переговорах 

  Стол в форме буквы Т. В кабинете руководителя часто ставят столы «буквой Т». Чем выше ранг хозяина кабинета – тем длиннее ножка буквы Т. И если посетителю предлагают сесть за такой стол, во главе которого находится хозяин – посетитель сразу оказывается в подчиненном положении.

  Все это вовсе не значит, что не следует  иметь у себя подобные столы –  просто надо отдавать себе отчет, что  при такой рассадке получается ситуация однозначного доминирования.

  Но  если хозяин кабинета хочет общаться на равных со своим собеседником – то лучше всего, если позволяет площадь кабинета, поставить отдельный небольшой стол для проведения деловых бесед. Такой стол может также использоваться и для совещаний с подчиненными, когда руководитель не желает навязывать своего мнения, быть какое-то время с ними «на равных».

  Если  в кабинете есть только один Т-образный стол, а хозяин не желает демонстрировать  доминирование над своим собеседником, то он может сесть напротив, а  при менее официальном разговоре  – расположиться со своим гостем с двух сторон от угла стола. Такое расположение собеседников – под углом 90°- считается оптимальным для установления дружеских отношений, позитивного сотрудничества.

  Квадратный  стол может создать атмосферу соревновательности или вызвать оборонительные реакции. Его используют для проведения коротких деловых обсуждений. Люди, расположенные по правую руку от вас, скорее всего, будут более расположены к сотрудничеству с вами, чем те, которые сидят слева. (Это связано с тем, что человеку физически и психологически удобнее поворачиваться влево, смотреть и обращаться к собеседнику, сидящему именно слева). А сидящие напротив будут настроены наиболее оппозиционно.