Официально-деловой стиль и характерные черты общения в деловой сфере

3

ОГЛАВЛЕНИЕ

              Введение ………………………………………………………………….          3

1.      Особенности официально-делового стиля …………………………..           5

2.      Характерные черты общения в деловой сфере ……………………...         11

Заключение ………………………………………………………………..        15

Список использованной литературы ……………………………………         17

ВВЕДЕНИЕ

              Взаимоотношения специалистов в профессиональной деятельности становятся предметом все более пристального внимания ученых. Исследования психологов и социологов показывают, что до 70% управленческих решений принимаются руководителями в устной форме, в процессе делового взаимодействия. Без преувеличения можно сказать, что характер деловых контактов оказывает решающее влияние на эффективность совместной деятельности, на успешность проведения бесед, деловых совещаний и переговоров, пресс-конференций и дискуссий, торгов и презентаций.

              Бесспорно, что управление имеет информационную природу, по крайней мере в той его части, которая касается отношений между людьми. Трудно себе представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или генерацией информации.

              Официально-деловой стиль является частью делового общения, т. е. его косвенной формой, когда во время общения существует некая пространственно-временная дистанция, т. е. письма, телефонные разговоры, деловые записки и т. д.

              Владение знаниями основ официально-делового стиля и навыками общения в деловой сфере позволяет специалистам эффективно взаимодействовать с деловыми партнерами и дает возможность снизить риск неблагоприятных последствий решений при ведении переговоров и консультировании, проведении деловых совещаний и собраний.

Перечисленными выше факторами обусловлена актуальность выбранной автором темы контрольной работы, а так же тем, что будущая профессия автора связана непосредственно с людьми и общением с ними.

Целью работы является рассмотрение особенностей официально-делового стиля и общения в деловой сфере.

Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

1.    Раскрыто понятие официально-делового стиля.

2.    Рассмотрены основные черты общения в деловой сфере.

3. Сделаны выводы о роли владения навыками делового взаимодействии в профессиональной деятельности.

Таким образом, объектом данного исследования является деловое взаимодействие в профессиональной сфере, а предметом – официально-деловой стиль и характерные черты делового общения.

Поставленные цель и задачи обусловили структуру курсовой работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

1. Особенности официально-делового стиля

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств связи в соответствии с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т. е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме [1, с. 79].

Документы могут быть разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство документов в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку документов присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль документов к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т. д.) [1, с. 103].

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это:

      краткость и компактность изложения официального материала;

      точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

      нейтральный тон изложения.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: "необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства" (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), "удешевить себестоимость" (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость - возможный вариант: "снизить себестоимость") [4, с. 89].

              Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например "конструкторат", "переорганизация", а также слов, относящихся к разговорной лексике, например "секретарша", "лаборантка".

              Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова "представить" и "предоставить".

              Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: "в апреле месяце" (апрель - именно месяц, и ничто иное), "информационное сообщение" (любое сообщение содержит информацию). Затрудняют восприятие текста повторы типа: "польза от использования", "данное явление полностью проявляется в условиях"...

              Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

              Стандартные обороты речи типа: "в связи с распоряжением правительства", "в порядке оказания материальной помощи", "в связи с тяжелым положением, сложившимся..." - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: "принять во внимание", "довести до сведения". Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол "допускать" ("допустить") в значении "сделать что-либо, совершить" может сочетаться со словами, выражающими негативный результат деятельности: "допустить нарушение", "допустить ошибку", "допустить просчет" и др., но не со словами, выражающими положительное действие, - "допустить успех" [7, с. 210].

              Наряду с такого рода словами существует множество слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля. Например, в деловом стиле:

Таблица 1.1

              В деловой речи следует использовать конструкции с "расщепленным" сказуемым, которые не только называют действие, но и обозначают предмет этого действия. Например:

              оказать содействие, а не посодействовать;

              оказать помощь, а не помочь;

              произвести уборку, а не убрать;

              провести учет, а не учесть;

              оказать поддержку, а не поддержать;

              произвести ремонт, а не отремонтировать.

              Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является по своему характеру официальным, поэтому ему присущ безличный характер изложения текста, в связи с чем следует употреблять глаголы в форме 3-го лица и, как правило, в неопределенно-личном значении. Например:

      "комиссией проведена проверка и установлено...";

      "акт подписан членами комиссии и утвержден...".

Особенность деловой речи - употребление большого количества терминов.

Термин - слово или словосочетание, являющееся названием определенного понятия какой-нибудь специальной области науки, техники, искусства. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию [5, с. 92].

При употреблении терминов в документах необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору документа, но и всем корреспондентам, работающим с данным документом. При использовании автором малоупотребительных, незнакомых терминов необходимо раскрыть содержание и смысл этого термина. Этого можно достигнуть следующими способами:

      дать официальное определение термина (принятые определения терминов фиксируются в терминологических словарях и ГОСТах);

      расшифровать понятие словами, относящимися к нейтральной лексике;

      исключить из текста термин и заменить его общеупотребительным словом или выражением.

В деловой речи в целях сжатия речи для обозначений понятий используются сокращения.

Различают два основных вида сокращенных слов:

      лексические сокращения (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов, например: СНГ, АСУ, Мосгаз, зам., спецназ и др.;

      графические сокращения - применяемые при письме сокращенные обозначения слов, например: п/о, ж-д, тчк, кв. м и др.

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются, применяются только при письме и при чтении расшифровываются  и читаются полностью [7, с. 119].