Загальна характеристика інформаційного забезпечення

АНОТАЦІЯ.

Випускної бакалаврської  роботи

Скоробрехи Леоніда  Григоровича

на тему : “ Автоматизована система обліку кадрів

на підприємстві “ - Київ, КНЕУ,

кафедра інформаційних  системи в економіці, 1997.

У випускній бакалаврській  роботі обгрунтовано вибір теми дослідження, доведено її актуальність. Також наведена характеристика предметної області.

У роботі наведені результати дослідження предметної області: автоматизація обліку наявності та руху кадрiв, описана інформаційна система предметної області ( характеристика інформаційної системи, функціональна та організаційна структура ).

У випускній бакалаврській  роботі освітлені питання інформаційного забезпечення – теоретичні та практичні аспекти: описаний склад та організація інформаційного забезпечення ( структура інформаційного забезпечення, призначення усіх баз даних, принципи організації інформаційного забезпечення, опис прийнятих видів контролю за маршрутами обробки даних при створенні та функціонуванні інформаційної бази ); розглянуто організацію збору та передачі інформації  ( перелік джерел та носіїв інформації, загальні вимоги до організації збору, передачі, контролю та редагування інформації ); описані прийняті в інформаційній системі методи класифікації та кодування об’єктів; розглянуто перелік вхідних та вихідних даних, які характеризують предметну область. Вказана інформаційна сукупність, використовувана у процесі розв’язання даної задачі. Розроблено алгоритм розв’язання задачі, наведено його математичний опис. У роботі описано програмне забезпечення: операційна система MS–DOS 6.20, операційне середовище Windows 3.11 та система управління базами даних FoxPro 2.5. Докладно описана самостійно розроблена програма.

 

 

 

 

                                                           ВСТУП.

            Функціонування будь-якої системи управління пов’язано з циркуля-цією в ній інформації. Будь-який процес управління - перш за все, інфор-маційний процес, який передбачає виконання функцій збору, передачі, обробки, аналізу інформації та прийняття відповідних рішень. Забезпечення якісного інформаційного обслуговування користувачів шляхом видачі вірогідної, своєчасної та достатньої для прийняття управлінських рішень інформації у формі, яка є зручною для використання, є основним призначеням інформаційного забезпечення.

            Задача обліку наявності та  руху кадрiв займає провідне  місце в системі управління.

            Збільшення масштабів підприємства  приводить до збільшення кіль-кості  робітників, а необхідність її  обліку пов¢язана зі збільшенням апарату управління, який займається збором, обробкою та аналізом інформації по обліку наявності та руху кадрiв підприємства.

            Оскільки облік та контроль  за навністю та рухом кадрiв  є одним з найскладніших та  трудомістких частин бліку праці  та пов’язаний з обробкою великих обсягів облікової інформації та складними розрахунками, пропонується автоматизувати    процес обліку наявності та руху кадрiв з використанням ЕОМ.

             Успішне вирішення цієї задачі  багато в чому залежить від  раціональ-ної організації інформаційного забезпечення, яке дозволяє вирішувати такі проблеми як: централізоване керування даними, інформаційна сумісність, гнучкість та ефективна актуалізація інформаційної бази.

При автоматизації за допомогою інформаційної системи  зменшуються обсяги ручної праці, зменшується час на обробку та отримання необхідної інформації, зростає продуктивність роботи працівників відділу кадрів.

Об’єктом дослідження у випускній бакалаврській роботі є інформаційні процеси пов’язані з обліком наявності та руху кадрiв на прикладі інформаційного обчислювального центру Чегнігівського обласного споживчого союзу.

            У даній бакалаврськів роботі  відмічаються структура та методи  побудови інформаційного забезпечння ІС, визначаються склад задач по створенню та функціонуванню інформаційної бази, наводяться способи опису системи класифікації, розглянуто організацію збору та передачі інформації.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ДОСЛІДЖЕННЯ  ПРЕДМЕТНОЇ ОБЛАСТІ ТА ОБГРУНТУВАННЯ                         ЗАПРОПОНОВАНИХ ПРОЕКТНИХ РІШЕНЬ.

1.1. Характеристика  предметної області.

Блок задач з обліку і контролю праці та заробітної плати  є одним з найважчих, складних та трудомістких ділянок облікової  роботи, що потребує точних і оперативних даних. Даний облік повинен забезпечити в організації точний контроль за наявністю та рухом кадрiв.

Об’єктом дослідження у бакалаврській роботі є інформаційні процеси, пов’язані з обліком наявності та руху кадрiв на прикладі інформаційного обчислювального центру Чернігівського обласного споживчого союзу ( ІОЦ ОСС ).

ІОЦ ОСС створений  у вересні 1975 року. Схема організаційної структури ІОЦ ОСС зображена  на рисунку 1.

Основною задачею ІОЦ  було обслуговування районних споживчих  товариств та господарств системи  споживчої кооперації. Раніше центр  був оснащений ЕОМ типу ЄС 1036, ЄС 1046. На сьогоднішній день на ІОЦ повністю змінилася технологія обробки інформації. Залишилася лише одна ЕОМ типу ЄС та закуплені ПЕОМ.

Тепер відділи ІОЦ  виконують наступні функції.

Відділ розробки та впровадження економічних задач займається розробкою, впровадженням та подальшим супроводженням впроваджуваних задач. У даному відділі виконуються слідуючі функції:

– виписка рахунків-фактур;

– кількісно-сумовий облік;

– бухгалтерський облік;

– зведення квартальних бухгалтерських звітів і балансів.

 

 

 

 

 

 

Схема організаційної структури  ІОЦ ОСС

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1

Відділ технічного обслуговування периферійної техніки, ПЕОМ і касових  апаратів займається технічним обслуговуванням  і ремонтом клавішних обчислювальних машин, ПЕОМ; встановленням, програмуванням і технічним обслуговуванням касових апаратів фірми SAMSUNG.

Відділ розмноження  та оформлення документів робить ксерокопії, брошурує, проводить порізку паперів  будь-якого формату.

Комерційний відділ займається роздрібною та оптовою торгівлею.

Бухгалтерія складається  з трьох чоловік: головний бухгалтер  та два бухгалтери.

Головний бухгалтер  розроблює звіти по магазину, по касі, складає журнали-ордери і баланс.

Бухгалтер веде облік  банківських операцій, розрахунки із замовниками, дебіторами і кредиторами, нараховує заробітну плату робітникам ІОЦ.

Інший бухгалтер веде кількісно-сумовий облік сировини, матеріалів і виконує обов’язки касира.

Відділ кадрів веде облік  кадрiв ІОЦ. Мета обліку кадрiв – одержання даних про наявність і рух працівників в цілому по ІОЦ і по кожному його відділу, контроль за виконанням плану по встановленій чисельності робітників та службовців, визначення витрат праці, контроль за кількістю прийнятих і звільнених працівників.

У відділі кадрів ( ВК ), при прийнятті на роботу працівника складається особиста картка. Вона включає в себе відомості, отримані з трудової книжки, яка ведеться у ВК, диплому, паспорту. При прийомі на роботу, у відповідності з професією і кваліфікацією працівника, призначають йому посаду, відділ, в якому він буде працювати, а потім по цим даним у документі “Штатний розклад” визначають оклад. Посада, відділ, оклад, а також прізвище, ім’я та по-батькові, дата зарахування на роботу, табельний номер, який працівникові присвоюють у ВК, вказують у “Наказі про прийом на роботу”. Підтверджений директором наказ передається у бухгалтерію. Форма цього документу наведена у додатку 1. Інспектор ВК попереджує керівника відділу, в який призначено працівника на роботу.

Чисельність працівників ( особистий склад ) визначається техпром-фін-планом організації та укладеними колективними угодами.

Залежно від участі в  господарській діяльності розрізняють  промислово-виробничий і непромисловий персонал. За характером виконуваних функцій промислово-виробничий персонал розподіляється на категорії: ро-бітники ( основного і допоміжного вироництва ), керівники, спеціалісти і службовці. Непромисловий персонал – це робітники і службовці капітального ремонту, транспортного і житлового господарства і культурно-побутових установ.

Рух кадрiв оформляється первинними документами: наказами про прийом, переміщення, звільнення.

В практиці обліку кадрів розрізняють списковий склад, середньосписковий, наявний.

Фактична чисельність  всіх працівників організації визначається списковим складом.

В списковий персонал входять всі категорії постійних, сезонних та тимчасових працівників, прийнятих на роботу на період не менше 5 днів. Крім того, в списковий склад включаються також працівники, прийняті на роботу за основною діяльністю організації на період більше одного дня. Працівники включаються в списковий склад з дня їх зарахування на роботу. У списках працівників ІОЦ  повинні бути присутні як фактично працюючі на даний період часу, так і відсутні на роботі за певною причиною.

В списковий склад  підприємства включаються:

• працівники, які фактично з’явилися на роботу, в тому числі ті , що не працювали по причині простою;
• працівники, які знаходяться в службовому відрядженні;
• працівники, які знаходяться в чергових відпустках;
• жінки, які знаходяться у дикретних відпустках;
• працівники, які не з’явилися на роботу через хворобу;
• працівники, які не з’явилися на роботу у зв’язку з виконанням державних та суспільних обов’язків, по особистій поважній причині з дозволу адміністрації, особи, які здійснили прогул, а також працівники, яких засудили на строк від 3 до 15 діб;
• працівники, які тимчасово відірвані від виробництва на сільскогоспо-дарські роботи, лісозаготовки та інше;
• працівники, відряджені для підвищення кваліфікації, на сесії;
• працівники, прийняті на роботу з випробувальним терміном;
• працівники, прийняті на роботу за основною діяльністю організації на строк більше одного дня;
• працівники організації, які працюють поза організацією, якщо вони отримують заробітну плату від цієї організації;
• “надомні” робітники;

Середньоспискова чисельність працівників за звітний місяць визначається шляхом додавання кількості працівників за всі календарні дні звітного місяця, враховуючи святкові та вихідні дні, та ділення отриманої суми на число календарних днів звітного періоду.

Від спискового складу працівників слід відрізняти наявний, який показує, скільки чоловік з числа перебуваючих у списку з’явилося на роботу.

Вирішення даної задачі передбачає виконання ряду розрахунків, пов’язаних з визначенням кількості прийнятих працівників на роботу в організацію та вибувших з неї за певний період ( місяць ), а також наявність працівників в організації. При цьому кількісні показники розрахунків при необхідності можуть визначатися в розрізі різних групових ознак ( наприклад, категорій персоналу, професій, освіти ). Показники, які отримуються, потім переносяться у відповідні вихідні форми, для яких характерна велика їх кількість і різноманітність.

В процесі розв’язання задачі виконуються наступні операції по облі-ку і контролю:

             – прийняття працівників на роботу;

             – звільнення працівників з організації;

             – наявність працівників на роботі;

             – військового обліку;

             – підготовки кадрів.

Підрахунок кількісних показників наявності та руху кадрiв по різним груповим ознакам виконується виборкою, сортуванням і додаванням первинних даних в межах тих чи інших групових ознак.

Основним недоліком  даної інформаційної системи  є те, що всі розрахунки ведуться за допомогою калькулятора, для перевірки  достовірності даних потрібно ще раз все перерахувати, а це неефективно і займає багато часу. При обліку постійно потрібна інформація про наявність працівників, а пошук її дуже трудомісткий.

Розглянувши ситуацію, яка  склалася, можна зробити висновок про необхідність удосконалення методу обліку наявності та руху кадрiв шляхом створення автоматизованого робочого місця ( АРМ ) інспектора відділу кадрів.

 

 

 

 

1.2. Аналіз існуючих варіантів  розв’язання досліджуваної задачі.

Облік праці та заробітної плати, як вже було сказано, є одним з найбільш трудомістких ділянок облікової роботи. У попередньому підроз-ділі була розглянута існуюча технологія розв’язання задачі “Облік наявності та руху кадрiв”, а також були вказані основні недоліки, притаманні ручному варіанту розв’язання задачі. Тому на основі вищесказаного можна зробити висновки про те що використання засобів обчислювальної техніки дозволить значно підвищити продуктивність та ефективність розрахункових операцій та операцій пошуку даних. Можливі наступні варіанти розв’язання даної задачі.