Виды прикладных программ

2. программы-переводчики позволяют автоматически переводить тексты на разных языках с более-менее приемлемым качеством. Они не понимают фразовые глаголы, идиомы и фразеологизмы и переводят их дословно. В результате перевод получается не точным. Однако тексты деловой переписки, в том числе и из Интернета, переводятся ими неплохо. Наиболее известные переводчики: Сократ фирмы Арсеналъ, Stylus фирмы ПроМТ.

3. программы-словари (Мультилекс фирмы МедиаЛин-гва. Контекст фирмы Информатик, Лингво фирмы Бит);

4. программы-планировщики используются при необходимости составления плана работ для многих людей, координируют использование ресурсов и т.д. Используют мощные математические и статистические пакеты, позволяют автоматически планировать рабочий день с учетом вводимых изменений. Примеры планировщиков - MS Project, TimeLine.⁵

  К числу прочих системных программ можно отнести программы-оболочки, которые не заменяют операционную систему, но предоставляют пользователю более  удобное «общение» с ней, и  вспомогательные программы (утилиты).

Чаще  всего используются утилиты следующих  типов:

-  программы резервирования - позволяют быстро скопировать на съемные носители интересующую вас информацию;

-  антивирусные программы - предназначены для предотвращения заражения компьютера вирусом и ликвидации последствий их деятельности;

-  архиваторы - программы, позволяющие «сжимать» файлы при создании копий, в несколько раз уменьшают размер архивируемого файла за счет оптимальной его организации;

-  программы-русификаторы - приспосабливают другие программы для работы с русскими буквами;

-  программы для динамического сжатия дисков - создают квазидиски, информация которых в сжатом виде хранится на обычных (настоящих) дискетах в виде файлов, что позволяет хранить на дисках больше данных;

-  программы для оптимизации дисков - позволяют обеспечить более быстрый и удобный доступ к информации на дисках за счет оптимальной организации файловой структуры.

  Автоматизация призвана исправить недостатки, свойственные бумажному документообороту это - затрудненность параллельной работы, сложность получения  информации о прохождении документа. Существует вероятность потери документа  и возможность ошибок, в структурированных  документах можно пропустить незаполненное  поле, в конце концов, его можно  потерять или просто похитить. Электронный  документооборот позволяет минимизировать потери от этих недостатков.

Все известные  системы документооборота могут  работать как в режиме автономного  пользователя, так и по технологии клиент-сервер. Документы хранятся в базах данных. По традиции они  объединены в папки, имеют иерархическую  структуру и контроль доступа. В  основном, системы делопроизводства ориентированы на обработку документов текстового и графического профиля.

З А К Л Ю Ч Е Н И Е

  Когда речь заходит об автоматизации документооборота, то часто в эту сферу попадает множество программ, не имеющих прямого  отношения к решаемой проблеме - текстовые редакторы, программы  распознавания символов, системы  электронной почты. В общегосударственных  стандартах термин документооборот  обозначает контролируемое движение готовых  документов как внутри организации, так и за ее пределами. Электронный  документооборот охватывает сверх  того стадии подготовки документов и  свободный обмен информацией  по компьютерным сетям.

Деятельность  любого предприятия регулируется действующим  законодательством, приказами и  распоряжениями руководства, условиями  заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или  иных (например, торговых) операций и  т.д. Все эти «регуляторы» оформляются  в виде документов - зафиксированных  текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.

Успех же исполнения документа во многом зависит от следующего.

Во-первых, от того, насколько ясно в нем  изложена информация, включая ее оформление и размещение. Поэтому существует целый ряд стандартных правил по подготовке, составлению, оформлению и изготовлению документации - или, говоря иначе, правил по документированию.

Во-вторых, необходимо обеспечить своевременность  исполнения документа, т.е. должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно  передавался бы исполнителю (или  от исполнителя к исполнителю), а  для самого исполнителя существовали бы стимулы к исполнению документа  в срок.⁶

 С П И С О К Л И Т Е Р А Т У Р Ы  

1. Андреева В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М., 2005.

2. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М., 2004.

3. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учеб. пособие / В. В. Сапков. – М.: Издательский центр « Академия», 2008. – 228 с.

4. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства (компьютерные технологии в делопроизводстве). - М., 2007. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

10 ноября 2011 г.                                                            Наумова Е. Ю.