Виды прикладных программ

О Г Л А В Л  Е Н И Е 

Оглавление  ……………………………………………………………..      2

Введение  ………………………………………………………………..      3

1. История автоматизации и компьютеризации делопроизводства…    5
2. Виды прикладных программ  ………………………………………     7
1. Текстовые редакторы  ………………………………………….     7
2. Программы подготовки презентаций  …………………………    8
3. Табличные процессоры  ………………………………………..     9
4. Прочие программы офисного назначения  …………………… 10

Заключение  ………………………………………………………………  12

Список литературы  ……………………………………………………...  13 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

В В Е Д Е Н И Е

  Развитие  человечества во многом связано с  развитием документа как средства запечатления информации.

От наскальных росписей он приходит к клинописным  табличкам, изготавливает папирус, пергамент и, наконец, бумагу. Для  массового размножения документов появляется типография.

Однако  механизация изготовления отдельного документа пришла значительно позже. Документы еще долго пишутся  от руки и только изобретение печатающей машинки, получившей распространение в конце XIX в. под названием «ремингтон» (по фамилии американского техника Remington, ее изобретателя), принесло механизацию в этот процесс. Затем появились электрические пишущие машинки, позволившие увеличить скорость печати и облегчить труд машинисток, особенно печать нескольких экземпляров документов под копирку.

Во 2-й половине XX в. появляются первые ЭВМ, предназначенные первоначально для выполнения сложных вычислений. Первый компьютер, называвшийся ENIAC и созданный в 1946 г., весил 30 т и имел площадь 200м². В 1968 г. во всем мире насчитывалось лишь 30 тыс. компьютеров. В основном это были большие универсальные ЭВМ и «мини- компьютеры» размером с холодильник. Программы вводились в них при помощи перфокарт и позволяли выполнять примитивные расчеты.

С конца 1960-х гг. на базе больших ЭВМ , примером которых являются использовавшиеся в нашей стране вычислительные машины серии ЕС, начинают внедряться автоматизированные системы управления (АСУ). Эти системы позволяли производить централизованную обработку данных масштаба отрасли или крупного предприятия.

Затем появились персональные компьютеры, которые быстро получили распространение  в сфере управления, в первую очередь  в качестве текстовых редакторов - своеобразной электронной пишущей  машинки с практически неограниченным объемом памяти.

С начала 1990- х гг., с появлением графического интерфейса, поддерживающего принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get - Что вы видите - то получите), другими словами - что на экране, то и на бумаге, и с дальнейшим развитием возможностей компьютеров, они прочно утвердились в качестве необходимого атрибута любого офиса.

Сегодня компьютер позволил кардинально  реформировал сферу управления и  теперь является обязательным условием ее нормального функционирования.¹ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

1. История автоматизации  и компьютеризации  делопроизводства.

  Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию  подготовки

документов  предприятия, регистрацию и учет поступающих документов, прохождение  внутренних документов, а также контроль за их исполнением.

  Существуют  две тенденции. В первом случае документооборот  рассматривается как составная  часть делопроизводства.

Вторая  тенденция - это использование специализированных программ, предназначенных  для контроля и управления потоком документов.

На мировом  рынке существуют различные компьютерные программы, предназначенные для  автоматизации процессов различного масштаба.

Разработчики  программ документооборота оказываются  в ситуации совмещения желаемого  и действительного. Им приходится не только ориентироваться на существующий рынок, но и активно создавать  его, имея в виду мировой процесс  развития компьютерной техники и  программного обеспечения.

  Общая структура делопроизводства представлена в виде трех крупных блоков, это :²

- создание документа и его регистрация;

- собственно сам документооборот (передача, пересылка, контроль исполнения и т.п.);

- создание и ведение архива (занесение, поиск, извлечение, систематизация и пр.).

Эта интегрированная  схема поможет произвести систематизацию информации, которая получена от фирм, производящих программы документооборота.

Все программы  работают со следующими видами документов: структурированные, неструктурированные, бумажные и электронные. Структурированные  документы отличает жесткость формы. Информация, необходимая для дальнейшей обработки, находится на определенных полях, которые считываются и заносятся в виде записей в базу данных. Примеры таких документов - финансовые документы, анкеты.

При работе со структурированными документами  необходимо применять технологии сканирования и распознавания (например, технология Tiger Forms, распознающая рукописные символы). Систем сканирования и распознавания на российском рынке две: Cunei Form и Fine Reader. Обе имеют хорошую репутацию. Системы распознавания необходимы также, если вы имеете дело с бумажными документами, которые поступают в систему делопроизводства путем сканирования и распознавания, это - письма, факсы, рекламные проспекты и пр.

Другой  вид документов - электронные документы. Электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно – цифровой форме.

Электронно  – цифровая форма документа позволяет  разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной  техники. Ориентируясь на многообразный рынок ПО, системы документооборота распознают практически все форматы - от ДОС. txt до графического tif или rtr. А также используют различные каналы приема-передачи информации: электронную почту, факс, телекс, телетайп, Интернет и др.

Использование электронной почты предоставляет  такие возможности, как :

- оперативная  доставка электронных документов  адресатам;

- одновременная  рассылка любому количеству адресатов;

- получения  подтверждения о доставке документов  по назначению;

- редактирование  полученных документов, их хранение  и пересылку;

- вывода  на печать полученных документов.

На этапе  создания документа ему присваиваются  опознавательные реквизиты. Все  системы гибки в определении  состава реквизитов и их формы.

2. Виды прикладных  программ.

  Создание  документа - это не только обработка  входящего документа, но и генерирование  исходящего. В делопроизводстве чаще всего используются текстовые редакторы, табличные процессоры, базы данных, программы подготовки презентаций и (реже) программы верстки и графические редакторы. Программы офисного назначения включают в себя, как правило, текстовый редактор, табличный процессор, программу подготовки презентаций и множество полезных мелочей, облегчающих жизнь как секретарю, так и обычному пользователю. Среди офисных пакетов самые распространенные это - Microsoft Office, Lotus Smart Suite и Corel Perfect Office. Самый простой путь, используемый всеми системами - это использование текстовых редакторов для создания неструктурированного документа и занесения его в базу данных посредством присвоения реквизитов. Структурированные документы генерируются по шаблонам путем заполнения необходимых полей.

1. Текстовые редакторы - наиболее широко используемый вид офисных программ. Делопроизводство с использованием текстовых редакторов заметно облегчается.Редакторы документов позволяют использовать различные шрифты, их начертания, абзацы произвольной формы, автоматически переносят слова на новую строку, включают рисунки, нумеруют страницы и сноски.В настоящее время самым распространенным текстовым редактором является MS WORD.³

  Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.рсх, *.bmp , распечатки текста. Он работает со многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и др. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а также по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно также автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст.

При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а также разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.⁴

Текстовый редактор Word Pad позволяет создавать и редактировать достаточно длинные тексты.

В нем  предусмотрена как возможность  работы с уже существующими файлами, так и возможность создания новых  текстов. Word Pad в состоянии открывать текстовые файлы различных форматов, а также сохранять документы в этих форматах. Для каждого из доступных форматов файлов можно задать свой собственный режим переноса текста и указать управляющие элементы, которые должны присутствовать на экране.

2. Программы подготовки презентаций - грамотно организованная презентация может быть весьма эффективным средством продвижения на рынке товаров или услуг, производимых предприятием. Эти программы могут использоваться для проведения рекламных акций, собраний акционеров, на заседаниях совета директоров. Программа подготовки презентаций осуществляет оформление слайдов, стендов с помощью диаграмм, надписей, рисунков, причем слайды, распечатанные на обычном струйном принтере, могут быть показаны аудитории через проектор или же на мониторе большого размера. Такие программы позволяют подбирать соответствующее звуковое сопровождение, вводить элементы анимации. Среди наиболее распространенных программ для подготовки презентаций можно назвать MS PowerPoint, Freelance Graphics (Lotus), Charisma (Micrografs).
3. Табличные процессоры - программы, обеспечивающие создание и изменение таблиц. При работе с этим процессором на экран выводится прямоугольная таблица, состоящая из строк и столбцов, на пересечении которых получаются клетки (ячейки). В этих клеткам могут находиться числа, текст, формулы.

Большинство табличных процессоров позволяют  не только работать с таблицами, но и строить графики, диаграммы, производить  весьма сложные вычисления, могут  работать с базами данных, а также  подстраиваться под запросы пользователя (путем создания самим пользователем  микропрограмм - макросов). Наиболее популярны  следующие табличные процессоры: MS Excel, Quattro Pro, Lotus.

Табличные процессоры позволяют не только создавать, редактировать и выводить на печать собственно таблицы, они, также обладают мощными вычислительными функциями: позволяют производить математические, логические, статистические, экономические и прочие расчеты.

Табличные процессоры позволяют использовать информацию, не только созданную в  них самих, но и в прочих программах пакета.

Например, MS Excel позволяет осуществлять вставку данных из MS Word, экспорт/импорт данных в MS PowerPoint и т.д. Все это делает табличные процессоры очень удобными в делопроизводстве.

5. В прочие программы офисного назначения входят :

1. программы распознавания символов (FineReader,  Cunieform ). Эти программы применяются при использовании сканера и позволяют вводить сканированные тексты не в виде точек, что занимает очень большой объем памяти, а в виде символов ASCII-кода. Программы «понимают» тексты на разных языках, причем качество распознавания сильно зависит от качества отсканированного текста;