Телеграмма, телефонограмма, факс

     Телефонограммы  пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (Приложение 2).

     Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем  или ответственными исполнительным.

   3. Факсограмма (телефакс, факс)

     3.1 Характеристика факсограммы

     Факс  – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощи факсимальной аппаратуры).   Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

       Факсограмма при соблюдении установленных  процедур обладает юридической силой,  в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

     Не  существует каких-либо специальных  требований оформления документов, предъявляемых  к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

     Не  допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне (Приложение 3). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

       В процессе данной работы были рассмотрены основные характеристики  телеграммы, телефонограммы и факсограммы.

Следует отметить, что в  настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.). Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

          На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы:

1. Басаков М.И. Делопроизводство. М.: 2002г.
2. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие для вузов /ВЗФЭИ. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999. – 240.
3. Гринберг А.С., Быченков В.Ф., Горбачев Н.Н. Документационные системы управления. Мн. Учебное пособие. Части 1 и 2. Мн. Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 1997.
4. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое       руководство. – Мн.:ТетраСистемс,1999.– 288 с.
5.   Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М.: 1999г.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Приложение 1 

Наименование вида документа  (ТЕЛЕГРАММА)

наименование  категории 
 
 
 

АДРЕСАТ

(ЖЕЛАТЕЛЬНО  ТЕЛЕГРАФНЫЙ)   
 
 
 
 
 
 
 

ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ 
 

ТЕКСТ  ТЕЛЕГРАММЫ ДОЛЖЕН БЫТЬ ПРЕДЕЛЬНО КРАТКИМ  БЕЗ СОЮЗОВ ПРЕДЛОГОВ ЗНАКОВ ПРЕПИНАНИЯ. ЦИФРЫ И ЧИСЛА КАК ПРАВИЛО  ПИШУТ ПРОПИСЬЮ ТЕКСТ ОФОРМЛЯЮТ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ ЧЕРЕЗ ДВА ИНТЕРВАЛА УКАЗАНИЕ НА ДОЛЖНОСТНОЙ ЛИЦО ОТ ИМЕНИ КОТОРОГО ПОСЫЛАЕТСЯ ТЕЛЕГРАММА

 

Справочные  данные организации- отправителя

 

Наименование  организации отправителя

 
 

Наименование  должности                  Личная подпись                                       И.О. Фамилия

 

Дата 

                                                  (печать)

 
 
 

Приложение 2

 

НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные  данные об организации

 
 
 
 

ТЕЛЕФОНОГРАММА                                                                               Адресат:

00.00.0000                                            №00                                                Должность_____________

Заголовок к  тексту                                                                                      И.О.Фамилия___________

 

 

 
 
 
 
 

ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

 
 
 
 
 

Наименование  должности ___________________________________ И. О. Фамилия

(подпись)

 
 

Передала: секретарь Ф.И.О.                                     Приняла: секретарь Ф.И.О

Тел. 00 00 00                                                               Тел. 00 00 00

Время передачи: 00 час.00 мин.                               Время приема: 00 час. 00 мин.

 

Приложение 3

 
 

НАИМЕНОВАНИЕ  ОРГАНИЗАЦИИ                                               Адресат:___________________

Справочные данные об организации                                                 Должность_________________

                                                                                                                И.О.Фамилия______________

00.00.0000                                                       №00                               Телефон___________________

На № от 00.00.0000                                                                               Факс______________________

 
 
 

Заголовок к тексту

 
 

ТЕКСТ ФАКСА

 
 
 
 

Должность _________________________________________________________ И.О.Фамилия

(подпись)