Створення АРМ заступника начальника виробництва фриз ТОВ «Вінісін»

Етап 5.2. Вибір  файлової структури

Метою виконання даного етапу є вибір оптимальної  файлової організації для кожної з таблиць. Рекомендації по вибору файлової організації даються, виходячи з  наступних варіантів типів файлів:

• послідовні файли;
• хешовані файли;
• індексно-послідовні файли;
• двійкові дерева.

Проаналізувавши наявні таблиці, прийшли до висновку, що найоптимальнішим вибором будуть індексно-послідовні файли.

У порівнянні з хешування  метод ISАМ являє собою більш гнучку структуру зберігання даних. Він підтримує вибірку даних, але точному збігу значення ключа за шаблоном підстановки, за діапазоном значень і за частиною основного ключа. Проте структура індексу файлу ІSАМ залишається незмінною після її формування при створенні самого файлу. Тому продуктивність доступу до даних файлу ІSАМ знижується по мірі відновлення його даних. Оновлення також можуть викликати порушення послідовності ключів файлу ISАМ, тому вибірка даних в порядку значень ключів все більше і більше сповільнюється. Дві останні проблеми усуваються при використанні файлів, організованих за принципом збалансованого дерева. Однак, на відміну від збалансованих дерев, конкурентний доступ до індексу файлу ISАМ легко забезпечується, оскільки його індекс залишається незмінним.

Етап 5.3. Визначення вимог до дискової пам’яті

На основі відомостей про розміри всіх типів кортежів та очікуваній кількості кортежів в  кожному з відношень визначаємо об’єм дискового простору, необхідного  для розміщення бази даних. Одержане значення оцінки представляє максимальний рівень поточної необхідності дисковії пам'яті і задовільний можливостям апаратного забезпечення, передбаченої о розробником перед проектуванням бази даних. Рекомендована дискова пам'ять становить 50 Мб, але для встановлення прикладних програм та зберігання різної документації на комп’ютері рекомендується придбати вінчестер з більшою пам’яттю.

2.3.3 Розробка  механізмів захисту

Оскільки в базі даних  зберігається багато конфіденційної інформації її потрібно захистити. Встановлюємо пароль на базу даних. Для цього відриваємо файл бази даних у монопольному режимі доступу  і виконуємо Сервіс – Захист-Встановити пароль на базу даних (див Рис. 2.1)

Рис. 2.1 Захист бази даних

Далі у полі вводу  пароля вводимо пароль і наживаємо  ОК (див. Рис. 2.2)

Рис. 2.2 Встановлення пароля бази даних

2.3.4 Організація  моніторингу і налаштування функціонування  системи

Використовуючи набір  утиліт, призначених для спостереження  за функціонуванням системи та її налаштування, проводимо тестування бази даних. Налаштування бази даних дає можливість своєчасно виявити суттєві помилки, якщо такі існують, або ж ввести ще ряд транзакцій, необхідних (можливо) для кращого функціонування системи.

 

3 Побудова форм

3.1 Створення  простих форм для вводу даних.

Для створення форм, так само як і для виконання ряду інших операцій, в Access передбачено декілька способів:

• використання майстра Автоформа, який автоматично створює форму, що відображає дані з таблиці або запиту;
• використання програми Майстер форм, що автоматично створює форму після вказівки того, які поля потрібно додати у форму, і визначення декількох параметрів форматування;
• застосування режиму конструктора.

Для створення всіх форм бази даних використовувався майстра  форм.

Використання майстра  форм дає змогу швидко відібрати потрібні поля з таблиці для розміщення на формі або розташувати на одній формі поля з різних таблиць.

Спочатку створюємо  форму за допомогою Майстер форм, а пізніше зробити зміни у формі за допомогою конструктора форм. Далі за допомогою конструктора форми надаємо бажаного вигляду самій формі і всім її елементам. Також вставляємо необхідні командні кнопки. 3 метою виконання обчислень над полями у формі створюємо нове поле i задаємо йому значення у вигляді формули.

Приклад простої форми є форма Postachal'nyky, яка зображена на рисунку 3.1.

Рис. 3.1 Проста форма

Поле зі списком використовується так само, як і список, але займає менше місця в формі, оскільки список відкривається тільки після  клацання на кнопці, яка розкривається. Відмінність між списком і  полем зі списком полягає в тому, що із списку можна вибрати лише значення, а в полі зі списком можна вибрати пункт списку чи ввести значення із клавіатури. Цей механізм забезпечує швидкість і точність введення даних.

Для зручності пошуку даних у деяких формах використовуємо поле зі списком. Воно виконує пошук значень одного атрибуту. Приклад форми поля зі списком є форма Personal, яка зображена на рисунку 3.2.

Рис. 3.2 Форма з полем  зі списком

3.2 Розробка  форм на базі запиту.

Запити – це спеціальні структури, призначені для обробки даних. За допомогою запитів, які забезпечують швидкий і ефективний доступ до даних, що зберігаються в таблицях.

У запитах зберігаються лише інструкції про те, як повинні  бути організовані дані в результаті виконання запиту. У результаті роботи запиту з загальної вихідної бази формується результуюча таблиця, що містить частину загальної інформації, що відповідає запиту.

Важливою властивістю  запитів є те, що при створенні  результуючої таблиці можна не тільки вибирати інформацію з бази, але й обробляти її. При роботі запиту дані можуть упорядковуватися (сортуватися), фільтруватися (відсіватися), поєднуватися, розділятися, змінюватися, і при цьому ніяких змін у базових таблицях може не відбуватися. Результати обробки позначаються тільки на змісті результуючої таблиці, а вона має тимчасовий характер, і іноді її навіть називають моментальним знімком або динамічним набором даних.

Запити дозволяють не тільки відбирати потрібну інформацію з таблиць і обробляти її шляхом створення нових (що обчислюються) полів, але і робити так названі підсумкові обчислення. Прикладом підсумкового обчислення може служити сума всіх значень у якійсь групі чи записів їхнє середнє значення, хоча крім суми і середнього значення існують і інші підсумкові функції. Оскільки підсумкові функції для одного запису не мають змісту й існують тільки для групи записів, то попередньо записи треба згрупувати за якою-небудь ознакою.

Для проведення розрахунків у формах створюю форму на базі запиту. Для цього спочатку у запиті здійснив всі потрібні мені розрахунки, які можна переглянути на рисунку 3.3.

Рис. 3.3 Запит для створення  форми

Після цього створюємо форму на базі цього запиту, за допомогою майстра створення форм. Форму на базі запиту можна переглянути на рисунку 3.4.

Рис. 3.4 Форма на базі запиту

3.3 Побудова  підпорядкованих форм.

У форму можна вставляти  інші форми до трьох рівнів вкладеності. Щоб змінити розмір елемента управління підпорядкованої форми або будь-який елемент управління, в якому виводяться кілька рядків, можна скористатись командою: Формат → Розмір → По розміру даних. Команда: По розміру даних встановить ширину елемента управління, базуючись на ширині підпорядкованої форми. Крім цього, ця  команда “зменшує” висоту форми, щоб на екрані виводилось ціле число рядків. Для того, щоб збільшити висоту елемента управління і щоб помістити в нього ще один рядок, потрібно перетягнути нижній край елемента управління вниз, а потім скористатись командою: По розміру даних.

Щоб створити підпорядковану форму на базі таблиці, потрібно перетягнути цю таблиці з вікна бази даних у потрібну форму.

У даному випадку джерелом головної і підпорядкованої форми є таблиця (а не запит) і зв’язок між двома таблицями визначений, то Access автоматично призначить значення двох властивостей  (Основні поля і Підпорядковані поля), використовуючи зв’язані поля (в тому випадку, якщо перетягували підпорядковану форму в головну). Access також встановить зв’язок між головною  і підпорядкованою формою (якщо головна форма базується на таблиці, а в підпорядкованій формі є поле з іменем, що співпадає з іменем первинного ключа базової таблиці головної форми).

Приклад підпорядкованої  форми є форма Sluzhby, яку можна побачити на рисунку 3.4.

Рис. 3.4 Підпорядкована форма

3.4 Зв’язування форм за допомогою командних кнопок.

Однією з властивостей Microsoft Access є здатність запускати  макроси, коли у формі відбуваються певні дії. В режимі конструктора у формі можна створити командну кнопку, що використовує макрос для  відкриття іншої форми.

Вікно макроса дуже подібне  на вікно таблиці в режимі конструктора. Макрокоманди і примітки вводяться  у верхній панелі, а потім, скориставшись функціональною клавішою  F6, переходимо в нижню панель і встановлюємо аргументи для кожної макрокоманди.  Якщо клацнути по комірці в стовпчику Макрокоманда, Access виведе кнопку, за допомогою якої відкривається список всіх макрокоманд.

Створення командної  кнопки відбувається таким чином. Відкриваємо  форму, в якій потрібно створити командну кнопку, в режимі конструктора. Переносимо вікно форми в сторону, щоб можна було бачити вікно бази даних. Знаходимо потрібний макрос у вікні бази даних, перетягуємо і опускаємо в області заголовка форми. Access створить командну кнопку, яка запускатиме цей макрос.

Приклад форм, зв’язаних за допомогою командних кнопок можна переглянути на рисунку 3.5.

Рис. 3.5 Форми зв’язані командною кнопкою

 

4 Створення звітів (згідно  завдання).

4.1 Створення  простого звіту.

Є такі засоби створення  звітів: 1) конструктор;

    2) майстер звiтiв;

    3) автозвіти.

Як і у випадку  форм оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою  майстра звіту, а пізніше дооформляють його вручну за допомогою конструктора.

Режим конструктора дуже подібний до аналогічного режиму для  форм. Є лише одна відмінність: на панелі елементів управління для звітів є піктограма Конец страницы. Як правило, розбивку на сторінки Access виконує автоматично, але якщо використати цю піктограму, то можна це робити вручну відповідно до вимог користувача.

Верхній та нижній колонтитули сторінки виводяться відповідно зверху та знизу на кожній віддрукованій сторінці. Обидві ці області можна включати та виключати за допомогою команди Вид → Колонтитули.

Кожна з областей має  певні властивості. Для перегляду  властивостей області необхідно вибрати піктограму Властивості, а потім одну із смужок з назвою області звіту. За допомогою властивостей можна управляти формою звіту, який буде друкуватись, щоб у ньому не було розривів, порожніх рядків чи обрізаних даних.

Звіт складається з  декількох частин (елементів, не всі вони є обов'язковими), які створює  конструктор, а саме:

• заголовок звіту;

• верхній колонтитул (повторюється на усіх сторінках);

• заголовок групи (якщо записи групуються);

• область даних;

• нижній колонтитул;

• примітки

Для створення простих  звітів використовуємо майстер форм. Простим звітом являється звіт «Довідник готової продукції», який був створений за допомогою майстра форм. Його вигляд зображено на рисунку 4.1.

Рис. 4.1 Простий звіт

4.2 Розробка  базового запиту для звіту.

Для проведення розрахунків  та виводу у звіт атрибутів з різних таблиць, використовуємо створення звіту на базі запиту. Прикладом такого звіту являється звіт «Готова продукція на складі». За допомогою запиту підраховується загальна вартість продукції на складі та залишок або недостача (залежно від реалізації продукції). Переглянути запит для створення звіту можна на рисунку 4.2.

Рис. 4.2 Базовий запит  для створення звіту

4.3 Побудова  базового звіту.

Розробивши базовий  запит та  визначивши групи, переходимо до побудови звіту. Базову версію звіту створюємо в режимі конструктора і, в разі потреби, встановлюємо певні властивості в бланку властивостей для звіту в цілому.

Для обробки даних  або для додавання інформації у звіт можна скористатись вбудованими функціями.

Одним із видів інформації, яку дуже часто потрібно включати у звіт, є інформація про дату підготовки звіту. Інколи у звіт додають  номери сторінок. Для дат Microsoft Access пропонує дві вбудовані функції, за допомогою  яких додають у звіт поточну дату і час. Функція Date( ) повертає поточну системну дату як змінну типу Дата/Час без компоненти часу. Функція Now( ) повертає поточну системну дату і час як змінну типу Дата/Час.

Інша задача, що потребує рішення дуже часто, ― це проведення різноманітних обчислень на основі даних таблиць. Для обчислення загальної суми необхідно створити незв’язане поле і розмістити його у звіті. Тепер обчислене значення загальної суми буде міститись у цьому новому полі. Для того, щоб у виразі, який використовується для обчислень, посилатись на ім’я будь-якого елемента керування,  введіть в ньому ім’я елемента керування, взяте в квадратні дужки.