Система баз данных MS Access

     С понятием базы данных тесно связано  понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

     В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они  могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office. 

1.3 Создание Базы данных 

     Для создания новой базы данных выполним команду Файл/Создать. На экране откроется  окно диалога “Создание”, содержащее две вкладки:

     “Общие” — позволяет создать новую  пустую базу данных.“Базы данных”  — позволяет выбрать образец  базы данных, содержащий большинство  требуемых объектов, и создать  базу с помощью мастера. Для создания новой пустой базы данных перейдем на вкладку “Общие” и нажмите кнопку ОК в нижней части окна диалога. На экране откроется окно диалога “Файл новой базы данных”. В данном окне диалога из раскрывающегося списка Папка выберем папку, в которой сохраним создаваемую базу данных, а в поле ввода Имя файла введем имя базы данных. После этого можно создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данныхПри выборе имени базы данных можно не ограничиваться восемью символами. Расширение для имени файла указывать не нужно, по умолчанию в поле ввода Тип файла установлен тип “База данных”. После ввода имени создаваемой базы данных нажмем кнопку Создать данного окна диалога. На экране откроется окно базы данных. Оно состоит из шести вкладок, которые пока пусты. В данном окне предстоит создать все объекты, входящие в базу данных. Их перечень соответствует ярлыкам вкладок в верхней части окна базы данных. В этом окне можно создавать

     “Общие” — позволяет создать новую пустую базу данных.“Базы данных” — позволяет выбрать образец базы данных, содержащий большинство требуемых объектов, и создать базу с помощью мастера. Для создания новой пустой базы данных перейдем на вкладку “Общие” и нажмите кнопку ОК в нижней части окна диалога. На экране откроется окно диалога “Файл новой базы данных”. В данном окне диалога из раскрывающегося списка Папка выберем папку, в которой сохраним создаваемую базу данных, а в поле ввода Имя файла введем имя базы данных. После этого можно создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данныхПри выборе имени базы данных можно не ограничиваться восемью символами. Расширение для имени файла указывать не нужно, по умолчанию в поле ввода Тип файла установлен тип “База данных”. После ввода имени создаваемой базы данных нажмем кнопку Создать данного окна диалога. На экране откроется окно базы данных. Оно состоит из шести вкладок, которые пока пусты. В данном окне предстоит создать все объекты, входящие в базу данных. Их перечень соответствует ярлыкам вкладок в верхней части окна базы данных. В этом окне можно создавать таблицы, хранящие информацию, отчеты, формы, запросы. Все они будут располагаться во вкладках, которые открываются при выборе соответствующего ярлыкаДля создания информационной БД Access, необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать пункт меню /Пуск/Создать документ Офис
2. В представленном диалоговом окне выбрать пункт: Новая База Данных

 

 

     Создание  таблиц

1. С помощью конструктора. Необходимо в разделе «Таблицы» структуры БД, нажать кнопку «Создать» и в дополнительном окне выбрать необходимый пункт «Конструктор».
2. Далее необходимо в конструкторе указать «Имя поля» таблицы,

     «Тип  данных» поля, по желанию «Примечание» и при достаточной подготовке можно использовать расширенные настройки полей, такие как: Символьный размер поля, кодировка, формат и многое прочее, представлены в нижней части окна конструктора.

«Имя  поля» таблицы - это просто название столбца, несет в себе информационный характер для пользователя

«Тип  данных» - требует серьезного подхода  к своему выбору, так как он определяет тип информации вносимой в поля таблицы. В зависимости от типа данных, БД будет позволять или не позволять вам производить различные операции. К примеру: получение суммы остатков по складам, возможно только если поле «Остатки» будет числового типа данных³.

«Примечание» - носит также информационный характер, но в отличие от «Имени поля», примечание сможете видеть только Вы, в режиме конструктора.

«Ключевое поле» - используют для создания связей между таблицами. Все значения этого  поля должны быть уникальными. Связь по КП используют для создания запросов, отчетов и тд. 

 

 

     

3. Для упрощения  ввода повторяющихся данных используем в «Типе данных», пункт «Мастер  подстановок»

 

 

     Еще один «Метод подстановки» получает данные из другой таблицы. К «списку» создается связь на поле другой таблицы и оттуда берутся необходимые данные.

4. Для ввода данных в созданную таблицу, открываем ее двойным щелчком и вносим необходимую информацию

 

 

     Создание  формы

     Для создания необходимо перейти на вкладку  «формы» нажать кнопку «создать» и используя «мастер форм» выбрать необходимые поля, структуру отображения, цветовую гамму. Получится рабочий макет.

 

  

 

 

 

      Далее используя «Конструктор форм»  добавим кнопки навигации для  просмотра содержимого таблиц, кнопку выхода из формы, кнопки для показа запроса и переноса отчета в выбранный формат.

     Для этого выбрав на панели объектов «Кнопку» размещаем ее на форме и задаем необходимые действия которые будут  выполняться по ее нажатию. 

 

     В результате получится полноценное  «диалоговое окно» для работы с созданными таблицами, формами и запросами.

     Кнопки  «Остатки, товар» открывают наши таблицы. Кнопка «Ввод товара» открывает  вторую форму для просмотра и  редактирования записей в таблице  товар.

     Кнопка  «Остатки по складам» открывает сводную  таблицу (запрос) которая содержит данные из обеих таблиц и вычисляемое поле «Остатки по складам».

     Так же созданы кнопки перехода по записям, открытия отчета, и кнопка закрытия формы. 
 
 
 
 
 

     Создание  запроса и отчета 

 

     

1. Так же как  и в предыдущих случаях выбираем вкладку «Запрос», жмем кнопу «Создать»  и выбираем «конструктор». В появившихся  окнах выбираем таблицы и далее  необходимые поля для показа из этих таблиц.
2. Для создания «отчета» производим те же действия, только создаем с помощью мастера. Выбираем нужные поля из разных таблиц для формирования необходимой структуры, показа требуемых данных.

 

 

 

 

 

      Следуя указаниям программы, выбираем порядок сортировки, макет группировки  и оформление фона. В результате получаем отчет: 

 

2 Функциональные возможности MS Access 

     Рассмотрим  подробнее основные функции MS Access, чтобы  иметь более ясное представление  о его возможностях.

     В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.

     Окно  объектов базы данных 

 

     Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb⁴.

     Таблица – это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.

     Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах – в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных.

     Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы.

     Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных». 

 

     Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи  между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной  целостности. При этом изменения  сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика.

     Запрос – объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки⁵. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки. 

 

     Есть  еще один способ создания запроса, который  встроен в конструктор, – это  написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной.

     Форма – это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами – в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои ActiveX), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.