Разработка эффективной системы управления проектами в организации

1. Управление всем процессом выполнения задачи или проекта;
2. Создание дискуссионых ветвей и голосований;
3. Отслеживание процесса работы по электронной почте;
4. Распределение задач и обсуждений по тематическим категориям;
5. Расстановка видимости категорий между пользователями;
6. Группировка пользователей в департаменты и установка локальности (внешний, внутренний);
7. Статистика нагрузки на категории, департаменты и отдельных пользователей;
8. Создание как односложных задач так и многозадачных проектов;
9. Механизм ведение открытой или приватной переписки по любой задаче;
10. Хронология процесса работы над задачей (сохранение всех вносимых изменений);
11. Циклические задачи;
12. Внутреннее оповещение сотрудников;
13. Система мгновенных сообщений.

 

      3.2. Мероприятия по  разработке эффективной  системы управления проектами в организации ЗАО «Ямалгазинвест» 

      К основным факторам, влияющим на успех  мероприятия относятся:

      Стратегический  подход.

      Человеческий  фактор, максимальная отдача каждого  специалиста.

      Использование профессиональных приемов управления

      Ориентация  на будущее - своевременность.

      Эффективное освоение практического опыта, которое  происходит на примерах успешных и  неудачных проектов.

      В таблице 5 представлен разработанный  план разработки и реализации мероприятий  по усовершенствованию системы управления проектами компании ЗАО «Ямалгазинвест».

      Таблица 5

Календарный план разработки и реализации мероприятий

по усовершенствованию системы управления проектами компании ЗАО «Ямалгазинвест»

№	Наименование  мероприятия	Ответственное лицо	Срок внедрения
1	Анализ действующей  организационной структуры компании ЗАО «Ямалгазинвест»	Генеральный директор, Директор по персоналу	I квартал 2009 года
2	Введение новой  должности – Директор Проекта  в компании ЗАО «Ямалгазинвест»	Генеральный директор, Директор по персоналу	I квартал 2009 года
3	Анализ организационной  культуры компании ЗАО «Ямалгазинвест»	Директор по персоналу, Директор Проекта	II квартал 2009 года
4	Анализ существующей информационной системы управления проектами в компании ЗАО «Ямалгазинвест»	Директор Проекта, Начальник отдела информационных технологий и техобслуживания	II квартал 2009 года
5	Оценка эффективности совершенствованию системы управления проектами в компании ЗАО «Ямалгазинвест»	Генеральный директор, Директор Проекта	III квартал 2009 года

 

      Организационная структура включает в себя распределение  основных функций предприятия, функций  менеджмента, фаз управленческого  процесса, зон ответственности по организационным звеньям, иерархической  лестнице управления, механизмы централизации/децентрализации, механизм делегирования полномочий.

      Совершенствование организационной структуры предприятия - важнейшая часть организационного развития, процесса изменений, совершенствования  системы управления предприятием.

      На  рисунке 6 представлена измененная организационная структура проектного управления компании ЗАО «Ямалгазинвест».

      Рис. 6. Организационная структура проектного управления компании ЗАО «Ямалгазинвест»

      Основные  изменения – введение должности специалиста по управлению персоналом в службу персонала. Данное изменение позволит выделить отдельного специалиста  и разделить между двумя специалистами функции данной службы.

      Основные  обязанности Директора проекта:

      - Стратегическое и оперативное руководство конкретным проектом;

      - Образование команды на проект;

      - Взаимодействие с заказчиком;

      - Координация внутренних работ;

      - Проведение переговоров;

      - Согласование сделок;

      - Организация разработки концепций  построения проекта по направлениям;

      - Координирование этапов реализации  проектов: предпроектное обследование, формирование и согласование  требований с заказчиком, формирование  технико-коммерческих предложений,  разработка технических заданий,  контроль разработки технической  и проектной документации, экспертиза проектных решений;

      - Обеспечение планирования и управления  ресурсами проектов: бюджет, состав  рабочей группы, выбор подрядчиков,  согласование плана-графика работ, контроль сроков выполнения;

      - Планирование продвижения проекта, организация и проведение презентаций и выставок. 

 

       Заключение 

     Совершенствование коммерческой деятельности  организации  является особо актуальной задачей, решение которой выступает важным условием увеличения объема продаж. В современных условиях конкурентного рынка компания должна развивать свою деятельность и экономический потенциал, так это дает шанс на получение прибыли в будущем.

     Компания  должна вырабатывать долгосрочную линию  поведения, которая позволила бы ей поспевать за изменениями происходящими в его окружении. При рассмотрении вопросов совершенствования деятельности компании одним из основных инструментом является планирование у управление ресурсами компании. 

     В данной дипломной работе были рассмотрены  такие понятия как управление проектами компании, составление бюджета проекта. Управление проектами – практическая деятельность, направленная на успешную реализацию проектов, достижение целей проекта. Использование знаний, навыков, методов, средств и технологий при выполнении проекта с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта.

     В данной работе была рассмотрена компания компании ЗАО «Ямалгазинвест». Была дана характеристика самой компании ЗАО «Ямалгазинвест», ее деятельности, основных производственных показателей, а также сделан анализ финансового состояния компании за предыдущие периоды (2005-2007 года).

     В целом, анализ компании и анализ существующей системы управления показал, что  компания ЗАО «Ямалгазинвест» финансово устойчива, существующая система управления проектами разработана достаточно продумана, тем не менее, возросшее количество проектов подталкивает компании для мер по совершенствованию системы управления проектами. Основные мероприятия по усовершенствованию системы управления проектами – это совершенствование организационной структуры компании путем введение новой должности – Директор Проекта.

     В данной работе определены основные функции  Директора Проекта. Разработан план мероприятий по совершенствованию  системы управления проектами в  компании ЗАО «Ямалгазинвест».

     Хорошо спланированный проект, разработанные бюджет, как правило, является существенным фактором длительного выживания компании и ее прибыльности.

 

       Список литературы 

      

1. Артеменко В.Г., Беллендир М.В. Финансовый анализ: Учебное пособие. - М.: «ДИС», НГАЭ и У, 2000 г. – 385 с.
2. Балабанов И.Т. Основы финансового менеджмента. // Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2000 г. –  478 с.
3. Басапов М.И. Анализ хозяйственной деятельности.-М.: Экономика, 2001 г.
4. Бизнес-план инвестиционного проекта: Отечественный и зарубежный опыт. Современная практика: учеб. пособие для вузов/ Под ред. В.М.
5. Инвестиции: учебник /кол. авторов; под ред. Г.П. Подшиваленко. – М.: КНОРУС, 2008. – 496 с.
6. Маренков Н.П. Основы управления инвестициями. Учебник. Изд. 2-е, стереотипное. – М.: Едиториал УРСС, 2007. – 480 с.
7. Мазур И.И. Управление проектами: учеб. пособие для вузов/ И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге. - 3-е изд. - М.:Омега-Л,2006. - 664 с.
8. Методические рекомендации по оценке эффективности инвестиционных проектов: Вторая ред./ В.В. Коссов, В.Н. Лившиц, А.Г. Шахназаров. - М.: Экономика, 2000. - 422 с.
9. Попов В.М. Сборник бизнес-планов: С рекомендациями и комментариями; учебно-методическое пособие / Попов В.М., Ляпов C. И.; Зверев А.А.; Млодик C.U.; под ред д-ра эк. Наук, В.М. Попова и д-ра эк.наук С.И. Ляпунова. – 5-е изд., перераб. – М.: КНОРУС, 2005. – 336 с.
10. Рассказов В.А. Организация разработки бизнес-плана// Инвестиции в России, 2000. – 126 с.
11. Сухова Л.Ф., Чернова Н.А. Практикум по разработке бизнес-плана и финансовому анализу предприятия: Учебное пособие для вузов. - М,: Финансы и статистика, 2001.  – 233 с.
12. Управление стоимостью проекта. // Директор ИС, № 4, 2002 г.
13. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник / Кол. авт. Под ред. проф. М.Л. Разу. - М.: КНОРУС, 2006.
14. Финансовый менеджмент: теория и практика: Учебник  // Под ред. Е.С. Столповой. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд-во «Перспектива», 2002г. – 656 с.
15. Шеремет А.Д. Финансы предприятий: менеджмент и анализ: учеб. пособие для вузов/ А.Д. Шеремет, А.Ф. Ионова. - 2-е изд., испр. и доп. - М.:Инфра-М,2006. - 479 с.