• оценка планируемого состояния объекта управления;
• оценка отклонений от планируемого состояния;
• выявление причин отклонений;
• анализ возможных решений и действий.

    Информационная  технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

    Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

    Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

    И те, и другие виды отчетов могут  иметь форму суммирующих, сравнительных  и чрезвычайных отчетов.

    В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

    Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

    Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

    Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным  при реализации так называемого  управления по отклонениям.

    Управление  по отклонениям предполагает, что  главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

• отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;
• сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;
• все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;
• в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

    Основные  компоненты информационной технологии управления показаны на рис. 3

    Входная информация поступает из систем операционного  уровня. Выходная информация формируется  в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Рис. 3 Основные компоненты информационной технологии управления

    Содержимое  базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

• данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
• планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

ГЛАВА II: ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

 

     Автоматизация магазина «Аптека» позволит организовать ведение количественного и суммового учета с целью эффективного контроля за поступлениями и расходованием товара, оперативно получать данные о продажах и денежных средствах, вести анализ продаж, отслеживать состояние расчетов с поставщиками, отражать торговые операции в бухгалтерском учете и т.д.

     Немаловажными факторами для принятия решений  служат: сбор и анализ достоверной  информации, подготовка альтернативных вариантов дальнейшего развития событий, непосредственно принятие решения, организация его реализации, контроль выполнения, анализ полученного результата, коррекция.

     Для программной реализации работы одного из бизнес-процессов  магазина был выбран Microsoft Excel. MS Excel – это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных.  Её успех заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя.

    Требования  к системе: Система должна обеспечивать типовые операции при работе с базами данных:

• ввод новых данных;
• удаление ненужных данных;
• редактировать имеющиеся данные;
• производить сортировку данных по заданным критериям;
• производить поиск необходимой информации.

      Под архитектурой понимается общая структура ИС. Она тесно связана с интерфейсом и дизайном системы. Продуманность указанных аспектов должна обеспечить удобство работы конечных пользователей и, в конечном счете, определяет коммерческий успех ИС.

      В отличие от программирования создание интерфейса процесс очень творческий и потому плохо формализуемый. Здесь все зависит от опыта разработчика с подобными системами, знания объекта автоматизации (предметной области) и знания возможностей среды разработки.

      В данном случае можно предложить следующую архитектуру.

      1. При запуске ИС должна появиться  заставка;

      2. После щелчка по ней мышью  система должна перейти к главному  меню;

      3. Главное меню должно обеспечивать  доступ  к следующим функциям системы:

      - справочник товаров;

      - сведения о продажах;

      - справочник поставщиков;

      - сведения о поставках;

      - сведения о сотрудниках:

      - начисление заработной платы;

      - поиск информации:

      - отчеты;

          - выход.

      4. При выборе соответствующего  пункта меню система должна  переходить на нужную форму (применительно к Excel произойдет переход на соответствующий лист), где реализованы необходимые операции.

      5. На каждом листе должна находиться  кнопка возврата к главному  меню.

     Работа  по созданию ИС начинается с создания ее компонентов.

     Поэтому создадим новый документ Excel и, в соответствии с проектом, создадим эти компоненты. Очевидно, что исходя из возможностей Excel, запланированные компоненты будут находиться на отдельных листах. По умолчанию в Excel уже имеются три листа. Поэтому командой Вставка > Лист создаем нужное количество листов.

     Переименуем листы в соответствии с проектом и оформляем листы «Меню» и  «Заставка» при помощи объекта  WordArt.

 

 

     Естественно, что оформление заставки дело творческое и здесь можно использовать все средства компьютерной графики.

     В функциональном плане от заставки требуется  только вывести на  экран название системы и по щелчку мыши перейти  на лист меню.

     При работе в Excel переход между листами  обычно производится путем выбора ярлычков нужного листа.

     Но  наличие ярлычков характерно только для Excel. В прикладных  же программах переходы осуществляются с использованием Windows- или Web-интерфейса. Все эти возможности несложно реализовать и в Excel.

     В данном случае переход к меню естественнее всего организовать с помощью гиперссылки.

     Поэтому:

- выделяем  надпись на титульном листе  и выполним команды:

Вставка > Гиперссылка > Место  в документе > Меню > Ok;

При щелчке по надписи система должна перейти  на пока еще пустой лист «Меню».

     По  аналогичной технологии можно было бы сделать и главное меню системы на листе «Меню». Однако для этой цели имеются и более профессиональные средства – это, прежде всего, макросы.

     В общем случае макросы представляют собой встроенные в документ Excel программы на Visual Basic. Они применяются в тех случаях, когда встроенных средств Excel не достаточно. По назначению их можно весьма условно разделить на следующие группы:

• Макросы, обеспечивающие автоматизацию операций по обеспечению работы в Excel;
• Макросы вычислительного характера;
• Макросы, обеспечивающие необходимый интерфейс для вычислений.

     В настоящем разделе покажем использование  макросов для создания интерфейса.

     Создание  макросов для кнопок.

     Согласно  плану проекта созданные кнопки должны обеспечить выполнение следующих команд – табл.1. 
 

Таблица 1.

Назначение  кнопок

 

     Все макросы, выполняющие указанные  команды, создаются практически одинаково.

1. Перейти  на Лист1.

2. Выполнить  команды – Сервис >  Макрос > Начать запись.

3. На  запрос о параметрах макроса  необходимо только указать осмысленное имя макроса. При вводе имени макроса нельзя использовать пробелы.

4. Система  перейдет в режим записи макроса.  Но в Excel, в отличие от Word, нет внешних признаков того, что система находится в режиме записи. Поэтому здесь необходимо очень аккуратно выполнить только необходимые команды и тут же остановить запись.

5. Применительно  к рассматриваемой задаче –  щелкнуть по ярлычку «Товары» и затем Сервис > Макрос > Остановить запись.

Точно также можно создать макросы перехода для других кнопок.

Создание кнопок. Вызывается панель инструментов с заготовками интерфейса – Вид > Панели инструментов > Формы. На появившейся панели выбрать элемент «Кнопка» и нарисовать ее в нужном месте экрана. На запрос о назначении макроса из списка выбрать «Товары». Надпись на кнопке «Кнопка 1» исправить на «Товары».

     Аналогично  создаются все остальные кнопки главного меню.

     На  остальных листах (пока еще пустых) создать кнопки возврата к главному меню (используется макрос «Меню»).

     В соответствии с проектом у нас  должны быть следующие таблицы:

1. Товары
2. Справочник по продажам
3. Сортировка по продажам
4. Поиск по продажам

     Первая  таблица относительно небольшая  и содержит условно-постоянную информацию. В самом деле – не так уж и часто  на рынке появляются новые товары и не так уж и часто меняются налаженные схемы поставок. Поэтому заполнять эти таблицы  придется вручную (напрягая фантазию). Например, данные о товарах:

 

    Присвоим  этой таблице имя «Товары». Данное имя будет доступно с любого листа.

     Рассмотрим  эту технологию на примере заполнения таблицы продаж.

     Пусть шапка этой таблицы имеет следующий  вид: