В случае, когда нужно скопировать  записи в новую таблицу, следует  воспользоваться запросом на создание таблицы:

1. Создать запрос на выборку;
2. Вернуться в режим «конструктор»;
3. На вкладке «Конструктор», в группе «тип запроса» выбрать команду «Создание таблицы»(Рис.25);
4. Выбрать либо открытую базу данных, либо другую базу данных и нажать «ОК».

Рис.25. Запрос на создание новой таблицы

После чего верну нажать кнопку «Выполнить». Появится предупреждающее сообщение (Рис.26).

Рис.26. Предупреждающее сообщение

На (Рис. 27) показана таблица созданная при помощи запроса на создание новой таблицы. В этой таблице представлены данные о названии товара и его типе.

Рис.27. Новая  таблица, созданная с помощью запроса 

     Запрос  на удаление, показанный на (Рис.28) и (Рис.29), существует для удаления данных из существующей таблицы.

     

Рис.28. Таблица  «Магазин» до выполнения запроса  на удаление 

     Для создания запроса на удаление следует создать запрос на выборку.

В режим «Конструктор», на вкладке «Конструктор», в группе «Тип запроса» выбрать команду «Удаление». В ячейке «Удаление» выбрать условие, после чего запустить запрос (Рис.29). 

Рис.29. «Запрос  на удаление» в режиме «Конструктор»

Появится сообщение, предупреждающее о удалении записей  в таблице(рис.30)

Рис.30. Предупреждающее  сообщение

     После нажатия на кнопку «Да» из таблицы  «Магазин» удалится поле заданное в условии (рис.31).

Рис.31. Таблица  «Магазин» 

после выполнения запроса на удаление 

     Запрос  «Итоги» существует для подведения итогов в таблице «Сопроводительные  документы» .

      В режиме «Конструктор», на вкладке «Конструктор», в группе «Показать или скрыть» выбрать «Итоги» (рис.32). 

Рис.32. Запрос «Итоги» в режиме «Конструктор»

     После нажатия на кнопку «Выполнить» появится таблица, показывающая итоги (рис. 33).

Рис.33. Запрос «Итоги» в режиме «Выполнения» 

     1.4 Формы

     Все поля базового источника данных размещаются  в форме.

      В области переходов выбрать таблицу  или запрос, затем на закладке «создание» в группе «формы» выбрать команду  «формы».

     Если  Access найдёт таблицу связанную отношениями «один ко многим» с таблицей или запросом, которые использовались для создания формы, то будет добавлена таблица   данных в форму, основанную на связывание таблицы или запроса. Если такая таблица не нужна, то её можно удалить в режиме «конструктор». 

     В форме «Товар» присутствуют следующие поля (Рис. 34):

• Код товара
• Наименование
• Модель
• Наличие
• Характеристика
• Цена
• Код внешнего вида
• Код категории
• Код магазина
• Код производителя

Данная форма  существует для просмотра данных о товаре. 

Рис.34. Форма «Товар» 

     В форме «Производитель» присутствуют следующие поля (Рис. 35):

• Код производителя;
• Название производителя;
• Телефон;
• Адрес;
• Электронный адрес;

Рис.35. Форма  «Производитель» 
 
 
 
 

Форма на (Рис. 36) создана на основе запроса на выборку нового товара.

Рис. 36. Форма запроса на выборку нового товара 

     На (Рис.37) представлена форма отображающая дешевый товар, созданная на основе запроса на выборку цена которого не превышает 13000.

Рис.37.Форма «Цены» 
 

     На  форме «Внешний вид» представлены все  имеющиеся виды товаров и краткое описание (рис.38).

Рис.38. Форма «Внешний вид» 

      На  форме «Категория товара» представлены все имеющиеся категории товаров (Рис.39).

Рис.39. Форма «Категория товара» 

     Форма создана на основе запроса, для просмотра  информации о производителе, а именно его телефона, электронного адреса и телефона (Рис.40).

Рис.40. Форма  «Поиск производителя»

     1.5. Отчеты

      Перед созданием отчёта нужно разработать  его эскиз.

      Отчёт имеет один или несколько разделов. Раздел сведений присутствует во всех отчётах. Этот раздел повторяется для  каждой записи в таблице или запросе, на которых основан отчёт. Остальные  разделы являются дополнительными.

      Отчет на (Рис.41) показывает сведения о производителях, названии производителя, телефон, адрес и электронный адрес. 

Рис.41. Отчёт  «Производитель»

     Отчет на (Рис.42)  показывает сведения о  товаре, код товара, наименование товара, модель, наличие, характеристика и цена товара.  А так же считает всю стоимость товара.

Рис. 42. Отчёт «Товар» 

     Отчет на (Рис.43)  показывает сведения о магазинах, код магазина, наименование магазина, телефон, эмблема и адрес.   

Рис.43. Отчёт  «Магазин» 

Отчет на (Рис.44)  показывает сведения о найденных производителях удовлетворяющие условию запроса на выборку.

Рис.44. Отчёт  «Поиск производителя»

     1.6 Главная кнопочная  форма

      Главная кнопочная форма создается с  целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в  качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.  
 Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.  
 Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Технология  создания кнопочных форм следующая:

1. создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);
2. создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);
3. создать элементы главной кнопочной формы;
4. создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;
5. создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;
6. создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

 

Рис.45. Главная  кнопочная форма

2.Электроны   таблицы Excel

     Excel — пожалуй, самая популярная сегодня программа электронных таблиц. Ею пользуются деловые люди и ученые, бухгалтеры и журналисты.

 С  ее помощью ведут разнообразные  списки, каталоги и таблицы, составляют  финансовые и статистические  отчеты, обсчитывают данные каких-нибудь  опросов и состояние торгового  предприятия, обрабатывают результаты  научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы.  Для ведения домашней бухгалтерии  Excel тоже вполне подходит.

     Основное  отличие электронных таблиц от тех  табличек, которые можно строить  в Microsoft Word и других текстовых редакторах, состоит в том, что настоящие электронные таблицы оснащены возможностью производить вычисления.

     Excel может вычислять суммы по столбцам, строкам или любым иным группам ячеек, перемножать и делить, брать проценты; он сумеет посчитать среднее арифметическое, дисперсию или срок погашения кредита. Электронная таблица – это программа обработки данных, представленных в виде прямоугольной таблицы. Она позволяет выполнять различные расчеты и наглядно иллюстрировать числовую информацию в виде диаграмм.

     На  (Рис.1) показана таблица «Студенты»  которая содержатся поля:

• Фамилия
• Имя
• Год рожденья
• Пол
• Группа
• Дата зачисления
• Место жительства

 

Рис.1. Таблица  «Студенты» в исходном виде 

     На (Рис.2) показана таблица «Студенты» с применением фильтрации к столбцу «Год рожденья». Данные в этой таблице от сортировались в порядке убывания.

Рис.2. Таблица  «Студенты» с применением фильтрации 
 

     Расширенный фильтр требует задания критерия в отдельном интервале рабочего места. Интервал критериев должен состоять не менее чем из двух строк. В первой строке размещаются заголовки столбцов. Во второй и в последующих – критерии фильтров.

     Если  не используются вычисляемые критерии, то заголовки в интервале критериев  должны точно совпадать с заголовками  столбцов, списка или таблицы.

     Когда все данные введены нужно зайти на вкладку «Данные», в группу «сортировка и фильтр», «Дополнительно»

     Откроется окно расширенный фильтр (Рис.3). Выбрать «Скопировать результат в другое место». В «Исходном диапазоне» выделить всю таблицу с данными. В «Диапазоне условий» задать нужный диапазон, выбрать ячейку.  

Рис.3. Расширенный фильтр

      Нажимаем  «ОК». В результате будет составлена новая таблица в которой будут  скрыты все значения не удовлетворяющие условию (Рис.4).