База данных

   

   Алгоритм  создания запроса на создание базы данных отличников(т.е. у кого 8 пятерок):

1. на вкладке Запросы щелкнула по кнопке <Создать>;
2. выбрала Простой запрос;
3. в таблице Группы студентов выберите поля "Название", "Курс", в таблице Студенты выбрала поля "Фамилия", "Имя", "Отчество", а в таблице Успеваемость - поле "Оценки";
4. щелкнула по кнопке <Далее>, затем опять <Далее>;
5. в появившемся окне ввела имя запроса Отличники;
6. щелкнула по ячейке Изменение структуры запроса;
7. щелкнула по кнопке <Готово>;

   Будем считать отличниками тех студентов, которые набрали за восемь экзамена 40 баллов. Операция группировки позволит просуммировать оценки студентов по всем экзаменационным дисциплинам.

8. для выполнения групповых операции выполнила команду Вид, Групповые операции;
9. в строке Групповые операции поля "Оценки" щелкнула по ячейке Групповые операции, выбрала функцию SUM;
10. в строке Условия отбора поля "Оценки" ввела 40.

   

   После выполнения запроса у нас создается  новая таблица в базе данных под  названием Студенты отличники.

     
 

   

3. Проектирование форм и работа с ними.

 

   Access предоставляет возможность вводить  данные как непосредственно в  таблицу, так и с помощью  форм. Форма в БД - это структурированное  окно, которое можно представить  так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

   Внешний вид формы выбирается в зависимости  от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять  задания, которые нельзя выполнить  в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

   Алгоритм  создания формы Студенты.

1. на вкладке Формы щелкнула по кнопке <Создать>;
2. выбрала Конструктор, в выпадающем списке выбрала предварительно составленный запрос "Запрос для формы" и щелкнула по кнопке <ОК>;
3. вышло окно конструктора;
4. поля из списка переместила по одному на форму; разместила поля на форме в нужных местах;
5. сохранила форму, выбрав из меню Файл команду Сохранить как, и в открывшемся окне выбрала режим сохранения «в текущей базе данных», затем ОК;

   Просмотрела полученную мною форму.

     

   Алгоритм  создания сложной  формы (дисциплины и  оценки):

1. на вкладке Формы щелкнула по кнопке <Создать>;
2. выбрала Мастер форм и, не выбирая таблицу или запрос, щелкнула по кнопке <ОК>;
3. в таблице Дисциплины выбрала поле "Название дисциплины";
4. в таблице Студенты выбрала поля "Код студента", "Фамилия", "Имя", "Отчество", в таблице Группы студентов выбрала поля "Название", "Курс";
5. в таблице Успеваемость выбрала поле "Оценки" и щелкнула по кнопке <Далее>;
6. в появившемся окне вариант построения формы меня удовлетворяет, поэтому щелкнула по кнопке <Далее>;
7. оставила табличный вариант подчиненной формы и щелкнула по кнопке  <Далее>;
8. выбрала стиль оформления - международный и щелкнула по кнопке <Далее>;
9. ввела название формы Дисциплины и оценки,
10. щелкнула по кнопке <Готово> и просмотрела полученную форму.

   

11. перешла в режим конструктора, чтобы изменить ширину столбцов и оставить место для диаграммы;

   Для того чтобы вставить в форму диаграмму оценок студентов по заданным дисциплинам:

12. переключилась в режим конструктора;
13. выполнила команду Вид, Панель элементов;
14. на этой панели щелкнула по кнопке <Аа>;           
15. создала прямоугольник для надписи - заголовка диаграммы. Для этого перевела курсор в левый верхний угол будущего прямоугольника, нажала левую кнопку мыши и, не отпуская ее, довела до правого нижнего угла, затем отпустила кнопку;          
16. ввела надпись Диаграмма оценок;
17. выполнила команду Вставка, Диаграмма;
18. ниже таблицы растянула прямоугольник для диаграммы;
19. выбрала таблицу Оценки и щелкнула по кнопке <Далее>;
20. выбрала поля "Код студента" и "Оценки";
21. щелкнула по кнопке <Далее>;
22. выбрала вид диаграммы Гистограмма и щелкнула по кнопке <Далее>;                                           
23. дважды щелкнула по надписи Сумма_оценки, выбрала Отсутствует и щелкнула по кнопке <ОК>;

24. щелкнула по кнопке <Далее>;
25. вновь щелкнула по кнопке <Далее>, так как в строке Поля формы и в строке Поля диаграммы по умолчанию находится Код дисциплины (что и нужно);
26. убрала название диаграммы Оценки (т.к. надпись уже задана) и щелкнула по кнопке <Далее>;
27. отредактировала вид осей диаграммы.

   Результат:

   

   Алгоритм  создания простой формы (справка):

1. на вкладке Формы щелкнула по кнопке <Создать>;
2. выбрала Конструктор;
3. выполнила команду Вид, Панель элементов;
4. на этой панели щелкнула по кнопке <Аа>;           
5. создала два прямоугольника для надписей – название (Справка по базе данных) и для введения текста.

     
 

   

4. Создание  отчета как объекта БД.

   Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

   При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает  необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

   Алгоритм  создания отчета итоги сессии:

1. на вкладке Отчеты щелкнула по кнопке <Создать>;
2. выбрала Мастер отчетов, из раскрывающегося списка - запрос Сессия и щелкнула по кнопке <ОК>;

3. выбрала все  поля запроса и щелкнула по кнопке <Далее> и еще раз  <Далее>;
4. добавила уровень группировки по названию группы;
5. щелкнула по кнопке <Далее>;
6. щелкнула по кнопке <Итоги>, так как надо вычислять средний балл;
7. поставила "галочку" в ячейке поля "AVG" (эта функция вычисляет среднее) и щелкнула по кнопке <ОК>;

8. щелкнула по кнопке <ОК>, так как сортировка не требуется, потому что данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен;
9. выбрала макет отчета – ступенчатый. Щелкнула по кнопке <Далее>; выбрала стиль отчета - деловой и щелкнула по кнопке <Далее>;
10. ввела название отчета Итоги сессии и щелкнула по кнопке <Готово>.

   

   Формы ведомость, отчет по студентам отличникам, список студентов и учебный план ФИРЭ выполняются все аналогично, меняя только стиль макета и стиль отчета. 

   

5. Создание  главной кнопочной формы.

   Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объект

   Алгоритм  создания кнопочного меню:

1. выполнила команду Сервис, Служебные программы, Диспетчер кнопочных форм;
2. подтвердила создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Да>;
3. создаю свою форму, щелкнув по кнопке <Создать>;
4. ввела имя Меню и щелкнула по кнопке <ОК>;  
5. в окне выбрала Меню и щелкнула по кнопке <Изменить>;
6. создала элементы данной кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Создать>;
7. в строке Текст  ввела поясняющую надпись к создаваемым кнопкам Форма студенты, список студентов, ведомость, итоги сессии, отчет по студентам отличникам, выход из базы данных и справка;
8. в строке Команда выбрала из списка соответственно Открытие формы в режиме редактирования, Открыть отчет, Открыть отчет, Открыть отчет, Открыть отчет, Выйти из приложения, Открытие формы;                                             

   

9. закрыла окно кнопочной формы, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
10. щелкнула по кнопке <По умолчанию>;
11. закрыла диспетчер кнопочных форм, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
12. на вкладке Формы кнопочное меню переименовала на Форма меню;
13. зашла в конструктор форм и несколько отредактировала внешний вид. В результате получилось следующее:

     

   

6. Создание  макроса.

   Макросы - это небольшие программы на языке  макрокоманд СУБД Access, состоящие  из последовательности определенных команд (одной или нескольких макрокоманд). Набор макрокоманд в Access очень  широк. Макросы являются простейшими средствами  автоматизации  действий над объектами Access. Необходимо отметить, что макросы легко создавать, и для этого не нужно знать синтаксис языка программирования.

   Алгоритм  создания:

1. в окне БД нажимаю на вкладку Макрос <Создать>;
2. выбираю макрокоманды: Открыть форму, Открыть форму, Открыть отчет, Открыть отчет, Открыть отчет, Открыть отчет;
3. соответственно выбираю имя форм и отчетов: Студенты, Дисциплины и оценки, Ведомость, Список студентов, Итоги сессии, Учебный план ФИРЭ;
4. и соответственно выбираю режимы: форма, форма, просмотр, просмотр, просмотр,просмотр.

   

 

   Заключение.

   База  данных, разработанная в данной контрольной  работе состоит из 4 таблиц: группы студентов, студенты, дисциплины и успеваемость. Данные можно просмотреть и изменить как в таблицах, так и в формах. Так же имеются запросы и отчеты о данных таблицы. 

 

   Использованная литература:

1. Сайт «Информационные технологии» http://www.ssti.ru/kpi/informatika/Content/biblio/b1/inform_man/40.htm
2. Праг К.Н. Ирвин М.Р. Access 2000/Библия пользователя. – М.: Изадтельский дом «Вильямс», 2001.