База данных

 

   Содержание:

   Введение……………………………………………………………………….3

1. Проектирование БД (таблиц и связей между ними)…………………4
2. Формирование запросов……………………………………………….7
3. Проектирование форм и работа с ними………………………………11
4. Создание отчета как объекта БД………………………………………14
5. Создание главной кнопочной формы…………………………………15
6. Создание макроса………………………………………………………16

   Заключение………………………………………………………………………………..17

   Использованная  литература………………………………………………….18

 

    Введение.

   Приложение Microsoft Access – это настольная система  управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

   СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

   К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

   - Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.

   - Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.

   - Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.

   - Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

   База  данных, разработанная в данной контрольной  работе состоит из 4 таблиц: группы студентов, студенты, дисциплины и успеваемость. Данные можно просмотреть и изменить как в таблицах, так и в формах. Так же имеются запросы и отчеты о данных таблицы.

 

1. Проектирование БД (таблиц и связей между ними).

   Создание  БД с помощью СУБД Access начинается с создания структуры таблиц и  установки связей между таблицами.

   Для создания новой базы данных:

   1. Загрузила Access, в появившемся окне выбрала пункт Новая база данных;

   2. в окне "Файл новой базы данных" задала имя базы (Деканат вуза)  и сохранила. 

   

   Для создания таблицы базы данных: в окне базы данных выбрала вкладку Таблицы,  а затем щелкнула по кнопке <Создать>; в окне "Новая таблица" выбрала пункт Конструктор и щелкнула по кнопке <ОК>.

   Итак, при выборе режима Конструктор отображено окно Конструктора таблиц, в котором  необходимо определить структуру новой  таблицы - Таблица 1. Первую таблицу  создала для сущности Студенты.

   В первую строку колонки Имя поля ввела код студентов (Код Студента) и нажала клавишу Enter, при этом курсор переместится в колонку Тип данных, где из раскрывающегося списка выбрала тип данных - Счетчик.

   Определила первую строку таблицы (поле Код Студента) как поле первичного ключа, для этого выделила ее и выбирала команду Правка - Ключевое поле.

   Далее во вторую строку Имя поля ввела код группы (Код Группы) и выбрала тип данных - числовой.

   Затем в третью строку Имя поля ввела Фамилия, и выбираем тип данных текстовый.

   Далее создаются остальные поля в соответствии с данными, представленными в  модели "сущность связь".

   После создания структуры таблицы необходимо сохранить ее. Выбрала Файл - Сохранить, или Сохранить, как... В окне Сохранение ввести имя для созданной таблицы: Студенты, затем ОК.

   Далее создаются структуры остальных  таблиц: Группы студентов, Дисциплины, Успеваемость.  

   После создания структуры таблиц, входящих в БД "Деканат", установила связь между ними. Для этого закрыла все таблицы и выбрала команду "Схема данных" из меню Сервис, появится активное диалоговое окно "Добавление таблицы" на фоне неактивного окна Схема данных.

   В появившемся диалоговом окне Добавление таблиц выделила имена таблиц и нажала кнопку Добавить, при этом в окне "Схема данных" добавляются таблицы. После появления всех таблиц в окне Схема данных закрыла окно Добавление таблицы, щелкнув левой кнопкой мыши на кнопке Закрыть.

   

   Следующий шаг - это установка связей между  таблицами в окне Схема данных. Для этого в окне Схема данных переместила поле Код Группы из таблицы Группы на соответствующее поле таблицы Студенты, в результате этой операции появилось окно "Изменение связей".

   

   В появившемся окне диалога "Изменение  связей" поставила флажки: "Обеспечить целостность данных", "каскадное обновление связанных полей" и "каскадное удаление связанных записей", убедилась в том, что установлен тип отношений один-ко-многим и нажала кнопку Создать.

   Аналогичным образом связала поля Код Студента в таблицах Студенты и Успеваемость, а затем поля Код Дисциплины в таблицах Успеваемость и Дисциплины. В итоге получила Схему данных, представленную на рисунке.

   

   После установки связей между таблицами, закрыла окно Схема данных. Далее заполнила все таблицы.

   

   

   

     

   

2. Формирование запросов.

   Существует  несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

   Алгоритм  создания запроса  на вычисление возраста студентов:

   Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В  окне база данных выбрала вкладку Запросы и щелкнула на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появилось активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку». В окне добавление таблицы нужно выбрала таблицы группы студентов и студенты. Выходит окно конструктора запрос 1: запрос на выборку.

   Заполнила строки поле, имя таблицы, и реализовала функцию для вычисления возраста Int((Date()-[Дата рождения])/365). В строке сортировка в столбце возраст поставила сортировку по возрастанию, чтобы возраста студентов выходили по возрастанию от самого младшего до старшего.

   

   Проверила запрос, все работает.

   

   Алгоритм  создания запроса  поиск ведомости по фамилии(параметрический запрос):

   По  аналогии создаем запрос с помощью  конструктора. Выбираем уже 3 таблицы:

1. Студенты;
2. Успеваемость;
3. Дисциплина.

   В строке условие отбора для поля фамилия  ввела фразу: [Введите фамилию];

   

   Теперь  можно проверить как работает запрос.

   

   Результат:

   

   Алгоритм  создания запроса сессия (простой запрос):

1. открыла вкладку Запросы,
2. щелкнула по кнопке <Создать>;
3. в появившемся окне выбрала Простой запрос и щелкнула по кнопке <ОК>;
4. в появившемся окне в строке Таблицы/запросы выбрала из списка таблицу Студенты; Группы студентов, Дисциплина, Успеваемость;
5. перенесла все поля из окна "Доступные поля" в окно "Выбранные поля";                     
6. щелкнула по кнопке <Далее>. Выводить надо все поля, поэтому еще раз щелкнула по кнопке <Далее>;   
7. в появившемся окне ввела имя запроса Сессия;
8. далее щелкнула по кнопке <Готово>. На экране появилась таблица с данным запросом.

   

   Алгоритм  создания перекрестного запроса – средние оценки по дисциплинам:

   Такой запрос строится на основе одной таблицы или одного запроса, в связи, с чем я сначала сформировала запрос, в котором были бы поля "Название группы", "Курс", "Название дисциплины" и "Оценки". Для этого:

1. на вкладке Запросы щелкнула по кнопке <Создать>;
2. выбрала Простой запрос и щелкнула по кнопке <ОК>;
3. выбрала из таблицы Студенты поле "Название группы" и "Курс";
4. выбрала из таблицы Дисциплины поле "Название дисциплины" ;
5. выбрала из таблицы Оценки поле "Оценки";
6. щелкнула по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкнула по кнопке <Далее>;
7. в появившемся окне ввела имя запроса Для выч. запроса на ср. оценки по дисциплинам;
8. щелкнула по кнопке <Готово>.

   Теперь  можно создавать перекрестный запрос. Для этого:

1. на вкладке Запросы щелкнула по кнопке <Создать>;
2. выбрала Перекрестный запрос и щелкнула по кнопке <ОК>;
3. щелкнула по ячейке Запросы, выбрала Для выч. запроса на ср. оценки по дисциплинам и щелкнула по кнопке <Далее>;                       
4. выбрала поле "Название группы", "Курс" и щелкнула по кнопке <Далее>;
5. выбрала поле "Название дисциплины" и щелкнула по кнопке <Далее>;
6. выбрала функцию AVG, т.е. среднее, и щелкнула по кнопке <Далее>;
7. ввела название запроса Средние оценки по дисциплинам и щелкнула по кнопке <Готово>. Открылась таблица перекрестного запроса.

   

         Алгоритм  создания запроса на изменение оценок(с 2ки на 3ку ):

1. на вкладке Запросы щелкнула по кнопке <Создать>;
2. выбрала Простой запрос;
3. в таблице Успеваемость выбрала поле <Оценки>;
4. щелкнула по кнопке <Далее>, затем в появившемся окне снова щелкнула<Далее>;
5. в появившемся окне ввела имя запроса Изменение оценок;
6. щелкнула по ячейке Изменение структуры запроса;
7. щелкнула по кнопке <Готово>;
8. в строке Условия отбора ввела <3;
9. откройте пункт меню Запрос и выбрала Обновление;
10. в строке конструктора запроса Обновление в поле "Зарплата" ввела: [оценка]+1;
11. выполнила запрос, подтвердив готовность на обновление данных;

   

   Результат: были двоечники

   

   

   

   После выполнения запроса получилось:

   

   

   

   Алгоритм  создания запроса на отчисление студента Чумакова Романа Эдуардовича 230105 3 курс:

1. на вкладке Запросы щелкнула по кнопке <Создать>;      
2. выбрала Простой запрос;,
3. в таблице Студенты выбрала поля "Название группы", "Курс", "Фамилия", "Имя", "Отчество";
4. щелкнула по кнопке <Далее>, затем еще раз <Далее>;
5. в появившемся окне ввела имя запроса Отчисленные студенты;
6. щелкнула по ячейке Изменение структуры запроса;
7. щелкнула по кнопке <Готово>;
8. в строке Условия отбора ввела: в поле "Название группы" – 230105, "Курс" – 3,в поле "Фамилия" - Чумаков, в поле "Имя" - Роман, в поле "Отчество" - Эдуардович;
9. открыла пункт меню Запрос и выберите Удаление;
10. просмотрела удаляемую запись, выполнив команду Вид, Режим таблицы; Будет отображена таблица с данными отчисляемого.