База данных компьютерного магазина

 

      Для создания базы данных нужно сначала  запустить программу Microsoft Office Access 2003, для этого нужно проделать следующие действия: Пуск → Программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2003.

      После этого откроется окно программы. Для создания новой базы данных нужно  выполняем:

      -   команду Файл → Создать

      - в открывшемся окне диалога «Создание» выбираем «Новая база данных». На экране появится окно с запросом директории для новой базы данных, вводим имя базы Компьютерный магазин, затем «ОК». После этого появится окно базы данных (Рисунок 2). 
 

      Создание  таблиц, как и других объектов баз данных, начинается с активации окна базы данных.   В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

      Выбираем  элемент управления  Создание таблицы  в режиме конструктора(Рисунок 3).

        
 
 
 

      Теперь  необходимо заполнить Имена полей  и выбрать Типы данных. По окончании  заполнения через меню Файл→Сохранить как сохраняем полученную таблицу с требуемым именем. На рисунке 4 можно увидеть таблицы для БД компьютерного магазина в режиме конструктора.

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Реляционная схема базы данных

      Реляционная база данных – это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.

      1. Каждая таблица состоит из  однотипных строк и имеет уникальное имя.

      2. Строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений (множественные поля и повторяющиеся группы недопустимы). Иначе говоря, в каждой позиции таблицы на пересечении строки и столбца всегда имеется в точности одно значение или ничего.

      3. Строки таблицы обязательно отличаются друг от друга хотя бы единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую строку такой таблицы.

      4. Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных (даты, фамилии, целые числа или денежные суммы).

      5. Полное информационное содержание  базы данных представляется в  виде явных значений данных  и такой метод представления  является единственным. В частности,  не существует каких-либо специальных  "связей" или указателей, соединяющих одну таблицу с другой.

      6. При выполнении операций с  таблицей ее строки и столбцы  можно обрабатывать в любом  порядке безотносительно к их  информационному содержанию. Этому  способствует наличие имен таблиц  и их столбцов, а также возможность выделения любой их строки или любого набора строк с указанными признаками.

     Разработаем  схему данных, (создание  связей между  таблицами). Для этого:

• нажимаем по кнопку на панели инструментов (или команда Сервис, Схема данных). На экране появится окно <<Схема данных>>;
• щёлкаем по кнопке на панели инструментов (или команда Связи, Добавить таблицу);
• в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;
• закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
• чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно  просто перетащить мышкой таблицы из окна «Базы данных Таблицы» в окно «Схема данных»;
• создадим связь между таблицами Товары и Заказы. Для этого курсором мыши перетаскиваем <<Код товара>> в таблице Товары на поле <<Код товара>> в таблицу Заказы. На экране откроется окно <<Связи>>;
• устанавливаем флажок («галочку») в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;
• щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;
• аналогично создаем  связи между полем <<Код сотрудника>> в таблице Сотрудники и полем <<Код сотрудника>> в таблице Заказы, и т.д. Рисунок 5 отображает полученную схему базы данных компьютерного магазина.
• закрываем окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.
5. Заполнение базы данных.

      В созданной базе данных существует возможность правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически изменяться данные в других таблицах.

      Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

      Для создания формы³ нужно открыть вкладку «Формы» окна базы данных и нажать кнопку «Создать»

      После этого в появившемся окне следует  выбрать способ создания формы «Мастер  форм» и выбрать таблицу, по которой  необходимо сделать форму, в нашем  случае таблица «Товары».

      Далее при помощи кнопок (перенести все записи) или (перенести выбранную запись) нужно выбрать поля, которые будут отражены в форме (рисунок 6). Нажимаем кнопку «Далее»

      

      Затем нужно выбрать внешний вид  формы, стиль (рисунок 7), задать имя формы и форма готова (Рисунок 8).

      

      Если  автоматическое расположение полей  формы нас не устраивает, то необходимо его изменить. Перейдем в режим конструктора (кнопка на панели инструментов ). Здесь можно менять расположение и размер полей формы по своему усмотрению: достаточно мышкой выделить интересующий объект. (Рисунок 9).

      В нашей форме «Товары» есть поле объекта  OLE для размещения изображений товаров. В свойствах этого поля, на вкладке «Макет» устанавливаем размеры: «Вписать в рамку» (Рисунок 10). Это  позволит вставлять изображения любых размеров – Access автоматически подгонит картинку под размер поля.

      

      Теперь  нужно сохранить изменения макета через меню Файл→Сохранить. На рисунке 11 можно увидеть результат преобразований формы «Товары.

      

        Предположим, что в базе данных накопилось довольно много товаров и вдруг срочно понадобилось найти один из них. Для этого нужно:

      -  установить курсор в поле «Наименование  товара».

      - выполнить команду меню Правка → Найти, или воспользоваться кнопкой панели инструментов.

      Для фильтрации данных по полям «Код поставки»:

      - выбираем необходимый код поставки (например, нам интересно, какие  товары были закуплены в 3-ю  поставку) ставим курсор в поле «Код доставки» - «3», и нажимаем кнопку (или выполняем команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному). В форме (или таблице) останутся только записи о товарах 3-й поставки;

      - для отмены фильтрации нажимаем на кнопку на панели инструментов или выполняем команду Записи, Удалить фильтр. В форме (таблице) появятся все данные. Как правило, фильтрацию удобнее использовать в табличных формах или непосредственно в самих таблицах СУБД Access.

      Режим формы позволяет производить  необходимые вычисления прямо в  поле данных.

      В моем проекте СУБД для компьютерного  магазина в форме Товары при заполнении поля «Стоимость закупки» в поле «Стоимость продажи» автоматически вычисляется  цена для продажи товара. Для автоматизации  вычислений необходимо:

      - щелкнуть правой кнопкой мыши  по интересующему полю (в нашем случае это «Стоимость продажи») и выбрать пункт «Свойства.

      - откроется окно «Поле: Стоимость  продажи». Выбираем вкладку данные  и вписываем в поле «Данные»  формулу для расчета (Рисунок  12). Нам необходимо, чтобы стоимость продажи на 50% превышала стоимость покупки.

      

      - закрываем это окно и сохраняем изменения в таблице.

     Для просмотра созданной формы, как  она будет выглядеть при распечатывании на листе щелкаем по кнопке (Рисунок 12)

      

 

3. Оперирование  данными

      2.3.1 Создание запросов

      Запросы позволяют выбирать данные из одной  или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса  является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

      Создадим  запросы на наличие и отсутствие товара.

      Для создания запроса необходимо открыть вкладку «Запросы» окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу «Товары», добавляем необходимые поля (Рисунок 13), нажимаем кнопку «Далее». На основании этих данных будет создан запрос.

      

      В следующем окне нажимаем «Далее». Теперь задаем имя запроса «Наличие товара»  и отмечаем галочкой пункт «Изменить  макет запроса», нажимаем «Готово». Запрос откроется в режиме конструктора. Теперь в столбце «Наличие товара» в строке «Условие отбора» задаем параметр «Истина» (Рисунок 14). Поскольку в нашей таблице поле «Наличие товара» логическое, значения может быть два: Истина и Ложь. «Истина» - товар в наличии, «Ложь» - товара нет в магазине. Запрос на отсутствующий товар создается также, только в параметрах указываем значение «Ложь». (Рисунок 15).

      

      При выполнении запроса (значок на панели управления) появится таблица товаров в наличии или отсутствующих в зависимости от запроса (Рисунок 16).

      

      Теперь  созданные запросы можно использовать в дальнейшем для отчетов по учету товара.

      Аналогично  создаем запрос «Данные о поставщиках». Запрос будет выдавать сведения о  интересующих поставщиках и поставляемых ими товарах, а также ценах на эти товары. В запрос добавляем все поля из таблицы «Поставщики» и поля «Код товара», «Наименование товара», «Стоимость поставки» из таблицы «Товары». Переходим в режим конструктора.

      Условия отбора задаем согласно рисунку 17.

      

      Выполняем запрос. Появится окно с предложением ввести наименование поставщика. В  следующем окне вводим код поставщика (Рисунок 18). Если Вы не помните наименования, при запросе существует возможность оставить одно из полей пустым (именно поэтому в условиях отбора мы указали «Или»). Запрос будем выбирать данные о поставщиках по наименованию или по коду.

      Для удобства использования запросов, для  них создаются формы.

4. Выходные данные
1. Отчет о поставщиках и поставляемых ими товарах

      Отчёты  предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре  отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.