АРМ библиотекаря

Министерство  образования и науки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кафедра: «Прикладной  информатики в экономике»

 

 

 

 

 

 

Пояснительная записка к курсовой работе

по дисциплине

 «Автоматизированное рабочее место

производственного менеджера»

 

 

Тема: «АРМ библиотекаря»

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка  6 курса

 

 

 

              Проверила: преподаватель

                 

 

 

 

 

Абакан

20….

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение………………………………………………………………………….6

№ Варианта………………………………………………………………………7

1.Проектирование базы данных………………………………………………...7

1.1 Алгоритм работы программы………………………………………7

1.2 Анализ предметной области……………………………………...…9

1.3 Инфологическое проектирование…………………………………10

2. Физическая реализация базы данных «Школьная библиотека.…………..12

3. Создание Базы Данных средствами Microsoft Access…………………….13
1. Создание таблиц «Школьная Библиотека»………………………13
4. Создание Новой Базы данных………………………………………………17
5. Создание таблиц……………………………………………………………..19
6. Создание Схемы данных…………………………………………………….21
7. Ввод и редактирование данных в таблицах………………………………..22
8. Создание запросов……………………………………………………….…..25
9. Создание форм……………………………………………………………….30
10. Отчет……………………………………………………………………….…39
11. Макросы…………………………………………………………………...…41

Заключение………………………………………………………………….…..42

Список литературы……………………………………………………………..43

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Современное общество невозможно представить без компьютера. Они настолько широко и глубоко внедрились в нашу жизнь, что очень трудно назвать какую-либо сферу деятельности человека, где бы они не использовались. В связи с этим серьезные требования предъявляются и к аппаратной части современных компьютеров, и к используемому программному обеспечению. В основном именно программное обеспечение, обеспечивают возможность широкого использования компьютеров.

В соответствии с заданием курсового проектирования следует создать автоматизированное рабочее место (АРМ) «Библиотекаря», которое наиболее удобно можно организовать с помощью баз данных (БД).

Без какого либо преувеличения можно сказать, что планирование БД – очень ответственный  и важный процесс. Перед началом  работы необходимо иметь как можно более подробный план БД. Совершенно очевидно, что это поможет сэкономить силы и время её разработчику.

Сегодня трудно себе представить сколько-нибудь значимую информационную систему, которая не имела бы в качестве основы или важной составляющей базу данных. Концепции и технологии баз данных складывались постепенно и всегда были тесно связаны с развитием систем автоматизированной обработки информации.

Проектирование  БД «Школьной библиотеки» ведется для упрощения работы библиотекаря со всем ассортиментом предложенных книг и учебных пособий, а также электронной информации. Программа должна обеспечивать выполнение следующих функций:

- Ввод  информации о читателях;

- Ввод  информации о книгах;

- Хранить  и обрабатывать данные об электронных  документах;

- Добавление, удаление и редактирование информации;

- А также  осуществлять поиск по книгам, и электронным документам;

- Хранить  ссылки на электронные документы.

Актуальность  разработки программы заключается  в следующем:

- приложение «Школьная библиотека» представляет собой программу для управления базой данных;

- программа полностью автоматизирует труд библиотекаря: автоматически заносит вводимые пользователем данные из форм в таблицы базы данных, изменяет структуру таблиц (добавление/удаление записей).

- при использовании программы значительно снижается трудоёмкость ведения базы данных взятых и оставшихся книг.

 

 

 

 

 

ВАРИАНТ № 1

 

«АРМ библиотекаря»

 

Должен  позволять автоматизировать все  библиотечные процессы. Теперь школьная библиотека должна взять на себя функции хранения и распространения не только печатной, но и электронной информации, полученной из Интернета или с электронных носителей (энциклопедии на оптических дисках, электронные учебники и т.д.).

Система должна позволить вести всю документацию "на современном уровне", поддерживать базу данных читателей, осуществляя в конце года их автоматический перевод из класса в класс, каталог художественной и учебной литературы, производить поиск нужной литературы по названию или ключевым словам, проводить списание устаревшей и испорченной литературы, готовить сводки и формы для бухгалтерии и администрации школы, справки для учителей-предметников о литературе, которую берут их ученики, и ряд других операций.

 

 

1. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

 

1. АЛГОРИТМ РАБОТЫ ПРОГРАММЫ

 

Для того чтобы написать программу  ее надо сконструировать, разбить на определенные блоки и выстроить эти блоки один за другим в соответствии с заранее заданным порядком действий.

Этот порядок и называется алгоритм.

Алгоритм - заранее определенное, точное предписание, которое задает дискретный (пошаговый) процесс, начинающийся определенным образом и приводящий к результату за конечное число шагов. Каждый алгоритм должен обладать следующими свойствами:

- дискретность - каждый алгоритм должен быть разбит на конечное число законченных действий;

- результативность - каждый алгоритм направлен на решение конкретной задачи, а, следовательно, на получение определенного результата;

- массовость - алгоритм необходимо составить так, чтобы с его помощью можно было решать подобные задачи.

Способы записи алгоритма:

 

1. Формальный - запись алгоритма словесно, на естественном языке.
2. Графический - изображение алгоритма в виде блок-схемы.

 

Рисунок 1. Алгоритм программы «Школьная библиотека»

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

 

База данных -  поименная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащую изучению для организации управления и автоматизации (предприятия, организации). Анализ предметной области позволяет определить, какие данные содержатся в БД.

Модель предметной области. Модель предметной области - это наши знания о предметной области. Знания могут быть как в виде неформальных знаний в мозгу эксперта, так, и выражены формально при помощи каких-либо средств. В качестве таких средств могут выступать текстовые описания предметной области, наборы должностных инструкций, правила ведения дел и т.п. Опыт показывает, что текстовый способ представления модели предметной области крайне неэффективен. Гораздо более информативными и полезными при разработке баз данных являются описания предметной области, выполненные при помощи специализированных графических нотаций. Имеется большое количество методик описания предметной области. Из наиболее известных можно назвать методику структурного анализа SADT и основанную на нем IDEF0, диаграммы потоков данных Гейна-Сарсона, методику объектно-ориентированного анализа UML, и др.

 Модель  предметной области описывает  скорее процессы, происходящие в предметной области и данные, используемые этими процессами. От того, насколько правильно смоделирована предметная область, зависит успех дальнейшей разработки приложений.

Предметной областью моей базы является «Школьная библиотека».

Каждая  книга имеет уникальный номер. А также следующие параметры: Название, Автор, Издательство, Год издания, жанр, количество страниц

Так же в  школьной библиотеке ведется картотека читателей. О каждом читатели заносятся следующие сведения: класс, ФИО, дата рождения, адрес, телефон. Каждому читателю присваивается идентификационный номер.

Электронные документы хранящиеся в библиотеке содержат id документа, название, автор документа, id типа документов, год издания, издательство, гиперссылка источника, id языка документа, количество страниц, твердая копия.

В случаи выдачи экземпляра книги в библиотеке остается вкладыш, в котором указана  дата выдачи, дата предполагаемого  возврата и идентификационный номер выдачи и читателя..

Можно продлить книгу по телефону книгу назвав идентификационный номер и шифр книги.

Библиотекарь  также поддерживает базу данных читателей, осуществляя в конце года их автоматический перевод из класса в класс, обновляет каталог художественной и учебной литературы, производит поиск нужной литературы по названию или ключевым словам, проводит списание устаревшей и испорченной литературы, готовит сводки и формы для бухгалтерии и администрации школы, справки для учителей-предметников о литературе, которую берут их ученики, и ряд других операций.

 

1.3 ИНФОЛОГИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

 

Инфологическая  модель представляет собой описание предметной области, основанное на анализе семантики объектов и явлений, выполненное без ориентации на использование в дальнейшем программных или технических компьютерных средств.

Термин  «инфологическая» в данном случае означает модель, ориентированную на человека; речь идет о средстве для выражения и передачи понимания того, что собой представляет предметная область базы данных.

Инфологическая  модель для базы данных «Школьная библиотека» проектировалась, как модель «Сущность-связь».

Одна из основных целей семантического моделирования состоит в том, чтобы результаты анализа предметной области были отражены в достаточно простом, наглядном, но в то же время формализованном и достаточно информативном виде.

В этом смысле ER-диаграмма является очень удачным решением. В ней сочетаются функциональный и информационный подходы, что позволяет представлять как совокупность выполняемых функций, так и отношения между элементами системы, задаваемые структурами данных. При этом графическая форма позволяет отобразить в компактном виде (за счет наглядных условных обозначений) типологию и свойства сущностей и связей, а формализмы, положенные в основу ER-диаграмм, позволяют использовать на следующем шаге проектирования логической структуры базы данных строгий аппарат нормализации.

Практически в любой БД содержится несколько  абсолютно равноправных таблиц. Реляционную БД отличает то что входящие в неё таблицы связаны между собой. Связи между таблицами создают логическую структуру БД. Задание связей осуществляется с помощью совпадающих значений, содержащихся в полях разных таблиц. Часто для создания поля первичного ключа в таблицу добавляется новый столбец, используемый исключительно для этих целей. Для него устанавливается тип данных счетчик.

Первичный ключ используется для связывания таблиц с внешними ключами – полями в других таблицах.

Внешний ключ – одно поле (или несколько  полей) таблицы, содержащее ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице.

Программа Access может установить связь с любым полем, которое имеет подходящий тип данных. Поэтому настройка конкретной связи зависит только от разработчика БД – только он может явно указать поле, подходящее по смыслу.

Выделим основные сущности:

- сущность  «Книги»

- сущность  «Электронные книги»

- сущность  «Язык»

- сущность  «Типы документов»

- сущность  «Список читателей»

- сущность  «Выдача книг»

Сущность «Книги» - содержит информацию обо  всех книгах, имеющихся в библиотеке Отдельный экземпляр этой сущности содержит информацию только  об одной книге.

Сущность «Электронные книги» - Содержит электронную информацию, полученную из Интернета или с электронных носителей (энциклопедии на оптических дисках, электронные учебники и т.д.), и также отдельный экземпляр этой сущности содержит информацию только об одном документе.

Сущность «Язык» - содержит информацию о языке текста документа, между сущностью язык и электронные книги существует связь типа «1:М» (на одном языке может быть много книг).

Сущность «Типы документов» - содержит информацию о том, в каком виде сохранен документ, сущность тип документов и электронные книги также содержит связь «1:М».

Сущность «Выдача книг» - содержит  информацию о конкретной книге, о том кто её взял, когда взял и когда вернет книгу. Между сущностью «Книги» и сущностью «Выдача книг» существует связь типа «1:М», которая означает, что любая книга, которая находиться в прокате является обязательным по отношению к сущности «Книги».

Сущность «Список читателей» - содержит информацию о читателях. Отдельный экземпляр этой сущности содержит информацию об одном читателе. Существует связь между сущностью «Список читателей» и сущностью «Выдача книг» типа «1:М», обязательная со стороны сущности «Список читателей» (каждому экземпляру сущности «Список читателей» обязательно соответствует читатель и, причем только один).