Структура системы качества

2.3.3. Координация и организация

   Координация — это функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации: достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей между ними. Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Поэтому для выполнения этой функции могут использоваться, как всевозможные документальны источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так результаты обсуждения возникающих проблем на совещаниях. Большую роль при этом играх технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления, а также действий руководителей.

   В условиях роста самостоятельности и ответственности руководителей всех уровней и исполнителей происходит рост так называемых неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры. Одновременно сокращается необходимость в вертикальной координации, когда структуры управления становятся «плоскими».

   Организация состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений, а также порядка и условий работы всех элементов и звеньев системы.

   Организация нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы в жизнь. Организация непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, следовательно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих.

   Поскольку функция организации состоит в объединении усилий всего персонала, задача заключается в определении миссии, роли, ответственности каждого из них. Процесс организации структурирует деятельность на основе определения функций исполнителей и формирует подразделения, исходя из управленческих целей, задач и возможностей персонала.

   Реализация организаторской функции требует от руководителя таких качеств и способностей, как умение правильно оценивать возможности людей, налаживать их совместную работу, правильно строить с ними взаимоотношения, умение быстро ориентироваться в сложных ситуациях, проявлять находчивость, требовательность и настойчивость в достижении целей. 

2.3.4. Учет

   Функции учета выполняется по результатам контроля сведений и предполагает их сбор и систематизацию: о дефектах, претензиях, рекламациях потребителей и эксплуатирующих организаций; об отступлениях поступающих материалов, конструкций, инструментов, оборудования, от норм; об отказах на долговременных и специальных испытаниях, о дефектах, выявляемых в процессе проектирования, производства строительно-монтажных работ, изделий и конструкций; о показателях качества продукции и работы всего коллектива.

2.3.5. Контроль

   Контроль является одним из основных этапов управления. Без контроля большинство видов деятельности неэффективно. Контроль представляет собой конструктивную систематическую деятельность руководителя, направленную на приближение фактического исполнения к запланированному результату. Он включает деятельность по формированию стандартов управления, проверке и оценке исполнения, осуществлению корректирующих шагов.

   Задачи контроля:

- изучает положение дел в организации;

- отслеживает тенденции ее развития;

- выявляет нарушения и ошибки;

- ориентирует, на что нужно обращать внимание.

   Главный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процесса. 

2.3.6. Анализ

   Руководство организации должно обеспечивать независимое проведение анализа системы качества через определенные промежутки времени. Анализ политики и целей в области качества проводит руководство высшего звена, а анализ вспомогательных видов деятельности — руководство, несущее административную ответственность за качество, и другие соответствующие представители руководства с использованием компетентного независимого персонала, назначаемого по решению руководства.

   Анализ состоит в тщательно продуманном и всестороннем оценивании:

а) результатов внутренних проверок, в ходе которых основное внимание уделяется различным элементам системы качества;

b) общей  эффективности, обеспечивающей выполнение  указаний настоящего стандарта  и реализацию заявленных политики  и целей организации в области  качества;

с) факторов, обусловливающих актуализацию системы  качества с учетом изменений, привнесенных новыми технологиями, концепциями управления качеством, рыночной стратегией и социальными  условиями или условиями окружающей среды.

   Данные наблюдений, выводы и рекомендации, полученные в результате анализа, должны документироваться для принятия необходимых мер. 

2.3.7. Регулирование

   Регулирование - воздействия на объект, управления, посредством которых достигается состояние устойчивости этого объекта в случае возникновения отклонения от заданных параметров.

   Регулирование может быть осуществлено тремя путями: во-первых, реагированием на ожидаемые изменения управленческой ситуации; во-вторых, реагированием на поступившие изменения; в-третьих, реагированием на ошибки, допущенные в управлении.

   Методы регулирования:

1. Прямое регулирование – контроль над разработкой стандартов и их поддержание.
2. Косвенное регулирование – денежная политика (контроль за доходами) и социальная политика (внешнеэкономическое регулирование).

 

2.3.8. Стимулирование

   Стимулирование предполагает внешнее (моральное, физическое, материальное) воздействие на людей с целью непосредственного влияния на результаты труда, активизацию деятельности работников.

   Стимулированием называется целенаправленное применение по отношению к человеку стимулов для воздействия на его усилия в деле решения задач, стоящих перед организацией.

   Идея стимулирования основана на том, что любые действия работника должны иметь для него определенные последствия, в зависимости от того, как он выполняет порученную работу.

   Цель стимулирования: побудить персонал работать не вообще, а делать лучше и больше.

   Методы стимулирования можно разделить на две группы: моральные и материальные.

   Моральное стимулирование включает в себя два класса методов: коллективные и индивидуальные. Посредством коллективных методов активируется деятельность персонала, стимулируются их координация и взаимопомощь в ходе решения общеколлективных задач. К ним относятся: критика и самокритика, организация общественного мнения, разделение ролей, сближение официальной и неофициальной структур коллектива и др. Методы, направленные на стимулирование личности работника, в свою очередь, включают в себя предъявление требований, оценку и побуждение к самооценке, обмен мнениями, советы, предложения, рекомендации и др.

   Материальное стимулирование регулирует поведение на основе использования денежных выплат и материальных санкций (премирование, лишение премий, материальная ответственность), а также награждения ценными подарками [3, стр. 75]. 

9. Стандартизация

   Важным элементом в системах управления качеством изделий является стандартизация – нормотворческая деятельность, которая находит наиболее рациональные нормы, а затем закрепляет их в нормативных документах типа стандарта, инструкции, методики и требований к разработке продукции, т.е. это комплекс средств, устанавливающих соответствие стандартам.

   Стандартизация является одним из важнейших элементов современного механизма управления качеством продукции. По определению международной организации по стандартизации (ИСО), стандартизация - установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определенных областях на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении функциональных условий и требований техники безопасности.

   Стандарт - это нормативно-технический документ по стандартизации, устанавливающий комплекс правил, норм, требований к объекту стандартизации и утвержденный компетентным органом. Стандарты представляются в виде документов, содержащих определенные требования, правила или нормы, обязательные к исполнению.

   Общей целью стандартизации является защита интересов потребителей и государства по вопросам качества продукции, процессов, услуг, обеспечивая.

   Современная стандартизация базируется на следующих принципах: системность; повторяемость; вариантность; взаимозаменяемость.

   Принцип системности определяет стандарт как элемент системы и обеспечивает создание систем стандартов, взаимосвязанных между собой сущностью конкретных объектов стандартизации.

   Принцип повторяемости означает определение круга объектов, к которым применимы вещи, процессы, отношения, обладающие одним общим свойством – повторяемостью во времени или в пространстве.

   Принцип вариантности в стандартизации означает создание рационального многообразия (обеспечение минимума рациональных разновидностей) стандартных элементов, входящих в стандартизируемый объект.

   Принцип взаимозаменяемости предусматривает возможность сборки или замены одинаковых деталей, изготовленных в разное время и в различных местах.

   Главная задача стандартизации: создание системы нормативно-технической документации, определяющей прогрессивные требования к продукции, изготовляемой для нужд народного хозяйства, населения, обороны страны, экспорта, а также контроль за правильностью использования этой документации.

   Основными задачами стандартизации являются:

1.  обеспечение взаимопонимания между разработчиками, изготовителями, продавцами и потребителями (заказчиками);

2.  установление требований по совместимости и взаимозаменяемости продукции;

3.  согласование и увязка показателей и характеристик продукции, ее элементов, комплектующих изделий, сырья и материалов;

4.  установление метрологических норм, правил, положений и требований;

5.  нормативно-техническое обеспечение контроля (испытаний, анализа, измерений), сертификации и оценки качества продукции;

6.  установление требований к технологическим процессам в том числе в целях снижения материалоемкости, энергоемкости и трудоемкости, обеспечения применения малоотходных технологий; 

2.3.10. Специальная подготовка и обучение кадров

   Образование позволяет осознать необходимость изменений и обеспечивает средства, с помощью которых можно осуществить изменения и профессиональный рост.

   К важным элементам профессионального роста персонала относятся:

- подготовка  исполнителей в области общего  руководства качеством, включая  специалистов по затратам, связанным  с качеством, и оценке эффективности системы качества;

- подготовка  персонала не должна ограничиваться  только теми,, кто непосредственно отвечает за качество;

- обучение  персонала по вопросам политики  сервисное организации в области  качества, целей и концепций удовлетворенности  заказчика;

- ознакомительная  программа по качеству, которая  может включать инструктаж и  учебные курсы для новых сотрудников,  а также программы периодической переподготовки для кадровых сотрудников;