Бухгалтерский аутсорсинг

 

При внешнем (фактически) аутсорсинге  в России проявлялись следующие  его недостатки:

 

· уровень профессионализма сотрудников аутсорсинговой компании — аутсорсера может оказаться  недостаточным для выполнения работ  или оказания услуг на должном  уровне,

 

· недостаточность рычагов  управляющего воздействия, что может  привести к снижению эффективности  процессов,

 

· наличие рисков нарушения  сохранности имущества, безопасности и утечки сведений конфиденциального  характера.

 

· увеличение времени решения  проблем в аварийных ситуациях, связанное с лишним передаточным звеном и согласованиями.

 

Также существуют общие проблемы. Штатный сотрудник способен своевременно выявлять некоторые ошибки, а иногда проинформировать клиента о новинках, притом, что внештатный обычно выявляет только «шаблонные» ошибки, которые  являются менее критичными.

 

2.2 Преимущества и недостатки  бухгалтерского аутсорсинга 

 

В этом разделе рассматривается  ряд преимуществ и недостатков  аутсорсинга многих бухгалтерских  функций компании. Многие области  бухгалтерского учета требуют канцелярской работы или могут быть автоматизированы — например, управление пенсионными  планами и расчет заработной платы, — не являются стратегическими. Поскольку  они не так важны для общего стратегического развития компании, их целесообразно передать, чтобы  финансовый директор мог сосредоточиться  на более значимых вопросах, влияющих на рентабельность компании или ее положение на рынке.

 

Главное преимущество аутсорсинга  взыскания дебиторской задолженности  состоит в том, что поставщик  услуги будет с большим рвением  преследовать клиентов, которые отказываются платить по счетам, чем сотрудники компании. Чтобы заставить компании платить по старым счетам, требуются особые навыки и хорошие агентства по взысканию долгов, располагающие нужными людьми. Отрицательной стороной использования агентств является то, что они могут вести себя настолько агрессивно с клиентами, что те навсегда откажутся иметь дело с компанией. При этом агентство по взысканию долгов удерживает немалые проценты с каждого счета, по которому был взыскан долг, обычно около трети суммы. Кроме того, многие компании списывают дебиторскую задолженность, уже не надеясь на ее взыскание, в то время как вместо этого можно было бы воспользоваться услугами агентства. Иногда компания может работать с агентствами, которые берут почасовую оплату, а не проценты с взысканной суммы. Таким образом, оплата окажется не столь высокой, но зато издержки на взыскание долга будут уже не переменными, что более желательно для компании, а постоянными.

 

Сегодня компании передают также  внутренний аудит. Ниже приведены доводы в пользу такого подхода, которые  следует сопоставить со следующим  далее списком его недостатков, чтобы полностью понять все детали аутсорсинга этой функции. К аргументам в пользу аутсорсинга внутреннего  аудита относятся:

 

Совокупность профессиональных знаний. Если работу выполняет крупная  аудиторская фирма, то она может  менять состав аудиторов для каждой проверки, используя тех сотрудников, которые лучше всего подходят для ее проведения.

 

Организаторские способности. Поскольку поставщик занимается только аудитом, он, скорее всего, весьма хорошо умеет управлять аудитом, делая это лучше работников компании.

 

Знание передовых методов  бухучета. Аудитор, который проверяет  деятельность многих компаний, накапливает  базу знаний о том, как наиболее эффективно выполнять те или иные действия, или же обладает доступом к нужным знаниям, получая их через других аудиторов своей фирмы.

 

Переменные расходы. Компания оплачивает только аудиторские проверки, проведенные поставщиком услуг, поэтому расходы на аудит можно  превратить из постоянных в переменные.

 

Оперативный доступ. Компания имеет возможность оперативно задействовать  команду опытных аудиторов для  работы в зарубежном филиале, в который  затруднительно направлять своих собственных  сотрудников.

 

Снижение командировочных  расходов. Компании придется оплачивать перелет сотрудников отдела внутреннего  аудита до местоположения объекта, в  котором требуется провести аудиторскую проверку, в то время как крупная аудиторская фирма сможет выделить для этой цели работников своих региональных отделений. Но снижение расходов возможно только в том случае, если аудиторская фирма имеет региональные отделения неподалеку от местонахождения объектов компании.

 

Отсутствие простоев. Использование  группы сторонних аудиторов только для выполнения отдельных задач  позволит компании избежать непроизводительных простоев сотрудников отдела внутреннего  аудита.

 

Отсутствие расходов на наем и обучение персонала. Компания может  избежать значительных расходов на комплектование штата и повышение квалификации сотрудников отдела внутреннего  аудита.

 

Существует ряд веских причин, в силу которых при определенных обстоятельствах не следует поручать проведение внутреннего аудита внешним  исполнителям. Руководству следует  знать об этих причинах, прежде чем  принимать решение о передаче этой функции. Речь идет о следующих  проблемах:

 

Стоимость. Главным недостатком  использования внешней аудиторской  фирмы для проведения внутреннего  аудита является его высокая стоимость, которая включает в себя накладные  расходы и немалую норму прибыли. Обучение. Некоторые компании используют внутренний аудит для подготовки своих менеджеров, поскольку работа в отделе внутреннего аудита дает возможность хорошо изучить многие функции в компании. Сокращая эту  штатную единицу, компания теряет базу для подготовки будущих менеджеров. Чтобы решить эту проблему и обеспечить активный процесс обучения, можно  включить обучаемых сотрудников  в аудиторские группы поставщиков.

 

Опыт. Квалификация аудиторов, предоставляемых поставщиком услуг, может оказаться ниже ожидаемого уровня. Кроме того, они часто  привлекают к работе младших сотрудников, чтобы ознакомить их с различными системами бухгалтерского учета.

 

Ответственность. Руководство  должно осознать, что оно ответственно за формирование и обеспечение средств  внутреннего контроля, а также  за аудит этих средств. Если на компанию подают в суд за отсутствие контроля, в этой ситуации ответ будет держать  только руководство компании.

 

Независимость. Предполагается, что аудиторская фирма воздвигает «китайские стены» внутри своей компании, чтобы обеспечить независимость  аудита финансовой отчетности от результатов  работы по внутреннему аудиту. Это  — довольно трудная задача, особенно для небольших фирм, где персонала недостаточно для того, чтобы каждый раз назначать отдельных сотрудников на внутренний аудит и периодический внешний аудит.

 

Среди всех бухгалтерских  функций внешним поставщикам  чаще всего передается расчет заработной платы. Можно выделить следующие  преимущества аутсорсинга этой функции:

 

Позволяет избежать процедуры  подготовки налоговой отчетности. Компания может возложить обязанности  по составлению налоговой отчетности на поставщика. Государство требует  своевременного предоставления налоговой  отчетности и налагает большие штрафы в случае задержки.

 

Позволяет избежать расходов на обновление программного обеспечения. Чтобы правильно исчислять налоги с заработной платы на своем программном  обеспечении, компании вынуждены ежегодно платить поставщикам программного обеспечения за обновление форм для  расчета налогов с заработной платы. Поскольку каждый год происходит изменение местных налоговых  ставок, компания, которая занимается расчетом налогов на собственных  программных средствах, вынуждена  нести ежегодные расходы на такое  обновление.

 

Позволяет избежать заполнения формы W-2. Поставщик услуг по расчету  заработной платы будет сводить  суммы начисленной заработной платы  нарастающим итогом с начала года в налоговых карточках формы W-2 и даже рассылать их сотрудникам  компании.

 

Позволяет избежать печатания  чеков.

 

Прямое зачисление на банковские счета сотрудников.

 

Раскладывание чеков по конвертам.

 

Рассылка чеков по различным  офисам компании.

 

Использование штампа-факсимиле  для заверки чеков. Поставщик  ставит штамп-факсимиле с подписью должностного лица на всех чеках, освобождая это лицо от канцелярской работы.

 

Использование специальных  и стандартных отчетов. Большинство  поставщиков услуг по расчету  заработной платы составляет самые  различные отчеты, удовлетворяя потребности  большинства компаний. В случае необходимости  компания может составить дополнительные отчеты, поскольку поставщик обычно обладает специальным инструментом для этой цели.

 

Использование плана 401 (k). Некоторые  поставщики услуг по расчету заработной платы могут автоматически вычитать средства из начисленной заработной платы сотрудников и от имени  компании вкладывать их в пенсионный план 401 (k), тем самым избавляя служащих компании от значительного объема канцелярской работы, связанной с осуществлением этой функции.

 

Несмотря на внушительный список преимуществ, некоторые компании предпочитают не передавать функцию  расчета заработной платы внешним  поставщикам по одной или нескольким причинам, приведенным ниже:

 

Стоимость. Поставщики услуг  по расчету заработной платы могут  обойтись очень дорого, если используются все возможные услуги, связанные  с этой функцией.

 

Проблемы при переносе информационной базы. Чтобы сотрудники по-прежнему получали чеки с правильно  начисленной заработной платой и  налоговыми вычетами, необходимо надлежащим образом перенести большой объем  информации в базу данных поставщика. Если при передаче информации в базу данных поставщика возникают проблемы, то компания может настолько разочароваться в поставщике, что решит вернуться  к выполнению функции собственными силами.

 

Выписка чеков вручную. Сложно определить точную сумму налоговых  вычетов, выписывая чек вручную. Однако многие фирмы, оказывающие услуги по расчету заработной платы, предлагают сегодня услугу автоматического  исчисления налоговых вычетов, воспользоваться  которой можно по телефону или  через Интернет.

 

Отправка сведений для  начисления заработной платы. Компания организует сбор и передачу поставщику данных для расчета заработной платы  и налогов. Функцию учета налогов  следует делегировать поставщикам  в том случае, если компания недостаточно крупна, чтобы обеспечить полную занятость  своего собственного налогового отдела. Эта функция часто разделяется  на две части: составление отчетности по налогам, поступающим в бюджет штата и федеральный бюджет, поручается внешнему исполнителю, а отчетность по местным налогам ведется собственными силами. Причина такого разделения состоит в том, что многие фирмы, предоставляющие услуги по налоговому учету, специализируются на вопросах налогообложения  штатов и федерального налогообложения, поскольку имеют свои собственные  группы экспертов, консультирующих  их по этим вопросам.

 

Как правило, компания поручает поставщику услуг составление финансовых отчетов в том случае, если собственная  бухгалтерия недостаточно велика или  компетентна, чтобы точно и своевременно выполнить эту работу. Передача этой функции может оказаться целесообразной, если бухгалтерская фирма достаточна крупная, а ее сотрудники обладают глубокими  знаниями всех требований к финансовой отчетности, особенно всех необходимых  примечаний к ней. Часто в рамках этого подхода внешней фирме  поручается проверка правильности составления  финансовых отчетов, подготовленных персоналом компании, особенно в том случае, если компания является публичной и  ее отчеты подаются в Комиссию по ценным бумагам и биржам. Отрицательная  сторона этого подхода заключается  в том, что расценки бухгалтерских  фирм за этот вид услуг, как правило, высоки.

 

Преимущество использования  поставщика услуг для управления пенсионным планом 401 (k) заключается  в снижении объема канцелярской работы, связанной с отслеживанием вкладов  для сотрудников. При этом расходы  на эту функцию будут не постоянными, а переменными. Расходы становятся переменными, потому что большинство  поставщиков услуг устанавливает  расценки за управление каждым пенсионным вкладом. Главный недостаток этого  подхода состоит в риске найма  плохого поставщика услуг, который  будет неудовлетворительно управлять  пенсионными вкладами сотрудников. Эту проблему можно частично решить, наведя справки и связавшись с  самим поставщиком, чтобы получить подробную информацию о результатах  его деятельности.

 

Обработка транзакций также  может быть передана внешним исполнителям. Одно из преимуществ этого состоит  в том, что поставщик услуг  может обладать более глубокими  знаниями о процессах мирового класса, что позволит ему обрабатывать трансакции быстрее служащих компании. Если функция  обработки трансакций компании значительно  рассредоточена, то поставщик сможет свести обработку трансакций различных  офисов компании в одном месте  с высокоэффективным управлением, что позволит уменьшить расходы. Кроме того, компания может заменить собственный менеджмент низкого  уровня первоклассным менеджментом поставщика. Отрицательной стороной аутсорсинга обработки трансакций является его стоимость: если поставщики услуг не смогут использовать свои более глубокие знания для снижения расходов, они обойдутся компании дороже, чем при осуществлении  этой функции собственными силами.

 

Управление денежными  потоками также может быть передано внешним исполнителям. Одна из причин состоит в том, что компания вручную  переводит денежные средства с одного счета на другой и вручную регистрирует эту информацию, в то время как  банк может автоматически сводить  остатки денежных средств на различных  счетах и переносить их на счет, приносящий процентный доход, совсем не прибегая к ручному вмешательству. Это  позволит снизить постоянные затраты  на содержание сотрудников компании, которые отслеживают движение денежных средств через счета компании, поскольку банк, за выполнение этой же услуги, взимает плату за каждую трансакцию. Кроме того, поскольку  банк полностью автоматизирует этот процесс, риск возникновения ошибок при переводе средств с одного счета на другой значительно снижается. Единственный недостаток заключается в том, что компания будет вынуждена использовать один и тот же банк для обслуживания всех своих счетов, и не сможет прибегнуть к услугам разных банков, чтобы заставить их конкурировать друг с другом, предлагая компании наиболее выгодные цены.