Проведение открытого конкурса за закупку товаров, работ или услуг

Привлечение поставщиков

Следующий этап проведения открытого конкурса - привлечение поставщиков к участию в конкурсе. Цель данного этапа - обеспечить участие в конкурсе достаточного числа поставщиков с тем, чтобы обеспечить необходимый уровень конкуренции между ними.

При проведении открытого конкурса основным способом привлечения поставщиков является публикация объявления в печатных средствах массовой информации, имеющих широкое распространение в кругу потенциальных поставщиков (при закупке стандартной продукции - в изданиях общего профиля, при закупке узкоспециализированной продукции - в специализированных СМИ). Дополнительно возможна публикация объявления в сети Интернет. Кроме того, отдельным поставщикам могут быть направлены специальные адресные приглашения к участию в конкурсе (что, однако, не дает им никаких преимуществ).

По получении информации о проведении конкурса поставщики в письменной форме обращаются к организатору конкурса с просьбой о предоставлении комплекта конкурсной документации. Если условиями конкурса предусмотрена оплата конкурсной документации, поставщики оплачивают ее.

После получения письменного запроса и оплаты стоимости конкурсной документации, организатор конкурса направляет конкурсную документацию поставщикам. Зачастую организатор конкурса предоставляет поставщикам возможность безвозмездно ознакомиться с конкурсной документацией перед ее приобретением.

Суть открытого конкурса в том, что в конкурсе могут участвовать любые поставщики, которых заинтересовало извещение о проведении конкурса. Соответственно, конкурсная документация предоставляется по требованию любого поставщика.

Подготовка конкурсных заявок

Следующий этап - подготовка поставщиками своих конкурсных заявок. Цель поставщика на этом этапе - подготовить конкурсную заявку в соответствии с условиями и требованиями конкурсной документации.

Обычно конкурсная заявка включает:

• коммерческое предложение поставщика на поставку продукции (выполнение работ, оказание услуг), включающее предложения по ценам (расценкам), срокам и условиям поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг), срокам и условиям платежей и иные коммерческие условия;

• техническое предложение, включающее техническое описание поставляемых товаров (технические условия выполнения работ, оказания услуг);

документы, подтверждающие правоспособность поставщика;

документы, подтверждающие квалификацию поставщика;

документы, подтверждающие соответствие предлагаемых товаров установленным техническим требованиям;

• обеспечение конкурсной заявки (чаще всего в форме банковской гарантии или поручительства).

Заявка готовится на основании условий и требований конкурсной документации. Сложность документации, непонимание поставщиками отдельных требований и норм, ошибки, нереальные требования - все эти ситуации встречаются на практике и все они способны привести к конфликтам и непониманию. Чтобы избежать этого, поставщикам предоставляется право на получение разъяснений конкурсной документации. Для этого они обращаются к организатору конкурса и просят его разъяснить конкретные пункты конкурсной документации. Запрос на разъяснение конкурсной документации оформляется, как правило, в письменной форме. По получении запроса на разъяснение конкурсной документации организатор конкурса обязан дать на него ответ (как правило, в письменной форме). При этом копия ответа с указанием сути вопроса (но без ссылки на поставщика, направившего этот запрос) обычно отправляется всем поставщикам, получившим конкурсную документацию (это необходимо для того, чтобы все поставщики были в равных условиях и обладали одинаковой информацией). Если разъяснения конкурсной документации серьезным образом затрагивают основные условия конкурса, организатор конкурса согласовывает их с заказчиком.

Организатор конкурса обязан ответить на все вопросы поставщика в разумные сроки (3-5 дней) с тем, чтобы поставщик мог учесть полученные разъяснения при подготовке своей заявки.

В ряде случаев процедура открытого конкурса предусматривает также проведение встречи между поставщиками-участниками конкурса и заказчиком или организатором конкурса. На этой встрече заказчик (организатор конкурса) отвечает на все поставленные перед ним вопросы. Понятно, что вопросы на эту встречу должны быть присланы заранее.

Также при закупке подрядных работ на строительство и реконструкцию сложных объектов целесообразно организовать посещение участка или места проведения таких работ. Это позволит поставщикам получить лучшее представление об предмете конкурса и более грамотно составить свое конкурсное предложение.

В ряде случаев заказчику необходимо внести изменения в конкурсную документацию. Для этого могут быть разные причины: изменился объем финансирования, изменилась конъюнктура рынка, обнаружены ошибки, и так далее. Эти дополнения также могут быть инициированы организатором конкурса, но обязательно по согласованию с заказчиком. Информация о таких изменениях в письменной форме незамедлительно доводится до сведения всех поставщиков, получивших конкурсную документацию.

Понятно, что изменения могут вноситься только до наступления срока окончания приема конкурсных заявок. Также понятно, что в ряде случаев изменения могут существенно изменять условия конкурса и требовать от поставщиков достаточно большой работы по учету внесенных изменений в своей конкурсной заявке. Для этого иногда переносят сроки окончания приема конкурсных заявок.

Представление конкурсных заявок

Очередной этап конкурса - представление конкурсных заявок. Обычно условия конкурса предусматривают, что все конкурсные заявки должны быть представлены организатору конкурса до определенного срока. После истечения указанного срока организатор конкурса прекращает прием конкурсных заявок.

Как правило, конкурсные заявки поступают в запечатанных конвертах с тем, чтобы организатор конкурса до определенного момента не знал их содержания. Это необходимо для предотвращения возможных недобросовестных действий организатора конкурса: зная суть коммерческого предложения одной из фирм, недобросовестный исполнитель может "подсказать" другой фирме пути подачи "лучшей" конкурсной заявки, тем самым нарушив принцип равноправия и справедливости.

Цель поставщиков - вовремя подать конкурсную заявку и убедиться, что она должным образом зарегистрирована заказчиком.

Цель организатора конкурса - принять все поступившие конкурсные заявки и обеспечить их сохранность до процедуры их публичного вскрытия и оглашения.

Вскрытие конкурсных заявок

Вскрытие всех конкурсных заявок осуществляется одновременно в заранее определенный срок и в заранее известном месте. Обычно эта процедура осуществляется либо в день окончания приема конкурсных заявок, либо на следующий день. На этой процедуре имеют право присутствовать представители поставщиков.

В ходе процедуры организатор конкурса вскрывает каждую поступившую вовремя конкурсную заявку и оглашает ее основное содержимое:

• наименование поставщика (с указанием организационно-правовой формы)

• адрес поставщика (юридический или почтовый)

• перечень представленных документов

• общая цена конкурсной заявки (а также другие существенные условия заявки)

• серьезные ошибки (использование другой валюты для указания цен, отсутствие подписей и печатей, отсутствие обеспечения конкурсной заявки)

На этой процедуре имеют право присутствовать представители поставщиков, подавших конкурсные заявки. Информация, которая была оглашена в ходе этой процедуры, предоставляется по письменному требованию любого поставщика, подавшего конкурсную заявку.

По ходу процедуры ведется протокол, в который заносится вся оглашенная информация и который подписывается членами конкурсной комиссии и представителями поставщиков (желательно).

Оценка конкурсных заявок

Важнейший этап конкурса - оценка конкурсных заявок.

Цель заказчика - определить такие конкурсные заявки, которые предлагают наилучшие условия поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг. Слова "наилучшие" можно трактовать самым широким образом: наименьшая стоимость, наименьший срок, низкие эксплуатационные расходы, высокое качество, и так далее. Важно то, что "наилучшая" заявка определяется исключительно в порядке и согласно критериям, установленным заранее в конкурсной документации.

Оценку, как правило, проводит организатор конкурса. Дальнейшие действия носят закрытый характер и могут продолжаться в течение нескольких дней и даже недель. Их последовательность может быть описана следующим образом:

• проверка правильности оформления конкурсных заявок

• проверка правоспособности и квалификации поставщиков

• оценка соответствия продукции установленным требованиям

• оценка конкурсных заявок

• определение "наилучших" конкурсных заявок

Для начала организатор конкурса проверяет правильность оформления конкурсных заявок и их комплектность, а также исправляет арифметические ошибки. На этом этапе организатор конкурса имеет право обратиться к поставщикам с просьбой разъяснить их конкурсные заявки (такое обращение, равно как и ответ на него, должно быть в письменной форме). Отказ от разъяснений обычно ведет к отклонению конкурсной заявки. Не допускается никаких запросов или требований, направленных на изменение цены или других существенных условий конкурсной заявки. Исправляться могут только несущественные ошибки или опечатки.

На следующем этапе организатор конкурса изучает правоспособность и квалификацию поставщиков на основании представленных ими документов, а также привлекая информацию из других источников. В результате он определяет правоспособных и квалифицированных поставщиков, а также отклоняет конкурсные заявки тех поставщиков, которые не соответствуют установленным требованиям.

Следующий этап - оценка соответствия продукции установленным техническим и прочим требованиям. То есть проверяется, насколько технические и качественные характеристики продукции соответствуют требованиям технического задания, требованиям стандартов и так далее.

Далее происходит собственно оценка конкурсных заявок. Все критерии оценки могут быть разбиты на группы "коммерческие" и "технические". Оценка проводится по всем ранее определенным в конкурсной документации критериям. Обычно используются следующие критерии:

• цена единицы продукции и общая цена конкурсной заявки, состав цены конкурсной заявки, единичные расценки

• сроки поставки товаров в целом и по этапам (график поставки) или сроки выполнения выполнения  работ (услуг) в целом и по этапам

• сроки (график) и условия платежа

• технические и экономические показатели закупаемой продукции (производительность, надежность, эксплуатационные расходы)

Для оценки используются различные методы, в том числе методы экономической (с приведением всех показателей конкурсной заявки к денежному выражению) или балльной (с приведением всех показателей к безразмерной величине) оценки.

Наконец, конкурсные заявки ранжируются в порядке предпочтительности для заказчика и принимается решение ; присуждении государственного (муниципального) контракта (контрактов), которое принимается конкурсной комиссией с использованием подготовленных организатором конкурса отчетов и рекомендаций.

Подведение итогов конкурса

Последний этап конкурса - публикация извещения о его результатах, в котором организатор конкурса извещает о наименовании и адресе выигравшего поставщика, цене заключенного государственного (муниципального) контракта или предполагаемой цене такого контракта, а также перечне продукции, на поставку которой заключен или будет заключен контракт.

Обычно оно публикуется в течение 10-20 дней после определения выигравшего поставщика. Цель извещения, с одной стороны, уведомить общественность о проведенном расходовании бюджетных средств, с другой стороны - уведомить поставщиков-участников конкурса об определении выигравшего поставщика и дать им возможность (при наличии оснований) обжаловать действия организатора конкурса.

Одновременно организатор конкурса готовит отчет о проведении конкурса, включающий описание всех основных этапов процедуры начиная с принятия решения о закупке и выбора способа закупки, и заканчивая сведениями о заключенных государственных (муниципальных) контрактах. К отчету прикладываются все необходимые документы (оригиналы или копии), отчет сшивается и отправляется на хранение. До проверки...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение сказанного о проведении открытого конкурса необходимо отметить следующее. Открытый конкурс лишь тогда послужит действительным средством достижения наилучших результатов в различных отраслях экономической деятельности (для организатора конкурса) и поощрительным и стимулирующим мероприятием (для участников конкурса), когда организатором и участниками конкурса будут строго соблюдаться предусмотренные действующим гражданским законодательством условия его проведения. В противном случае открытый конкурс может быть признан недействительным, а цели, преследуемые организатором и участниками конкурса, не достигнутыми.