Бухгалтерский учет и организация финансов муниципальных предприятий (по данным МДОУ д/с № 13 г. Кстово)

• выявление фактического наличия объектов основных средств;
• контроль за сохранностью путем сопоставления фактического их наличия с данными бухгалтерского учета;
• выявление объектов, потерявших свои качества и не используемых в практической деятельности;
• проверка соблюдения правил и условий хранения и эксплуатации;
• проверка соблюдения правил организации материальной ответственности за объекты основных средств.

       Постоянно действующие инвентаризационные комиссии:

• проводят профилактическую работу по обеспечению сохранности имущества учреждения;
• организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов инвентаризационной комиссии;
• осуществляют контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации в местах хранения имущества в межинвентаризационный период;
• проверяют правильность выведения результатов инвентаризаций;
• в необходимых случаях (при установлении фактов серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) проводят по поручению руководителя учреждения повторные сплошные инвентаризации;
• рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, и дают рекомендации о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи имущества.

       Запрещается назначать в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии одного и того же работника два раза подряд.

       Запрещается проводить инвентаризацию имущества  при неполном составе членов рабочей  инвентаризационной комиссии.

       Проведению  инвентаризации основных средств должна предшествовать подготовительная работа:   проверяются наличие и состояние инвентарных карточек или инвентарных книг, ведомостей и описей; наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду, на хранение и во временное пользование.

       При отсутствии этих документов их необходимо получить и оформить. Если в бухгалтерском  учете или технической документации будут установлены расхождения и неточности, их соответственно уточняют и исправляют.

       В процессе инвентаризации объектов основных средств комиссия проводит их осмотр в натуре и заносит в инвентаризационные описи полное их наименование, инвентарные номера, технические или эксплуатационные данные. При выявлении неучтенных объектов, а также объектов, по которым в записях бухгалтерского учета отсутствуют данные, характеризующие их, комиссия должна включить в инвентаризационные описи недостающие сведения и технические показатели по этим объектам, например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они  построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общую и полезную), количество этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.), год постройки и т. д.

       Неучтенные  основные средства должны быть оценены  по современной стоимости их воспроизводства, а износ установлен по действительному  техническому состоянию объекта. Данные оценки и износа оформляют соответствующим актом.

       Не  пригодные к эксплуатации и восстановлению объекты основных средств заносятся при инвентаризации в отдельные описи с указанием причин непригодности этих объектов (полный износ, порча).

       По  однотипным предметам хозяйственного инвентаря, инструментам, станкам и другим объектам одинаковой стоимости, поступившим одновременно в учреждение и учет которых осуществляется на типовой инвентарной карточке группового учета, инвентарные данные приводятся в описях по наименованию с указанием количества этих предметов.

       Одновременно с инвентаризацией собственных проверяются и арендованные основные средства. Описи арендованных основных средств составляются отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентарной описи арендованных основных средств высылается арендодателю.

       Результаты  инвентаризации имущества оформляются  в инвентарных описях, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи материально ответственное лицо дает расписку о том, что все объекты основных средств, указанные в описи, проверены при его личном участии, претензий к инвентаризационной комиссии нет. В ДОУ аналогом инвентарной описи служит «Протокол заседания инвентаризационной комиссии».

       Результаты  инвентаризации выявляют при помощи сличительных ведомостей, в которых приводятся учетные и фактические данные о наличии основных средств, а также недостачи или излишки.

       Выявленные  при инвентаризации неучтенные объекты  оприходуют в составе основных средств.

       Результаты  инвентаризации – излишки или недостача средств – тщательно исследуются, устанавливаются причины, вырабатываются возможные меры по их устранению. В соответствии с Законом  «о бухгалтерском учете и отчетности» недостачу (излишки) зачисляют на уменьшение (увеличение) бюджетного финансирования или внебюджетных источников в зависимости от того, за счет каких источников приобретались средства, недостача (излишек) которых обнаружена при инвентаризации.

       Недостачи объектов основных средств относят  за счет виновных лиц по их первоначальной или восстановительной стоимости за вычетом износа.

       В учете результаты инвентаризации отражаются следующими записями:

• При оприходовании излишков основных средств, выявленных при инвентаризации:

       Д-т 010-019      К-т 250 

•  При  списании основных средств вследствие недостачи, установленной при инвентаризации и отнесенной за счет виновных лиц:

       Д-т 250  К-т 013-019

       Д-т 020  К-т 250

       Одновременно  производятся записи:

• На суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц и зачислению в доход бюджета:

       Д-т 170  К-т 173

• На суммы, подлежащие взысканию и остающиеся в распоряжении учреждения:

       Д-т 170  К-т 237, 140

       2.4 Особенности учета основных средств  в условиях его автоматизации 

       Еще совсем недавно в научных изданиях, в компьютерной и экономической  прессе велись ожесточенные дискуссии о возможности и целесообразности автоматизации бухгалтерского учета. А сейчас большинство предприятий и учреждений, независимо от форм собственности и вида осуществляемой деятельности, эффективно ведут бухгалтерский учет с помощью различных пакетов прикладных программ (ПРОФИТ-КОМПЛЕКС, 1С: Бухгалтерия, БЭСТ и другие).

       Я бы хотела рассказать, как ведется  автоматизированный учет основных средств  на примере ППП «1С: Бухгалтерия». Данная программа работает в среде Windows, что дает ей ряд преимуществ. По мнению большинства специалистов, одной из самых лучших бухгалтерских программ, работающих в системе Windows, максимально использующей все ее преимущества, является «1С: Бухгалтерия для Windows».

       Какие преимущества дает «1С: Бухгалтерия для Windows» в организации ведения компьютерного учета?

• Многооконный принцип работы;
• Графический интерфейс;
• Всеобщая связь и обмен данными между любыми программами.

       Основные  особенности «1С: Бухгалтерии»:

• Ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;
• Возможности ведения количественного и многовалютного учета;
• Получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;
• Полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;
• Возможность автоматической печати выходных (первичных) документов.

       Программа отличается удобством в работе, быстротой  проведения операций, использованием наглядных возможностей Windows-интерфейса (меню, окна, пиктограммы и т. д.) и легкостью освоения. Имеются возможности ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.

       При возникновении каких-либо проблем, можно в любом режиме работы, нажав на клавишу «F1», получить помощь – экран встроенного справочника «1С: Бухгалтерия» с описанием возможных действий в конкретной ситуации, назначения пункта меню и т. д.

       Работа  с программой начинается с первоначальной настройки программы. «1С: Бухгалтерия» имеет следующие этапы настройки: установка общих параметров задачи (параметры отчетов, параметры печати отчетов, параметры журнала операций, принтер), установка отчетного периода, настройка интервала просмотра операций в режиме, заполнение справочников.

       Заполнение  справочников является важнейшим этапом работы с программой для последующего формирования отчетности.

       В программе предусмотрены следующие  справочники:

• Справочник «Счета» . Для организации автоматизированного учета основных средств в плане счетов должен быть предусмотрен счет 01 «Основные средства» с соответствующими субсчетами. Как правило, стандартная настройка справочников, поставляемых с программой, включает все стандартные счета и субсчета для ведения учета наиболее распространенных хозяйственных операций. Не является исключением и учет основных средств.

       В данном справочнике осуществляется привязка аналитических счетов к  синтетическим (в графе «Виды субконто»), указывается будет ли вестись по счетам количественный учет.

• Справочник «Виды субконто». Для ведения аналитического учета программа позволяет вести неограниченное количество справочников объектов аналитического учета, в том числе и по основным средствам. Для обобщения названия группы объектов аналитического учета используется термин «субконто». Следует отметить, что каждый вид субконто может быть «прикреплен» к любому числу счетов и субсчетов. Аналитический учет целесообразно вести по тем счетам, для которых необходимо иметь остатки и обороты по каждому объекту. В «1С: Бухгалтерии» списки объектов аналитического учета могут иметь многоуровневую структуру. Это позволяет получать итоги с разной степенью детализации, а также организовывать справочники объектов аналитического учета более удобным образом.
• Справочник «Константы». При формировании отчетов большинство показателей рассчитывается на основе введенных данных о хозяйственных операциях. Но в отчеты необходимо включать и такие сведения, которые нельзя получить из информации, хранимой в журнале операций. Такими сведениями являются, например, название организации, фамилии руководителя и главного бухгалтера и т. д. Такие данные надо занести в список «Константы».
• Список типовых операций. При вводе стандартных или часто используемых операций очень важна автоматизация ручных действий, а также распечатка необходимых первичных документов (накладных, кассовых ордеров и т. д.). Для реализации этих функций в «1С: Бухгалтерии», наряду с режимом ручного ввода проводок, имеется возможность использования типовых операций.

       В «1С: Бухгалтерии» предусмотрены следующие  типовые операции по учету основных средств:

• ОС: поступление – безвозмездно;
• ОС: поступление – покупка;
• ОС: поступление – капитальное строительство;
• ОС: выбытие – продажа;
• ОС: выбытие – списание;
• ОС: оплата;
• ОС: износ и др.

       После заполнения бланка реквизитов типовой  операции можно выполнить следующие действия: выполнить формирование выходного документа (созданный документ предъявляется в отдельном окне и его можно просматривать, распечатывать, корректировать и сохранять в архиве); просматривать и редактировать форму выходного документа; записать сформированные для типовой операции проводки в журнал операций; окончить ввод типовой операции, при этом все созданные проводки не записываются в журнал операций, т. е. пропадают.