ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ 
 
 

Институт  туризма и развития рынка

Кафедра теории организации и управления 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВОЙ  ПРОЕКТ

По  дисциплине «Теория  организации»

На  тему: Закон информированности-упорядоченности 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнили:

Студенты  ГТБ2-3

Антипкина Т., Васейкина А., Козлова А. 

Преподаватель: 
Доцент, кэн

Серебрякова Г.В. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Москва 2011 г.

 

Содержание 

Введение                                                                                                                   3

Сущность закона. С какими понятиями он связан                                               4

Принципы, вытекающие из закона информированности                                  10

Наличие связи  с другими законами, ее проявление                                           14

Значение закона для науки                                                                                   16

Доказательство  действия закона                                                                          17

Заключение                                                                                                             19

Список использованной литературы                                                                   20

 

Введение

      Организация внутренних и внешних связей –  важнейшее условие для формирования коллектива работоспособного, успешного и профессионального, с которым компания будет способна достигать поставленных целей. Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация.

      Данная  работа актуальна в настоящее  время, так как любому менеджеру, как профессионалу своего дела, необходимо понимать, каким образом использовать информацию, упорядочивать ее, доносить ее до подчиненных, чтобы эффективно организовать работу в компании, грамотно руководить и мотивировать подчиненных. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

      Цель  данной курсовой работы – дать определение  закона информативности, описать его особенности, сферы применения, раскрыть его сущность, указать на понятия и принципы, с которыми он связан.

     Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

• Изучить сущность и принципы работы закона информированности-упорядоченности, понятия, связанные с данным законом,
• Рассмотреть связь его с другими законами, выявить их взаимодействие и выделить принципы, вытекающие из данного закона,
• Выяснить, как данный закон связан с реальной жизнью и другими науками,
• Привести доказательство, иллюстрирующее работу закона информированности-упорядоченности в жизни.

 

Сущность  закона. С какими понятиями он связан

     Законы  играют решающую роль в теории организации, в том числе образуют теоретический фундамент, позволяют правильно оценить возникающую ситуацию и анализировать зарубежный опыт.

     Законы  организации по важности делятся  на два уровня:

     - основополагающие,

     - менее важные.

     Закон информированности-упорядоченности относится к законам второго уровня – менее важным. Он может быть сформулирован так: чем большей информацией организация располагает о внутренней и внешней среде, тем большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения) она имеет.

     В виду высокой важности информационной среды, она является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. При этом, информационная система управления подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) — коэффициентов пропорциональности.

     Любой аппарат управления представляет собой  «фабрику информации», поэтому его основной ролью является обработка информации. Аппарат управления получает информацию в самых разных формах. Это могут быть:

• данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;
• документы, передающие информацию в численной или цифровой форме;
• устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме.

     Все коммуникации в организации основаны на получении, распространении, обработке, передаче и хранении данных. Между процессом получения и распространения информации аппарат управления выполняет ряд разнообразных действий. Он может:

     1. преобразовать информацию (например, информацию о продажах в информацию  о полученной выручке и выполненной  работе);

     2. объединять информацию (например, информацию  о продажах с информацией о закупках в целях получения информации о товарно-материальных запасах);

     3. накапливать информацию (например, информацию о продажах для  последующего составления ежемесячных,  квартальных и годовых отчетов  о доходах).

     В любой организации существует информационная среда управления, которая включает:

• собственно саму информацию;
• средства технического обеспечения - компьютеры, телефоны, факсы и др.;
• применяемую технологию;
• организацию документооборота;
• персонал, занятый управлением информационной средой.

     Грамотное управление информационной средой включает управление слухами, иначе повышается риск появления дезинформации, угрожающей целостности организации как системы. Организация должна стремиться к воспитанию у работников лояльности, а также, по возможности, информировать работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т.д. Можно последовать примеру японских компаний, в которых существует должность информатора по бытовым и общефирменным вопросам. Любой работник может получить у информатора ответы на интересующие вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье руководителя компании и т.п.

     Выделяют  следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

     Объем информации рассматривается с двух сторон: как объем символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации - это количество букв, знаков или символов; он обычно выражается в символах или байтах. Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от таких факторов как символьный объем, форма представления (текст, графика, формулы, звук), временной интервал на обработку и сложность информации, текущее состояние объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта).

     Объем воспринимаемой информации имеет три  уровня:

• информационная избыточность – повышает качество решения, но увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Может применяться для принятия важных решений;
• субминимальный уровень является индивидуальным для конкретного человека и отражает тот объем информации, при котором данный человек еще может принять обоснованное решение;
• недостаток информации (информационный голод) препятствует принятию правильного решения и увеличивает вероятность провала для организации.

     Достоверность информации – это отношение реальных сведений к общему объему информации в процентах. Достоверность также имеет три уровня: абсолютный (100%); доверительный (более 80%); негативный (менее 80%).

     Достоверность зависит от следующих факторов:

• организация документооборота. Чем меньше людей в нем участвуют, тем выше будет достоверность информации;
• время прохождения информации. Достоверная, но поздно поступившая информация может стать ложной (курсы акций на бирже).

     Достоверность можно повысить путем обработки  большего объема информации с применением эффективных методик или алгоритмов (обрабатывая информацию с доверительным и даже с негативным уровнем достоверности).

     Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость, и выражается в снижении затрат на принятие правильного решения. Ценность информации может быть рассмотрена на четырех уровнях:

• нулевой – информация, которая повторяет уже известные характеристики объекта управления или представляет ненужные для принятия решения характеристики;
• средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%) – ее создают специалисты, работающие добросовестно, но без особого интереса;
• высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) – имитационные модели, дающие руководителю возможность оценить последствия при различных вариантах решения;
• сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз) связан с маркетинговыми исследованиями и инновациями; может иметь криминальный источник.

     Насыщенность  информации – соотношение полезной и пустой (фоновой) информации. Фоновая информация позволяет лучше воспринимать полезную (профессиональную) информацию, так как улучшает настроение, поднимает эмоциональный уровень, заранее настраивает на нужный лад. Без фоновой полезная информация звучит или выглядит «сухо» и воспринимается с трудом, но не стоит использовать слишком большой объем фоновой информации иначе полезная информация будет частично или полностью пропущена. В связи с общим увеличением объемов поступающей отовсюду информации организации стремятся к повышению насыщенности информации.

     Насыщенность имеет следующие уровни: высокий (80-100%); нормативный (50-80%); низкий (менее 50%).

     Открытость информации – возможность предоставления ее различным контингентам людей. В зависимости от открытости выделяются три вида информации:

• секретная информация (государственная тайна) связана с интересами всего общества и государства, поэтому имеет наибольшие ограничения на использование (информация об организации обороны страны). Такая информация может быть особой важности, совершенно секретной, секретной и т.п.;
• конфиденциальная информация (для служебного пользования) может отражать интересы общества или группы людей. Ее использование также ограничено. Как правило, конфиденциальная информация является высокоценной (повышение эффективности в несколько раз) или содержит сведения о потенциале организации (методы изучения рынка, список деловых партнеров, метод ценообразования, способ производства);
• публичная (открытая) информация также отражает интересы общества и людей, но в отличие от остальных видов ее использование не ограничено.

     Для того чтобы принимаемое руководителем решение было в полной мере обоснованным, используемая для этого информация должна быть высокой или средней ценности, абсолютно достоверной, средней насыщенности и сочетающей элементы открытости и конфиденциальности.

     Как правило, аппарат управления использует полученные данные в качестве основы для производства другой своей важной продукции – решений. Это могут быть решения:

• Местного и оперативного характера, такие, как решения, касающиеся закупок и продаж продукции, найма и увольнения работников, повышения или снижения цен.
• Долгосрочного, стратегического характера – решения, связанные с расширением предприятия, инвестициями, снятием с производства изделий, вхождением в корпорацию и выходом из нее.