Система управления и ее составляющие

                                                        Введение

 

«Система управления организации» - одно из ключевых понятий Теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В  рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором  участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации  построена для того, чтобы все  протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач.

Актуальность данной темы заключается в значимости теории управления организацией для правильного и рационального управления компанией.

Целью данного исследования является изучение основных составляющих системы управления организацией.

При изучении данной темы были определены следующие задачи:

1.Изучение сущности системы  управления организацией;

2.Анализ структуры системы управления;

3.Выявление основных типов управления организациями;

4.Рассмотрение системы управления российской компании.

При написании данной работы были использованы следующие методы:

аналитический, логический, исторический, статистический и метод  индукции – дедукции.

 

 

 

1. Сущность системы управления.

 

Система – это целое, созданное  из частей и элементов, взаимодействующих  между собой, для целенаправленной деятельности. Среди её основных признаков  следует назвать: множественность  элементов, целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с тем  система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов.  Всякая система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь (рис. 1).

 

Рисунок 1 - Схема функционирования системы.

 

Управление – это процесс  воздействия на систему с целью  поддержания заданного или перевода её в новое состояние.

Система управления:

 –   механизм такого воздействия;

• совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении, которые представлены на схеме 2;

 

 

 

 

Рисунок 2 - Схема системы с механизмом управления.

 

При этом любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

1. Выход основной системы.
2. Воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода.
3. Канал обратной связи;
4. Блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие (рис. 3).

 

Рисунок 3 - Схема системы управления организации.

 

 

 

2. Структура системы управления.

 

В настоящее время в  составе системы управления организации  выделяют следующие подсистемы:

1. структура управления.
2. техника управления.
3. функции управления.
4. методология управления (рис. 4).

 

Система управления

 

Методология управления		Процесс управления		Структура управления		Техника управления
Цели, задачи   Законы и принципы   Методы и функции   Технология и практика управления		Коммуникации   Схема процесса   Разработка и реализация решений   Информационное обеспечение		Функциональные структуры   Схемы организационных отношений   Организационные структуры   Профессионализм персонала		Система документооборота   Информационные каналы   Компьютерная и оргтехника, офисная мебель

 

 

Рисунок 4 - Структура элементов системы управления организации.

 

При этом, систему управления можно рассматривать как с  позиции статики, т.е. как некий  механизм (механизм управления), так  и с позиции динамики, как управленческую деятельность.

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

- функциональную и организационную  структуру, схему организационных  отношений, профессионализм персонала;

-  компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота. Структура управления будет рассмотрена  отдельно, а в отношении техники  управления следует отметить, что  стройность и действенность системы  управления в немалой степени  зависит от системы документооборота  предприятия. От неё напрямую  зависит и число ошибок учёта  и планирования, и оперативность  реагирования на определённое  воздействие. «Бумажная» бухгалтерия  неизбежно отступает перед "компьютерной". Неизбежно уходит в прошлое  «наказуемость» инициативы. Доказано  на практике и находит всё  более широкое практическое применение  понимание того, что функциональность  организации рабочего места повышает  производительность труда работника  и управленца не только технически, но и в результате получения  ими положительного эмоционального  настроя. 

Процесс управления, как  элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Методология же включает в  себя цели, законы, принципы, методы и  функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления организации  ставится формирование профессиональной управленческой деятельности. Как процесс  управленческая деятельность – это  совокупность действий, ведущая к  образованию и совершенствованию  связей между частями системы. Как  явление – это объединение  элементов (цели, программы, средства) для реализации миссии организации. Управленческая деятельность рассматривается, как синтез науки и искусства. Научная часть управленческой деятельности состоит из прагматичных управленческих технологий, правил, закономерностей, т.е. мало зависит от личности управленца. Искусство же, в данном контексте, представляет собой использование менеджером своего творческого начала, интуиции, субъективного опыта, здравого смысла и т.д. Здесь наблюдается прямая зависимость от личных качеств управленца, причём такие качества, как здравый смысл и интуиция, точнее их присутствие в большей или меньшей степени, практически являются врождённой особенностью данного субъекта.

Наибольший интерес представляет структура управления организации, как, во многом, определяющая по отношению  к другим элементам. Структура органов  управления и должностей, распределение  между ними полномочий и ответственности  часто предопределяет и технику  управления, и процесс, и методы, и функции.

Среди этапов понимания сущности управления и построения управленческих структур следует выделить пять этапов:

1.Организация представляется, как сумма трудовых операций. Управлять организацией – значит правильно организовать производственные процессы и повышать производительность труда. Организация конструируется и контролируется менеджерами.

2.Организация – это административная пирамида, как наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ей присуща чёткая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.

3.Организация – бюрократия, где человек – это винтик огромной машины, материал для построения целого, не имеющий право на индивидуальные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически «на все случаи жизни».

4.Элтон Мэйо в 30-х 40-х годах двадцатого столетия предложил рассматривать организацию как общину и соответственно ей управлять. В его понимании люди были не винтиками машины, а являлись членами организации, семьи, он подчёркивал право на индивидуальность каждого, возможность иметь собственное мнение, взаимоотношения, как внутри, так и вне организации. При такой концепции на первый план выходят межличностные и межгрупповые отношения. Управление должно вписываться в психологическую структуру группы, осознавать возможность спонтанного, неконтролируемого, самоорганизации.

 

 3. Основные типы управления организациями.

 

В современной теории менеджмента  выделяются два типа управления организациями: бюрократический и органический. Они построены на принципиально  различных основаниях и имеют  специфические черты, позволяющие  выявлять сферы их рационального  использования и перспективы  дальнейшего развития.

1. Исторически первым сформировался бюрократический тип организации. Соответствующую концепцию подхода к построению организационных структур разработал в начале XX столетия немецкий социолог Макс Вебер. Он предложил нормативную модель рациональной бюрократии, кардинальным образом менявшую ранее действовавшие системы коммуникации, отчетности, оплаты труда, структуры работы, отношений на производстве. В основе этой модели - представление о предприятиях, как об «организованных организациях», предъявляющих жесткие требования, как к людям, так и к структурам, в рамках которых они действуют. Ключевые концептуальные положения нормативной модели рациональной бюрократии таковы:

1)четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов; 

2)иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим;

3)наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения менеджерами своих задач и обязанностей;

4)дух формальной обезличенности, характерной для выполнения официальными лицами своих обязанностей;

5)осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности, а не с субъективными оценками.

Главные понятия бюрократического типа структуры управления - рациональность, ответственность и иерархичность. Сам Вебер считал центральным  пунктом концепции исключение совмещения «человека» и «должности», ибо состав и содержание управленческих работ должны определяться исходя из потребностей организации, а не людей в ней работающих. Четко сформулированные предписания по каждой работе (что необходимо делать и какими приемами) не оставляет места для проявления субъективизма и индивидуального подхода. В этом принципиальное отличие бюрократической структуры от исторически предшествовавшей ей общинной, где главная роль отводилась партнерству и мастерству.

Бюрократические структуры управления показали свою эффективность, особенно в крупных и сверхкрупных организациях, в которых необходимо обеспечивать слаженную четкую работу больших  коллективов людей, работающих на единую цель. Эти структуры позволяют  мобилизовать человеческую энергию  и кооперировать труд людей при  решении сложных проектов, в массовом и крупносерийном производстве. Однако им присущи недостатки, особенно заметные в контексте современных условий  и задач экономического развития.

Еще один изъян структур бюрократического типа - невозможность с их помощью  управлять процессом изменений, направленных на совершенствование  работы. Функциональная специализация элементов структуры приводит к тому, что их развитие характеризуется неравномерностью и различной скоростью. В результате возникают противоречия между отдельными частями структуры, несогласованностью в их действиях и интересах, что замедляет прогресс в организации.

2. Второй упомянутый - органический - тип структур управления имеет сравнительно недолгую историю и возник как антипод бюрократической организации, модель которой перестала удовлетворять многие предприятия, испытывающие необходимость в более гибких и адаптированных структурах. Новый подход отвергает представление об эффективности организации как «организованной» и работающей с четкостью часового механизма; напротив, считается, что эта модель проводить радикальные изменения, обеспечивающие приспособляемость организации к объективным требованиям реальной действительности неспособна. Исследователи этой проблемы подчеркивают: постепенно вырисовывается иной тип организации, в которой импровизация ценится выше, чем планирование; которая руководствуется возможностями гораздо больше, чем ограничениями, предпочитает находить новые действия, а не цепляться за старые; которая больше ценит дискуссии, чем успокоенность, и поощряет сомнения и противоречия, а не веру.  В исходном определении органического типа структуры подчеркивались такие ее принципиальные отличия от традиционной бюрократической иерархии, как более высокая гибкость, меньшая связанность правилами и нормами, использование в качестве базы групповой (бригадной) организации труда. Дальнейшие разработки позволили существенно дополнить перечень свойств, характеризующих органический тип структуры управления. Речь идет о следующих чертах. Во-первых, решения принимаются на основе обсуждения, а не базируются на авторитете, правилах или традициях. Во-вторых, обстоятельствами, которые принимаются во внимание при обсуждении проблем, являются доверие, а не власть, убеждение, а не команда, работа на единую цель, а не ради исполнения должностной инструкции. В-третьих, главные интегрирующие факторы - миссия и стратегия развития организации. В-четвертых, творческий подход к работе и кооперация базируются на связи между деятельностью каждого индивида и миссией. В-пятых, правила работы формулируются в виде принципов, а не установок. В-шестых, распределение работы между сотрудниками обусловливается не их должностями, а характером решаемых проблем. В-седьмых, имеет место постоянная готовность к проведению в организации прогрессивных изменений.  Рассматриваемый тип структуры предполагает существенные изменения отношений внутри организации: отпадает необходимость в функциональном разделении труда, повышается ответственность каждого работающего за общий успех. Реальный переход к органическому типу структуры управления требует серьезной подготовительной работы. Прежде всего, компании принимают меры к расширению участия работающих в решении проблем организации (путем обучения, повышения уровня информированности, заинтересованности и т.п.), ликвидируют функциональную обособленность, развивают информационные технологии, радикально пересматривают характер взаимоотношений с другими компаниями (вступая сними в союзы или образуя виртуальные компании, где реализуются партнерские отношения).