Планирование организационных систем

          Кроме  того, у нас нет и адекватных методик расчёта экономической эффективности ОС, что делает невозможным обоснование необходимости их создания.

          Недостатком  существующей практики планирования  и создания ОС является также недостаточная оперативность. Иногда с момента появления проблемы и до момента построения ОС проходят многие годы, в течение которых обществу наносится невосполнимый ущерб от игнорирования проблем. Например, десятилетиями замалчивалась проблема охраны окружающей среды, пока, наконец, не была создана специальная ОС. Лишь сравнительно недавно стали предметом обсуждения проблемы наркомании, проституции, борьбы с организованной преступностью. Рано или поздно эти проблемы всё равно бы "всплыли на поверхность", однако очевидно, что чем раньше та или иная проблема будет обнаружена и решена, тем больший ущерб удастся предотвратить.

          Вряд  ли можно признать такое положение удовлетворительным, и без разработки теории планирования и построения ОС его не улучшить.

 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ОС

 

Разработка ОС - сложный многоплановый процесс, требующий участия различных специалистов:

          - специалистов  по решаемой проблеме - для постановки и исследования проблемы, а так же выбора границ проблемного объекта и объекта управления;

          - системотехников  - для проектирования и внедрения системы;

          - экономистов  - для оценки экономической эффективности  проектируемой системы и выбора  наилучшего варианта её построения;

          - программистов  и электронщиков - для оснащения  ОС необходимыми программными и техническими средствами;

          - специалистов  по базам данных и базам  знаний - для создания информационной основы системы;

          - юристов - для разработки документов, определяющих юридический статус системы и регламентирующих порядок работы её подразделений.

          Формирование комплексных бригад, включающих указанных специалистов, требует значительных организационных усилий и затрат. Однако положительный опыт создания в 60 - 70-х годах подобных бригад для разработки АСУ говорит о том, что эта задача выполнима. Подобные бригады или группы могут создаваться на хозрасчётной основе при научно-исследовательских и проектных организациях, занимающихся созданием АСУ, а также при центрах экономического (или управленческого) консультирования. В дальнейшем они, по-видимому, смогут объединяться в организации, специализирующиеся на создании проблемно-ориентированных ОС.

          Пока ещё ни у нас в стране, ни за рубежом практически нет организаций или коллективов, специализирующихся на их создании. Популярные в последнее время центры управленческого консультирования этим пока тоже не занимаются. Учитывая почти полное отсутствие отечественного и зарубежного опыта организации проектирования ОС, можно привести ряд общих положений, которые могут быть полезны для практических целей.

          В разработке системы должны участвовать:

          - организация-заказчик (т. е. организация, ответственная за решение проблемы и обладающая соответствующими полномочиями и ресурсами);

          - организация-разработчик (научно-исследовательский или проектный институт по созданию ОС);

          - НИИ (или их подразделения), специализирующиеся на данной проблеме, называемые проблемными НИИ;

          - организации (подразделения), входящие в состав ОУ.

          Аналогично  АСУП процесс создания ОС должен  осуществляться в три стадии  с включением в первую стадию дополнительного этапа НИР, связанного с постановкой и исследованием проблемы, выбором границ и обследованием ОУ, а также синтезом СУ. Таким образом, весь процесс создания ОС включает следующие три стадии:

          1. Предпроектная стадия. Включает этапы: подготовительный, проведения НИР, разработки технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на создание ОС.

          2. Стадия проектирования (планирования). Включает этапы: разработки технического (ТП) и рабочего (РП) проектов или технорабочего (ТРП) проекта.

          3. Стадия ввода в эксплуатацию ОС. Включает: выполнение монтажно-наладочных работ, опытную эксплуатацию и приёмосдаточные испытания системы.

          На подготовительном  этапе уточняется постановка проблемы, определяются заказчик, разработчик и проблемные НИИ, заключается договор на проведение НИР, формируется экспертный совет, составляется и утверждается план-график совместных работ.

          На этапе  НИР проводится исследование проблемы, определяются границы проблемного объекта, составляется ЦКП по решению проблемы, делается вывод о целесообразности или нецелесообразности разработки проекта ОС. Реализация плана мероприятий должна окупать затраты, связанные с проведением НИР. При положительном решении вопроса о целесообразности создания ОС заключается договор на разработку и внедрение системы.

          На этапе  ТЭО формируются альтернативные варианты построения ОС, оценивается их эффективность и выбирается наиболее приемлемый вариант. ТЭО должно подтверждать необходимость и целесообразность создания ОС. В ТЭО обосновывается основная идея проектных решений по всем видам обеспечения ОС, выявляются и оцениваются факторы и источники эффективности, производится оценка затрат и эффекта, ожидаемого от внедрения системы.

          На этапе  ТЗ разрабатываются варианты структуры ОС, определяется её функциональный состав, устанавливаются основные требования к информационному, программному, техническому, правовому и лингвистическому обеспечению системы, разрабатываются план-график создания системы и перечень организационно-технических мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы. Этап заканчивается составлением и утверждением ТЗ, которое должно содержать:

           - основание для создания ОС;

           - постановку и описание решаемой проблемы;

           - результаты проведения НИР;

           - назначение и цель создания ОС;

           - требования  к ОС и средствам её обеспечения;

           - мероприятия  по подготовке ОУ к внедрению ОС;

           - показатели  эффективности функционирования  системы (источники ожидаемой эффективности, методика расчёта эффективности, результаты расчёта);

           - стадии создания ОС (перечень стадий, этапов и видов работ, график их выполнения);

           - порядок  контроля и приёмки ОС (элементов и системы в целом).

          На этапе ТП принимаются проектные решения по общесистемным вопросам, в т. ч. по структуре ОС, составу реализуемых задач процессу функционирования системы; производится разработка решений по организационному, техническому и другим видам обеспечения; производится увязка различных видов обеспечения между собой; осуществляется разработка проектно-сметной строительной документации. Этап завершается составлением и утверждением ТП, включающего три основных компонента: общесистемную документацию, проектные решения обеспечивающей части и проектные решения функциональной части.

          Общесистемная документация должна содержать:

           - пояснительную  записку к проекту (перечень документов, на основании которых разрабатывается система, их содержание, исполнители и сроки выполнения работ, постановка проблемы, характеристика ОУ и основных проектных решений);

           - план  мероприятий по подготовке ОУ  к внедрению системы (уточнённый  перечень работ по этапам создания, их содержание, объём, сроки выполнения, исполнители и форма завершения);

           - смету  затрат на создание и эксплуатацию системы;

           - расчёт эффективности (исходные данные, расчёт и результаты расчёта).

          В состав  проектных решений по обеспечивающей  части должны входить решения  по каждому из видов обеспечения: организационному, информационному, техническому, программному, математическому, лингвистическому, правовому. Так, например, проектные решения по организационному обеспечению должны содержать решения по функциям персонала ОС и по организационной структуре системы. Проектные решения по информационному обеспечению должны содержать: описание организации информационной базы, описание системы классификации и кодирования, описание условий и требований по обеспечению обмена информацией в системе, макеты форм документов и др. Проектные решения по техническому обеспечению должны содержать: описание КТС, проектную оценку надёжности КТС, технологическую схему обработки данных и т. д.

          На этапе  РП разрабатываются программы  и эксплуатационная документация проекта по информационному, организационному и др. видам обеспечения; проводится адаптация программ и программной документации; разрабатывается документация для технических средств разового изготовления. Этап завершается подготовкой РП, включающего:

           - технологическую схему обработки информации;

           - формы  документов и описание маршрутов их движения;

           - инструкции  по внесению изменений в информационную базу;

           - перечень стандартных программ, альбомы классификаторов и кодов;

           - инструкции  по эксплуатации КТС для решения предусмотренных проектом задач;

           - рабочие  программы, блок схемы алгоритмов;

           - описания контрольных примеров;

           - описание  входной информации и результатов  работы ЭВМ и других технических средств;

           - технологические инструкции по обработке данных;

           - уточнённый  расчёт экономической эффективности  системы.

          Особой  частью РП должны явиться организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции, определяющие права, обязанности сотрудников аппарата управления и обслуживающего персонала системы.

          Создание  ОС требует, как правило:

           - формирования  новых организационно-функциональных структур;

           - введения  новых документов и документопотоков;

           - формирования новой информационной базы;

           - разработки  нового программного обеспечения;

           - установки  и обслуживания дополнительных технических средств.

           Ввод  в эксплуатацию ОС заключается  в выполнении монтажно-наладочных работ, комплексной отладке всех звеньев системы, проверка её работоспособности в реальных условиях и заканчивается сдачей системы межведомственной комиссии.

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

          В заключении  можно отметить, что многие существующие  ОС обладают большой избыточностью, "омертвляя" значительную часть закреплённых за ними народохозяйственных ресурсов (трудовых, материальных, финансовых), которые могли быть использованы для решения актуальных задач социально-экономического развития страны.

          Сейчас  или в ближайшем будущем необходимо  пересмотреть действующий механизм формирования ОС, чтобы исключить или, по крайней мере, ограничить практику создания неэффективных систем. В самом деле, дальнейшее игнорирование ОС как самостоятельного класса систем, требующего специального изучения, при наблюдаемом росте их количества неизбежно приведёт к дальнейшему снижению эффективности использования ресурсов. До тех пор, пока общество не научится создавать высокоэффективные ОС, ему не удастся увеличить отдачу от используемых ресурсов. Именно поэтому вопросы разработки научного фундамента планирования, проектирования и построения ОС требуют первостепенного внимания и незамедлительного решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

[1] Глушков В. М. Введение в  АСУ. Киев: Техника, 1974

[2] Общеотраслевые руководящие  методические материалы по созданию АСУП. М.: Статистика , 1977

[3] Мамиконов А. Г. Методы разработки АСУ. М.: Энергия, 1973

[4] Кабаков В. С. Организация управления и эффективность производства. Ленинград: ЛИЭИ, 1985.

[5] Каменицер С. Е., Соломатин В. В. Автоматизированная система управления машиностроительным предприятием. М. :Машиностроение, 1971

[6] Мильнер Б. З., Евенко Л. И., Раппопорт В. С. Системный подход к организации управления. М.: Экономика, 1983 .