Организация как открытая система

рганизация - группа людей, деятельность которых координируется для достижения поставленных общих  целей.

Группа должна соответствовать требованиям:

наличие не менее  двух человек, считающих себя частью группы;

наличие цели, которая  принимается как общая для всех членов организации;

наличие членов группы, которые работают вместе для  достижения общих целей.  

Организации бывают формальные и неформальные. Формальные организации - это организации, которые  официально зарегистрированы и действуют  на основании существующего законодательства и установленных регламентов.

Неформальные  организации - организации, которые  действуют вне рамок законодательства, при этом группы возникают спонтанно, но люди взаимодействуют друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют в каждой формальной организации.

Общие характеристики организации: 

Ресурсы организации. К ним относятся: кадры организации, капитал, материалы, технология, информация, которые составляют внутреннюю среду  организации. Цель каждой организации предполагает преобразование различных ресурсов для достижения установленной цели.  

Зависимость организации  от внешней среды. Организация полностью  зависит от окружающего мира, то есть внешней среды как в отношении  ресурсов, так и в отношении  своих клиентов или потребителей. Внешняя среда включает экономические условия в данной стране, правительственные акты, профсоюзы, конкурирующие организации, потребителей, а также общественные взгляды, технику и технологию в целом.  

Разделение труда  в организации. Различают горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда - это разделение на параллельно функционирующие подразделения внутри организации. Сложные большие организации осуществляют горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающиеся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называют отделами или службами. Вертикальное разделение труда - это координация работы составных частей организации: отделов, служб, различных подразделений. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.  

Необходимость управления в организации. Чтобы  организация могла добиться своих  целей, задачи ее подразделений должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда, поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. В связи с этим организация должна назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности.

2.2.2. Организация как открытая система.  

Организации взаимодействует  с внешней средой, должна приспосабливаться  к изменениям в ней, чтобы нормально  функционировать, и в силу этого  должна рассматриваться как "открытая система". Открытая система зависит  от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды. Любая организация является открытой системой, так как всегда зависит от внешней среды.

С точки зрения системного подхода, организация как  открытая система - это механизм преобразования входной информации или ресурсов в конечную продукцию (в соответствии со своими целями). Основные разновидности ресурсов входа: материалы, оборудование, капитал, рабочая сила. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой решение в любой ситуации определяется внешними и внутренними факторами и обстоятельствами. Таким образом, менеджер до принятия решения должен обязательно проанализировать все имеющиеся факторы, воздействующие на данную проблему, для успешного ее решения. 

Внешние факторы  подразделяются на факторы прямого  воздействия и косвенного воздействия. 

2.2.3. Внешняя  и внутренняя среда организации. 

Среда прямого  воздействия включает факторы, непосредственно  влияющие на деятельность организации: 

а) Поставщики. Поставщиками капитала в основном являются банки, акционеры и частные лица. Чем лучше обстоят дела у данной организации, тем больше шансов получить кредит на льготных условиях у поставщиков капитала.

б) Трудовые ресурсы. Без нужных специалистов должной  квалификации нельзя эффективно использовать сложную технику и оборудование.

в) Законы государства. Организации обязаны выполнять  не только федеральные, но и региональные законы. Государственные органы обеспечивают принудительное выполнение законов  в сфере своей компетенции.

г) Потребители. Потребители решают, какие товары и услуги для них желательны, то есть они определяют направления и возможности роста организации. В рыночной экономике действует принцип: "Потребитель - король рынка".

д) Конкуренты. Руководство  предприятия должно понимать, что  неудовлетворенные нужды потребителей создают свободные ниши на рынке для конкурирующих организаций.  

Среда косвенного воздействия состоит из факторов, которые не оказывают прямого  и немедленного воздействия на деятельность организации:  

а) Состояние  экономики страны. Руководство организации, особенно при выходе на международный рынок, должно учитывать экономическую ситуацию в той стране, в которую поставляет свой товар, или с которой организация имеет деловые отношения. Состояние мировой экономики влияет на стоимость ресурсов и способность покупателей приобретать товары и услуги. Если в экономике прогнозируется спад, то необходимо уменьшить запасы готовой продукции, чтобы преодолеть трудности сбыта, кроме этого следует учесть увеличение или уменьшение ставки процента на займы, возможное колебание курса доллара или других твердых валют.

б) Научно-технический  прогресс. Технические новшества  повышают производительность труда, способствуют улучшению качества продукции, а  также расширяют возможные области  применения товаров. Появление таких  высоких технологий, как компьютерная, лазерная, микроволновая, полупроводниковая, а также использование атомной энергии, синтетических материалов, миниатюризация приборов и производственного оборудования оказывают существенное влияние на развитие и деятельность организации.

в) Социокультурные  факторы. Это, прежде всего, жизненные  ценности и традиции, обычаи, установки, которые оказывают существенное влияние на деятельность организации.

г) Политические факторы. К ним относятся: экономическая  политика административных органов государства, т.е. система налогообложения, льготные торговые пошлины, законодательство о защите потребителей, стандарты на безопасность продукции и стандарты по экологии. Для организации, осуществляющей международную деятельность, существенное значение имеет политическая стабильность данного государства, а также установка с его стороны специальных пошлин на импорт товаров, экспортных квот и т.д.

д) Отношения  с местным населением. Характер отношений  с местной общиной является очень  важным для учета и планирования в любой организации. Так, в каждой общине существуют свои специфические законы и установки по вопросам бизнеса и ведения деловых отношений с другими организациями и учреждениями. Иногда для поддержания хороших отношений с общиной необходимо финансирование и поддержка ее социальных программ, а также благотворительная деятельность по многим направлениям. 

Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружающей среде  организации. В некоторых отраслях, например, в фармацевтической, электронной, химической, космической и др. изменения происходят относительно быстро. В других отраслях процессы изменения среды более замедленные.  

2.2.4. Структура  организации. 

Структура организации  является элементом ее внутренней среды. 

Структура организации - взаимоотношения уровней управления с функциональными областями  организации для наиболее эффективного достижения целей. 

Схема организационной  структуры фирмы: 
 
 

Структура организации  тесно связана с характерным  для нее специфическим разделением труда и требованиями построения системы контроля в организации.  

Любая организация  имеет разделение труда, но не просто случайное распределение работы между всем персоналом организации, а специализированное разделение труда. Оно означает закрепление конкретной работы за тем человеком, который лучше всех в организации сможет ее выполнить, то есть за специалистом. Примером может служить разделение управленческих функций между специалистами по финансам, производству, сбыту и т.д.  

Сфера контроля включает в себя совокупность лиц, подчиненных конкретному руководителю. В зависимости от количества этих лиц, различают широкую и узкую сферы контроля. При широкой сфере контроля организация имеет плоскую структуру управления, а при узкой - многоуровневую структуру.