Организация государственной и муниципальной службы

Сегодня наша страна переживает период реформ политической системы, которые  требуют нового подхода к государственному и муниципальному управлению и, конечно, подготовки высококвалифицированных  специалистов в этой области.

Что же такое современное государственное и муниципальное управление? С одной стороны, это управление социальное, т.е. целенаправленное, организующее воздействие на коллективы людей для обеспечения материальных и духовных условий их жизнедеятельности. С другой - процесс эффективного управления включает четыре основных стадии, на которых реализуются следующие функции:

• планирование – определение параметров оптимального функционирования и развития управляемого объекта и разработка модели его будущего состояния;
• организация – изменение организации управляемого объекта путем его перевода в новое, запланированное состояние;
• контроль и учет - сравнение состояния управляемого объекта с найденным оптимальным;
• регулирование и координирование – ликвидация рассогласования нового состояния объекта управления с заданным.

 

 

К общим функциям государственного и муниципального управления относятся:

• прогнозирование, программирование и планирование социально-экономического развития территориального образования и контроль выполнения планов и программ, которое осуществляется экономическим органом государственного или муниципального управления;
• организация деятельности самого органа государственного или муниципального управления, реализуемая руководителями органа управления и его аппаратом;
• контроль цен и тарифов, который обеспечивается отделом цен;
• учет записи актов гражданского состояния, проводимый отделом загса;
• регулирование функционирования хозяйства территориального образования, которое проводят руководители органа государственного или муниципального управления общей компетенции.

В управленческой работе всегда присутствуют три компонента: эвристический, административный и операционный труд. Эвристический  труд заключается в исследовании и решении различных проблем, это главный элемент труда  руководителей и специалистов. Административный труд, т.е. труд руководителей, направлен на непосредственное управление действиями и поведением людей при осуществлении ими производственной деятельности. Операционный труд выполняется техническими исполнителями и связан с ведением документооборота, обработкой информации на компьютере и т.п. Успешный менеджер обладает необходимыми глубокими теоретическими знаниями, практическими умениями и навыками всех компонентов управленческого труда, которые он получает во время обучения в нашем институте. Он располагает современными представлениями о совокупности элементов государственного и муниципального управления, их структурах и процессах, а также о строении, функционировании и совершенствовании систем государственного управления и местного самоуправления как единых целостных систем.

 

 

 

- Планирование. План – это решение относительно системы мероприятий, предусматривающей порядок, последовательность, сроки и средства выполнения этих мероприятий. Планирование включает: установление целей и задач, разработку стратегии, программ и планов для достижения целей, определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам, доведение планов до тех, кто их должен выполнять.

Планирование определяет основные цели и направление действий организаций и обеспечивает достижение выбранных целей путем использования имеющихся преимуществ и создания новых. Процесс планирование это цикл состоящий из этапов: миссия организации, цели организации, оценка и анализ внешней среды, управленческое обследование сильных и слабых сторон, анализ стратегических альтернатив, выбор стратегии, реализация стратегии, оценка стратегии.

Составной частью планирования является прогнозирование – научно обоснованная деятельность по составлению прогнозов. Прогноз – это вероятностное, научно обоснованное суждение о перспективах, возможных состояниях того или иного объекта в будущем и (или) об альтернативных путях и сроках достижения будущих состояний.

- Организация  – функция управления, задачей которой является формирование структуры организации. Организовать – это значит разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установление взаимосвязей между различными видами работ.

- Мотивация  – побуждение к эффективной деятельности людей, работающих в организации, ради достижения поставленных целей. Действия по мотивации включают в себя экономическое и моральное стимулирование, создание условий для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. В общем виде процесс мотивации включает: установление неудовлетворенных потребностей сотрудников, формулировку целей, направленных на удовлетворение потребностей.

 Планирование как  функция управления.

План – это решение относительно системы мероприятий, предусматривающей порядок, последовательность, сроки и средства выполнения этих мероприятий. Планирование включает: установление целей и задач, разработку стратегии, программ и планов для достижения целей, определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам, доведение планов до тех, кто их должен выполнять.

Планирование и прогноз в государственных учреждениях обычно исходят из целей, устанавливаемых вышестоящими органами, а, в конечном счете — народом на основе демократического выбора.

Планирование определяет основные цели и направление действий организаций и обеспечивает достижение выбранных целей путем использования имеющихся преимуществ и создания новых. Процесс планирование - это цикл, состоящий из этапов: миссия организации, цели организации, оценка и анализ внешней среды, управленческое обследование сильных и слабых сторон, анализ стратегических альтернатив, выбор стратегии, реализация стратегии, оценка стратегии.

На  рисунке схематично представлена последовательность действий, составляющих планирования, в виде цикла. Этот цикл начинается с выработки миссии и целей. Сформулированная миссия позволяет определить измеримые цели, выраженные в соответствующих показателях. На практике после уточнения целей нередко вновь уточняется миссия, и цикл начинается заново.

Миссия  должна быть официально сформулирована, и о ней должно быть сообщено сотрудникам организации. Миссия служит ориентиром для принятия всех управленческих решений. В миссии отражаются ценности организации. Цели должны быть конкретными, достижимыми, измеримыми, ориентированными во времени, взаимно поддерживающими.

Выбору  решений должен предшествовать анализ внешней среды и внутренних "плюсов" и "минусов" организации.

Следующий шаг планирования - это определение параметров внешней среды, влияющих на деятельность организации. Этот шаг планирования имеет исследовательский характер и нередко выполняется сторонними организациями. Полученные результаты исследования внешней среды нередко заставляют вновь уточнить миссию и цели; таким образом, процедура планирования возвращается на первоначальный этап.

На  следующем этапе планирования проводится СВОТ-анализ, который выявляет положительные и отрицательные внешние и внутренние факторы деятельности организации или проекта. Результаты СВОТ-анализа часто заставляют вновь вернуться к формулировке миссии и целей и дополнить исследование внешней среды. Следующий шаг - выбор стратегии. В рамках каждой организации производится конечное число продуктов или осуществляется конечное число проектов. По отношению к каждому продукту, проекту или виду деятельности можно применить лишь две возможные стратегии: рост и сокращение или их разновидности (бурный рост, медленный рост, постепенное сокращение, немедленная ликвидация, отсечение лишнего, переориентация).

Общая стратегия организации в целом  получается путем соединения воедино частных стратегий в отношении отдельных продуктов, проектов или видов деятельности. При выборе стратегии полезно использовать матрицу Бостонской консультационной группы (матрицу БКГ), которую можно представить в виде четырех зон в осях "темп роста - прибыль".

Миссия  для муниципалитета – обеспечить население города и хозяйствующим  на его территории субъектам нормальные условия для функционирования и  развития.

 

 

 

 

 

В науке об управлении выделяют так называемые организационные функции, отражающие стадии управления, то есть любого управленческого процесса (схема 1).

Одно из главных мест в управленческом цикле, осуществляемом в муниципальном управлении, занимает планирование, и именно планирование определяет цели и способы действия, обеспечивающие достижение этих целей. Вместе с тем именно планирование определяет нормативы контроля, ибо нельзя контролировать незапланированные действия.

План - это официальный документ, в  котором отражаются прогнозы развития организации (муниципального образования) в будущем, промежуточные и конечные цели и задачи действия органов муниципального управления.

Рассмотрим  некоторые факторы, которые необходимо учитывать при планировании.

1. Необходимость перехода к долгосрочному планированию, что связано с дополнительным промежутком времени между принятием решения и результатом.

Многие главы муниципальных  образований стремятся главным  образом решать проблемы текущие и не занимаются разработкой долгосрочных планов, прогнозированием. Но специфика муниципального управления такова, что на уровне органов муниципального управления часто приходится принимать решения, последствия которых могут сказаться лишь через 5 - 10 лет. Поэтому эффективное планирование предполагает не только наличие финансовых средств, но и требует обеспечения минимизации неопределенности и ее последствий.

2. Взаимодействие различных структурных единиц при решении управленческих задач. Именно планирование обеспечивает определение четкого круга задач для каждого структурного подразделения, а с другой стороны, определяет механизм их взаимодействия.
3. Учет роли внешней среды. Руководители органов муниципального управления должны постоянно искать адекватные реакции на те изменения, которые происходят во внешней среде.

На схеме 2 приведена система  планирования в муниципальном образовании.

 

В основу планирования в муниципальном  управлении должны быть положены следующие  принципы.

1. Участие максимального числа депутатов, работников администрации, специалистов, экспертов в работе над планом. Для этого в администрации создается комиссия, собираются предложения от различных отделов, управлений. Соблюдение этого принципа очень важно, так как позволяет учесть мнение различных специалистов, определить приоритеты, правильно расставить акценты.
2. Непрерывность. Надо помнить, что планирование - это повторяющийся процесс. При планировании необходимо учитывать результаты выполнения предыдущего плана и при необходимости корректировать сами планы.
3. Гибкость. Необходимо составлять планы так, чтобы в них учитывались возможные изменения "внешней среды". Планы должны легко подвергаться внесению в них изменений.
4. Принцип координации и интеграции. Координация при планировании осуществляется по "горизонтали", то есть между подразделениями. Например, в план включено строительство школы. Для этого необходимо скоординировать в этом направлении работу отделов образования, строительства, финансов и т.д. Интеграция осуществляется по "вертикали", когда органы местного самоуправления принимают участие в выполнении различных федеральных, региональных программ.
5. Создание необходимых условий для выполнения плана.
6. Научность планирования.
7. Контроль.Процесс планирования в муниципальном образовании осуществляет оргкомитет (плановая комиссия, плановый комитет), это орган, созданный из представителей разных отделов под председательством или главы, или заместителя главы администрации.

Планы рассматриваются на заседаниях постоянных депутатских комиссий или  совещаниях исполнительных органов  власти, утверждаются и направляются исполнителям.

Для того чтобы план отвечал всем требованиям  и выполнялся, необходимо использование специальной методики разработки плана и его реализации. Ее можно охарактеризовать с помощью схемы 3.

В настоящее время в рамках муниципального управления происходит переход к новому качеству планового регулирования. Это связано прежде всего с отказом от директивных методов и переходом к планированию, основанному на партнерских отношениях властных структур с различными субъектами хозяйствования на территории муниципального образования, осуществляемому при учете интересов различных групп населения.

 

Функция - 
широко распространенное слово, имеющее множество значений. Функция (лат.functio) - это обязанность, круг 
деятельности, назначение, роль. Данное понятие используется во всех областях 
знаний и во всех сферах деятельности.

Большинство 
людей планируют свою деятельность на день (месяц, год и т.д.), затем организует 
ресурсы, которые потребуются для выполнения их плана. По мере движения вперед 
мы сравниваем то, что сделали, с целями и задачами, которые поставили ранее. Такая 
повседневная работа затрагивает целый ряд управленческих функций. Т.е. 
управление необходимо рассматривать как циклический процесс, состоящий из 
конкретных видов управленческих работ, называемых функциями управления.

Деление единого процесса управления на относительно обособленные, но в то же время 
неразрывно связанные функции необходимо при описании системы управления как 
интегрированного процесса, направленного на достижение четко определенной цели. 
Функции 
управляющей системы, т.е. менеджмента как такового, определяет всего несколько 
видов функций. Самый принципиальный подход - подход американской школы: 
1. 
Планирование; 
2. 
Организация; 
3. 
Стимулирование; 
4. 
Контроль.

Характеристика основных функций управления 
Функция планирования. Она предполагает решение о 
том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы 
достичь этих целей. По сути это подготовка сегодня к завтрашнему дню, 
определение того, что требуется и как этого добиться. 
План 
представляет собой сложную социально-экономическую модель будущего состояния 
организации. Стадии процесса планирования в основном универсальны. Что же 
касается конкретных методов и стратегии, то они существенно различаются. Обычно 
организация формирует единый план для управления ее общей деятельностью, но в 
ее рамках отдельными менеджерами применяются для достижения конкретных целей и 
задач организации различные методы. Таким образом составлена карта пути, по 
которому должна пройти организация за конкретный период времени. 
Единого метода 
планирования, который бы соответствовал каждой ситуации, не существует. Тип 
планирования и акцент, который делает менеджер в процессе планирования, зависит 
от его положения в организационной иерархии фирмы, т.е. процесс планирования 
осуществляется соответственно уровням организации. Так, стратегическое 
планирование (высший уровень) - это попытка взглянуть в долгосрочной 
перспективе на основополагающие составляющие организации. 
На среднем 
уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е. определяются 
промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач. Тактическое 
планирование по своей сути сходно со стратегическим. 
Планирование 
осуществляется и на нижнем уровне организации. Оно называется оперативным 
планированием. Это - основа основ планирования. 
Все три типа 
планов составляют общую систему, которая называется генеральным, или общим, 
планом, или бизнес-планом функционирования организации. 
Планирование 
предполагает использование всех методов, тактик и процедур, которые менеджеры 
используют для планирования, прогнозирования и контроля будущих событий. Все виды техники планирования варьируются от 
таких традиционных методов, как бюджетные методы, до более сложных - 
моделирование, разработка планов или отдельных его разделов на основе теории 
игр и проектов сценариев. Использование такой техники планирования позволяет 
уменьшать неопределенность, повышает точность прогноза, помогает менеджерам 
отслеживать или анализировать факторы, влияние на план. 
С помощью 
функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в 
организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с 
неопределенностью и более эффективно на нее реагировать. Поэтому следует 
помнить, что неопределенность - это одна из основных причин, по которой 
планирование может помочь организации лучше управлять в условиях 
неопределенности, более эффективно реагировать на изменения внешней среды. 
Функция организации. Она 
состоит в установлении постоянных и 
временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определение 
порядка и условии ее функционирования. Это - процесс объединения людей и 
средств для достижения поставленных организацией целей. 
Цель 
планирования - это разрешить неопределенность. Тем не менее сколь бы важным ни 
было планирование - это только начало. Организация, имеющая большое количество 
разных планов и не имеющая цельной схемы структуры претворения их в жизнь, 
обречена на неуспех. Дело в том, что функции планирования и организации тесно 
связаны между собой. В некотором смысле планирование и организация 
объединяются. Планирование готовит сцену для того, чтобы реализовать цели 
организации, а организация как функция управления создает рабочую 
структуру, главным компонентом 
которой выступают люди. 
Поскольку 
концепция организации состоит в сведении воедино всех специалистов фирмы, задача состоит в том, чтобы 
определить миссию, роль, ответственность, подотчетность для каждого из них. 
Процесс 
организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера 
предприятия, ее целей, технология и персонала. 
Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы 
организация смогла выполнить свои планы и тем самым достичь свои цели. 
Как видно, в 
независимости от типов и масштабов деятельности каждая фирма должна быть 
некоторым образом организована. Существует ряд принципов, которыми следует 
руководствоваться в процессе выполнения функций организации: 
1) 
определение и детализации целей фирмы, которые были 
выявлены в ходе планирования; 
2) 
определение 
видов деятельности по достижении этих целей; 
3) 
поручение 
различных задач индивидуумам и объединение 
их в управляемые рабочие группы или подразделения; 
4) 
координация различных видов деятельности, порученных 
каждой группе, посредством установлении рабочих взаимоотношений, включая четкое 
определение того, кто осуществляет руководство, то есть каждый член группы 
должен знать, что он должен делать, сроки 
выполнения работ и кто им руководит; 
5) 
единство 
цели - работает ли каждый член организации на общую цель, то есть никто не 
должен работать против целей 
организации; 
6) 
размах 
контроля или размах менеджмента - отвечает ли каждый менеджер в группе за 
управляемое им число работников. 
Так, высшие 
руководители контролируют не более чем десятью подчиненными, тогда как 
руководители низшего уровня управления могут руководить гораздо большим числом 
сотрудников. В связи с этим можно выделить два важных фактора, определяющих 
нормы управляемости (количество 
сотрудников, которыми может управлять один менеджер), - это время и частота. То 
есть сколько времени нужно менеджеру проводить с каждым сотрудником и как 
часто. Естественно, что этот критерий во многом зависит от умения менеджера 
общаться с подчиненными, сложности решаемых задач, интереса и 
вовлеченности в трудовой процесс. Таким образом, 
организация - это вторая функция управления.