Функция контроля в управлении организацией

     В-третьих, как совокупность действий должностных лиц, неотъемлемую часть

     процесса  принятия и реализации управленческих решений.

     В системе управления контроль выполняет  следующие основные функции:

     • проверочную (установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений);

     • информационную (сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта);

     • диагностическую (изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов);

     • прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;

     • коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи;

     • ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое внимание;

     • стимулирующую (по итогам контроля происходит оценка персонала, поощрение или наказание);

     • корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них);

     • защитную (способствует сохранности ресурсов).

     Контроль  осуществляется в соответствии с  определенными принципами.

     Прежде  всего он должен быть всеохватывающим, т. е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации  и процессы, протекающие в ней.

     Речь, разумеется, идет не о тотальности, мелочности, требовании фиксировать любые события - это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации. Такой контроль не под силу одному человеку или небольшой группе людей. К нему привлекается весь персонал организации или его значительная часть, ибо наилучший эффект обеспечивает самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

     Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, задаваемую основными приоритетами развития организации. Второстепенные сферы ее деятельности тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, а некоторые и вовсе не имеет смысла, так как это отвлекает много сил и средств.

     Современный контроль направлен не на исправление, а на предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому он представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.

     Эффективный контроль должен увязываться и с  изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, приспособляемость к изменяющимся условиям. Контроль должен быть своевременным, позволять устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры, иначе он будет вечно опаздывать и окажется на практике бесполезным.

     Поскольку контроль не самоцель, а средство достижения цели, он должен служить условием повышения эффективности хозяйствования, следовательно, быть экономичным (приносимые выгоды должны превышать затраты). Это обеспечивается оптимизацией всех связанных с контролем издержек (на технические средства, сбор, переработку и хранение информации и проч.).

     В процессе контроля могут иметь место  объективные и субъективные ошибки. К ним можно отнести:

     • контроль по случаю, не упреждающий отклонения, а осуществляемый им вдогонку;

     • контроль из предубежденности, недоверия, излишне детализированный, тотальный, порождающий несамостоятельность и иждивенчество;

     • контроль для проформы, например присутствия на рабочих местах, и проч.;

     • ориентация на прошлый опыт, традиции, стереотипы;

     • игнорирование личных особенностей людей;

     • смешение фактов и выводов;

     • отсутствие информирования контролируемых о результатах.

1.2.2. Виды управленческого контроля.

     Выделяют  следующие основные виды контроля:³

     1. По типу:

     • традиционный контроль фиксирует отклонения от плановых заданий и стандартов;

     • опережающий контроль отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целями; по итогам принимаются меры, направленные на их достижение, а не на исправление прошлых ошибок;

     • предпринимательский контроль осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами, факторами, влияющими на них; в результате корректируются сами цели.

     2. По видам (финансовый, маркетинговый, контроль качества, производственный и др.).

     3. По объектам, каковыми являются:

     • состояние производственного, технического, кадрового потенциала, объем финансовых ресурсов, материальных запасов, целесообразность их использования;

     • эффективность производственной деятельности;

     • промежуточные и конечные результаты;

     • затраты, потери и их виновники;

     • достоверность, качество, доступность, полнота информации;

     • сроки исполнения принимаемых решений;

     • имидж организации;

     • сохранение коммерческой тайны и т. д.

     4. По субъектам, которые осуществляют процесс контроля (администрация, функциональные службы, специальные подразделения, сами работники).

     5. По интенсивности (нормальный или усиленный).

     6. По месту осуществления.

     Летучий контроль подразумевает, что его  субъект и объект пространственно  разделены и необходимо их специальное  соединение (например, выездная проверка).

     Стационарный  контроль предполагает, что субъект  и объект едины (исполнитель сам следит за своей работой).

     7. По целям (фильтрующий контроль призван отделить годное от негодного, а корректирующий — исправить положение дел).

     8. По методам:

     • фактический контроль осуществляется с помощью опроса, инвентаризации, осмотра, разрушения объекта;

     • документальный происходит на основе сверок и проверок документов;

     • оценочный контроль базируется на экспертизе, анализе, сопоставлении с эталоном.

     9. По стадиям осуществления.

     В соответствии с указанным признаком  выделяют три основных вида контроля: предварительный, текущий и итоговый.

     Предварительный, как это явствует из самого термина, предшествует активной деятельности, а тем более каким-то конкретным результатам. Его задача в основном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и др. к работе. Он осуществляется путем анализа наличия и состояния ресурсов, их сопоставления со стоящими задачами.

     Система управления проверяется на соответствие существующей структуре организации; принятые решения и подготовленные документы — на правильность оформления, известность исполнителям, понимания теми своих обязанностей, что во многом предопределяет успех будущей работы.

     Предварительный контроль персонала призван прежде всего ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать стоящие задачи.

     Третье направление предварительного контроля — состояние материальных и финансовых ресурсов организации.

     В первом случае речь идет о наличии  на складах достаточных запасов  сырья, материалов, комплектующих изделий, соответствии их структуры и количества потребностям производства, гарантированности поставок.

     Финансовое  состояние организации контролируется с помощью бюджета или сметы. Объектами изучения здесь являются надежность источников денежных средств и обоснованность предстоящих расходов.

     Текущий контроль (стратегический и оперативный) оценивает эффективность внутренних и внешних возможностей организации.

     Стратегический  имеет в качестве основного объекта  эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей. Он ведется по таким показателям, как уровень производительности труда, внедрение  и использование достижений НТР, новых методов работы, технологий и проч. Такой контроль предназначен для предотвращения ошибок, а не для их исправления и поиска виновных.

     Оперативный (административный) контроль (на практике он сливается с оперативным управлением) проводится одновременно с выполнением  основной работы. Его разновидностью является контроль производственный, осуществляемый диспетчером или начальником производственного отдела.

     На  уровне отдельных операций осуществляется операционный контроль (точности их выполнения, качества изделий). Он может быть сплошным (предполагает проверку всех без исключения объектов) и выборочным (если число объектов слишком велико или для проверки требуется разрушать изделие.

     Выборочный  контроль требует меньших затрат, но связан с риском случайных ошибок, число которых можно снизить  путем увеличения размера выборки (при соответствуюшем росте расходов).

     Важную  роль в повышении эффективности  контроля технологического процесса может  сыграть его карта. Она представляет собой схему, где нанесены допустимые границы параметров качества и результаты измерений, что позволяет сразу  же наглядно обнаружить отклонения от стандартов. В настоящее время в ряде стран, и в первую очередь в Японии, основное внимание уделяется не выявлению и исправлению отклонений от стандартов, а предупреждению их появления. Для этого широко внедряются методы самоконтроля, стимулируется работа кружков качества и т. п.

     Третьим видом контроля является итоговый. Обычно он связан с оценкой выполнения организацией своих решений и результатов практических действий, а также сильных и слабых сторон организации. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов.  

1.2.3. Этапы процесса контроля.

     Процесс контроля состоит из нескольких этапов. На первом определяются параметры функционирования и развития организации, которые  необходимо контролировать, и источники информации о них. Эти параметры имеют вид различных стандартов и нормативов, отражающих заложенные в планы задачи. К ним предъявляются такие требования, как обоснованность, выполнимость в нормальной ситуации (слишком высокие нормативы пугают, а слишком низкие расхолаживают), адекватность отражения реальных процессов.⁴

     На  втором этапе создается модель организации, на которой отражаются потоки ресурсов, информации, места возникновения  затрат, образования промежуточных  и конечных результатов, являющиеся наиболее подходящими для наблюдений, - так называемые точки контроля.

     Третий  этап процесса контроля заключается в получении информации о состоянии и результатах функционирования его объекта, позволяющей принимать обоснованные решения о том, как действовать дальше. Источниками информации служат целевые наблюдения, текущие статистические данные, оперативные сообщения, бухгалтерская отчетность, опросы общественного мнения, итоговые отчеты, специальные аналитические обзоры и др.