Деловая речь и её культура

 
 
 
 
 
 
 
 

Доклад 

на  тему: Деловая речь и её культура 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Особенности делового общения

     Деловое общение должно строиться на партнерских  началах, учитывая взаимные запросы  и потребности его участников, исходить из интересов дела.

     Деловое общение, основанное на принципах сотрудничества и взаимопонимания, повышает деловую и творческую активность людей, является важным фактором технологического процесса производства.

     Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчинение установленным правилам и ограничениям.

     Эти правила определяются видом делового общения, степенью его официальности, целями и задачами конкретной встречи, национальными и культурными  традициями.

     Все большее распространение в деловых кругах получает деловой этикет, отражающий накапливающийся опыт, нравственные представления и вкусы определенных социальных групп.

     Деловой этикет включает в себя правила приветствия  и представления, регламентирует поведение  во время презентации, на приеме, за столом; предписывает, как, дарить и принимать сувениры, как пользоваться визитными карточками, вести деловую переписку и т. д.

     Большое внимание в этикете уделяется  внешнему виду деловых людей, их одежде, умению управлять отрицательными и  положительными эмоциями, манере разговаривать.

     Знание  правил делового этикета позволяет  человеку чувствовать себя уверенно и непринужденно, не испытывать неловкости из-за промашек и неправильных действий, избежать насмешек со стороны окружающих.

     Регламентированность  делового общения требует и более строгого отношения к использованию его участниками речевых средств. В деловом общении не допускаются бранные слова и нецензурные выражения, просторечие, нежелательным является употребление слов ограниченной сферы употребления (жаргонизмов, диалектизмов, профессионализмов), не следует злоупотреблять терминами и иностранными словами.

     Умение  пользоваться языком включает в себя также знание и соблюдение речевого этикета.

     Под речевым этикетом понимаются разработанные  обществом правила речевого поведения, система устойчивых речевых формул общения.

     Действительно, различные ситуации требуют использования  определенных речевых оборотов. Вот, к примеру, выражения, которые могут  употребляться при знакомстве:

- Давайте познакомимся (будем знакомы)

- Позвольте (разрешите) познакомиться с вами

- Позвольте (разрешите) представиться

- Познакомьте, пожалуйста, меня с...,

- Представьте меня вашему (вашей)...

- Познакомьтесь, пожалуйста. Это мой (моя)...

- Позвольте (разрешите) Познакомить вас...

- Позвольте (разрешите) Представить вам моего...

     Конечно, нельзя просто механически заучить  эти выражения. Очень важно учитывать, насколько та или иная формула  речевого этикета уместна в конкретной ситуации, соответствует ли она социальному  статусу говорящего, его индивидуальным особенностям. Использование этикетных речевых оборотов помогает собеседникам установить контакт, наладить взаимопонимание, создать благоприятную психологическую обстановку, поддерживать общение в определенной тональности в соответствии с социальными ролями его участников.

     Знание  особенностей национального этикета, его речевых формул, понимание  специфики делового общения той  или иной страны, народа помогают приведении переговоров, установлении контактов  с зарубежными партнерами. 

     Виды  делового общения 

     Деловая беседа

     Деловая беседа - это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

     К числу целей, требующих проведения деловой беседы можно отнести стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

     Деловая беседа может быть рассмотрена как  особый вид межличностного взаимоотношения  в организационной среде. Четкое осознание участниками беседы целей, которые они преследуют, понимание психологическими и речевыми приемами ведения деловой беседы являются необходимыми составляющими эффективной деловой коммуникации. 

     Деловое совещание

     Деловое совещание - это деятельность, связанная с принятием решений группой заинтересованных лиц, соответственно такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние на характер выступлений участников совещания и его результаты.

     В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений. Ясно, что непродуктивные совещания - дорогое удовольствие как в материальном, так и в психологическом смысле. Неудачное совещание может вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений. Необходимо помнить, что совещания не более чем средство управления и, как любое средство, оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.

     Успех совещания зависит не только от поставленной цели, но и от того, как его участники  приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, - ключ к продуктивному совещанию. 

     Деловые переговоры

     Переговоры -  это обсуждение с целью заключения соглашения между кем-либо по какому-либо, вопросу.

     Переговоры  являются важным видом, делового, общения. С их помощью устанавливаются  деловые связи, заключаются договоры, принимаются важные решения, подписываются  ответственные документы, координируется совместная деятельность различных  фирм, учреждений, предприятий.

     Переговоры - эффективное средство разрешения конфликтов, спорных вопросов, установления доброжелательных отношений и налаживания  сотрудничества.

     Переговоры  необходимы для принятия совместных решений. Как подчеркивают многие специалисты  по ведению переговоров, успешные переговоры – это, прежде всего, взаимовыгодные решения, т. е. наиболее приемлемые для той и другой стороны в данной ситуации.

     Участникам  переговоров приходится прилагать  немалые усилия для сбора необходимой  информации, но чем большей информацией они располагают, тем увереннее себя чувствуют.

           Положительные результаты будут зависеть и от умело разработанного плана ведения переговоров. Поэтому  не нужно жалеть времени на подготовку к деловым переговорам, необходимо тщательно продумать все тонкости и детали предстоящего обсуждения, подобрать возможные аргументы для обоснования своей позиции, наметить, как лучше использовать те или иные приемы воздействия на оппонента.

     И, конечно, в переговорах выигрывают; как правило, те участники, которые имеют хорошую подготовку, большой опыт, владеют культурой устной и письменной речи, правилами делового этикета и т. д., одним словом, у кого «выше мастерство». 

     Телефонный  разговор

     Телефонный  разговор - это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников. Соответственно отсутствие визуального контакта увеличивает нагрузку на устно-речевые средства взаимодействия партнеров по общению.

     У телефона есть ряд преимуществ, которых лишены другие средства коммуникации. Главные из них: скорость передачи информации (выигрыш во времени); немедленное установление связи с абонентом, находящимся на любом расстоянии; непосредственный обмен информацией в форме диалога и возможность достичь договоренности, не дожидаясь встречи.

     Основные  требования предъявляемые к разговору  по телефону:

- Лаконичность

- Логичность

- Информативность

- Отсутствие  повторов и длиннот

- Дружелюбный  тон

- Средний  темп речи

- Обычная  громкость голоса

     Деловому  человеку следует знать, что телефонный разговор имеет свою структуру. Вот основные элементы композиции разговора по телефону:

1. Взаимное представление (20 ±5 секунд).

2. Введение собеседника в курс дела (40±5 секунд).

3. Обсуждение ситуации (100±15 секунд). (Необходимо иметь тщательно продуманный перечень главных и второстепенных вопросов требующих короткого и конкретного ответа).

4. Заключительное  слово (20±5 секунд).

     Умение  говорить по телефону, не растрачивая  времени и при этом, решая все  вопросы, предполагает владение определенным набором речевых формул.

 

     Телефонный  разговор как вид делового взаимодействия визуального контакта между собеседниками  усиливается значимость устно –  речевых средств. Возрастают требования к предварительному продумыванию схемы и содержания разговора, владению определенным набором речевых формул, которые позволяют расположить к себе собеседника, вызвать доверие к вашей организации, а также тактично регулировать длительность разговора.