Удосконалення системи обліку, контролю та аналізу ефективного використання виробничих запасів підприємства

Варто наголосити, що управлінський облік запасів здійснюється ефективніше за умови його ведення за допомогою комп'ютерів, об'єднаних єдиною комунікаційною мережею, коли дані складського обліку можуть бути доступними менеджерам центрів відпові­дальності та відділу постачання. В цьому випадку завжди є оперативна інформація про наявність запасів, що, крім значного полегшення рутинної облікової роботи, значно посилює контроль за наявністю запасів, дає змогу пришвидшити роботу щодо забезпечення ними виробництва.

За Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9 "Запаси" малоцінні та швидкозношувані предмети визначаються за єдиним критерієм - терміном служби, що в цьому випадку вважають не більшим, ніж один рік або нормальний операційний цикл, якщо він перевищує рік. Таким чином, значну частину запасів, котру раніше обліковували в складі малоцінних і швидкозношуваних предметів, нині відображають як інші необоротні матеріальні активи, що доводиться враховувати в управлінському обліку, оскільки наявні певні відмінності щодо їхнього списання. При цьому зауважимо: незважаючи на те, що у фінансовому обліку малоцінні необоротні активи не відносять до запасів і обліковують на субрахунку 112 "Малоцінні необоротні матеріальні активи", котрий належить до першого класу синтетичних рахунків, тоді як запаси - до другого класу, в управлінському обліку їх все ж таки треба обліковувати за документацією, призначеною для малоцінних і швидкозношуваних предметів.

Вартість малоцінних і швидкозношуваних предметів, переданих в експлуатацію, виключається зі складу активів, тобто запасів, шляхом списування з балансу як їхнє вибуття з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації та відповідальними особами протягом терміну їх фактичного використання.

Щодо інших необоротних матеріальних активів, до котрих нині віднесено ту частину колишніх малоцінних і швидкозношуваних предметів, що має термін використання більш ніж один рік, але за вартістю1 все ж таки не може бути віднесена до основних засобів, то на них нараховується амортизація, і вони списуються за рахунок їхнього зносу після закінчення терміну ксплуатації.

Таким чином, за даними карточок складського обліку матеріалів не можна отримати інформації про реальні запаси малоцінних і

швидкозношуваних предметів, оскільки передані в експлуатацію відображаються як вибулі. У той же час вони наявні у виробничих підрозділах - центрах відповідальності, хоч їхня вартість уже включена у витрати виробництва. У зв'язку з цим при визначенні потреби в таких запасах з метою управлінського обліку слід брати до уваги не тільки наявність малоцінних і швидкозношуваних предметів та інших необоротних активів на складах, відображену як їхній залишок у карточках складського обліку матеріалів, а й фактичну кількість тих, які передані в експлуатацію, термін дії котрих ще не закінчився. Разом з тим, необхідно враховувати, що терміни експлуатації таких предметів значно відрізняються.

Так само різними є терміни служби спецодягу, спецвзуття, які можуть бути від 1 місяця до 3, 4, 6, 12, 24 і навіть 36 місяців або іншими - залежно від особливостей використання. Тому в управлінському обліку за центрами відповідальності необхідно враховувати не тільки фактичну наявність малоцінних і швидкозно­шуваних предметів та інших необоротних матеріальних активів, а й залишкові терміни їхньої експлуатації, оскільки без цього може виявитись, що при видимій забезпеченості ними потреб підпри­ємства інколи виникає непередбачена потреба в них, що несприятливо позначається на виробництві. Управлінський же облік саме спрямований на попередження таких непрогнозованих збоїв у забезпеченні запасами потреб виробництва.

Управлінський облік малоцінних і швидкозношуваних предметів та інших необоротних активів забезпечується системою встанов­леної документації. Так, безпосередньо за центрами відпові­дальності на тих підприємствах, де практикують наявність у роздавальних кладовках постійного обмінного фонду інструментів (пристосувань), їхній облік ведуть із застосуванням відомості на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристосу­вань), тип. ф. № МШ-1, що складається удвох примірниках.

Цю відомість менеджер центру відповідальності погоджує із спеціалістами планово-виробничого (інструментального) відділу і на її основі проводять записи надходження (поповнення) або вибуття (вилучення) інструментів чи пристосувань у карточках складського обліку матеріалів, тип. ф. № М-12 інструментально-роздавальної кладовки, де знаходиться такий запас. Другий примірник є основою для списання (оприбуткування) виданих (повернених) інструментів чи пристосувань на складі підприємства в аналогічних карточках.

Видані працівникам центрів відповідальності інструменти й пристосування, інші малоцінні та швидкозношувані предмети (необоротні матеріальні активи) на тривале користування записують у картку обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів, тип. ф. № МШ-2 в одному примірнику.

Якщо інструменти й пристосування видаються у тимчасове користування (як правило, протягом зміни), в таких випадках використовують інструментальні марки (жетони), де вказано номер цеху центру відповідальності, табельний номер робітника, номер кладовки. Можливе застосування одно-і двомарочних варіантів такого обліку. За одномарочним варіантом робітникам, яким протягом зміни треба буде кілька разів отримувати інструменти для

виконання передбачених технологією робіт, видають необхідну кількість (4 - 6) інструментальних марок, за котрі вони розписуються в інструментальній картці чи книжці. В обмін на ці марки, які комірник поміщає на місця зберігання інструментів, робітники одержують необхідні їм інструменти для тимчасового користування. При поверненні інструментів процес відбувається у зворотному порядку: інструменти кладуть на місце, а робітник отримує зданий жетон (інструментальну марку), й наступного разу знову може отримати таким самим чином необхідні для роботи приладдя чи інструменти. Застосування таких жетонів пришвидшує видачу інструментів, що на великих підприємствах дуже важливо, оскільки часто поблизу інструментально-роздавальних кладовок утворюються значні черги, що зумовлює непродуктивні втрати робочого часу, і не може свідчити про високий рівень управлінського обліку.

За виданими інструментальними марками легко визначити, в якого робітника знаходиться той чи інший інструмент або приладдя. Однак при одномарочному варіанті доволі багато часу йде на визначення кількості інструментів (приладдя), що знаходяться одночасно в того чи іншого робітника. Тому часто застосовують двомарочний варіант обліку, за яким використовуються марки з табельними номерами робітників і марки з номенклатурними номерами інструментів, котрі робітникам не видаються, а знаходяться на місцях зберігання інструментів. Перші при видачі інструментів кладуть на місця їхнього зберігання, а другі - на контрольну дошку з табельними номерами робітників. Таким чином, наглядно видно, які інструменти одночасно знаходяться в того чи іншого робітника, що посилює контроль за цільовим використанням інструментів, своєчасним поверненням їх у кладовку, коли виникає гостра потреба в них на іншому робочому місці. Так само можна організувати облік змінного спецодягу, вимірювальних приладів, якщо вони видаються на нетривале користування.

Точні дані про фактичне забезпечення інструментами й приладдями можливі за умови чіткого обліку їхнього знаходження у відповідних місцях: на складах, у центрах відповідальності, ремонті тощо. Зокрема, на інструменти й приладдя передані для їхнього полагодження, складають замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв), тип. ф. № МШ-3, удвох примірниках.

Один з них зберігається в інструментально-роздавальній кладовці, а інший передається разом з інструментом у ремонтну (заточувальну) майстерню. Після полагодження інструментів (пристосувань) вони повертаються в кладовку, що стверджують відповідно в першому й другому примірнику цього документа відповідальна особа майстерні та комірник.

Варто наголосити, що в управлінському обліку немає дрібниць, оскільки будь-які відхилення від нормальної роботи зумовлюють, як правило, своєрідне відлуння, що має негативно позначитися на ефективності роботи підприємства загалом. Тому необхідно, щоб контроль - один із найголовніших аспектів управлінського обліку здійснювався всюди на кожному робочому місці, безперечно, в межах компетенції таких працівників. Щодо розглянутого документа важливим є забезпечення дотримання встановлених термінів виконання передбачених робіт, що мають контролювати як відповідальні особи майстерні (цеху), де вони виконувались, так і комірник інструментально-роздавальної кладочки, зіставляючи дату складання замовлення з датою повернення інструменту (приладдя).

За Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 16 "Витрати" [10] запаси включаються у витрати одночасно зі зменшенням активів. Таким чином, уже при видачі зі складу на виробництво малоцінних і швидкозношуваних предметів чи малоцінних необоротних активів їхня вартість включається у витрати виробництва. В той же час за натуральною ознакою вони обліковуються тривалий період. Саме управлінський облік (у фінансовому обліку вони вважаються списаними) має забезпечити облік цих предметів і активів протягом усього терміну експлуатації, не допускаючи передчасного втрачання їх до закінчення цього терміну.

Проте на практиці часто з тих чи інших причин інструменти й приладдя ламаються, псуються чи виявляється їх пропажа. В таких випадках складають акт вибуття малоцінних і швидкозношуваних предметів, тип. ф. № МШ-4. Залежно від причин вибуття, акт склада­ється в одному або двох примірниках. Якщо винних у псуванні чи поломці інструментів немає (це сталось унаслідок об'єктивних причин), акт складається в одному примірнику, причому в ньому можна відобразити списання інструментів, які рахуються за кількома робітниками.

Коли ж виявлена пропажа інструменту, його псування чи поломка є наслідком вини робітника, акт складається у двох примірниках.

Один примірник передається в бухгалтерію, де він є основою для утримання з винного його вартості, а інший залишається в центрі відповідальності, як і в першому випадку. Цей примірник є основою для видачі робітникові іншого такого самого інструменту взамін втраченого (поламаного, зіпсованого) та відображення у картці обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів, тип. ф. № МШ-2, як списаного старого, так і виданого іншого інструменту.

Примірники актів (тип. ф. № МШ-4) додають до актів на списання інструментів (пристосувань) і обміну їх на придатні, тип. ф. № МШ-5, або актів на списання малоцінних і швидкозношуваних предметів, тип. ф. № МШ-8, які складаються на загальну кількість утрачених (поламаних, зіпсованих) інструментів (приладь) чи непридатних для подальшого використання МШП.

При цьому на основі акта, тип. ф. № МШ-5, проводиться заміна інструментів (пристосувань) шляхом видачі їх зі складу в кладовку центру відповідальності без виписування накладних чи лімітно-забірних карточок, оскільки згаданий акт застосовується на тих підприємствах, де в центрах відповідальності є постійний обмінний фонд інструментів (приладь).

Необхідно контролювати здачу непридатного інструменту, приладів, приладь у кладовку центру відповідальності та наступну їх утилізацію, маючи на увазі, що окремі вузли можуть бути використані для ремонтів, а дорогоцінні метали, часто наявних у приладах, суворо обліковуватись.

Окремо на кожний вид фізично зношеного спецодягу, спецвзуття, захисних засобів, інших МШП, а також інструментів (приладь) на тих підприємствах, де вони не обліковуються за методом обмінного фонду, складають акт на списання малоцінних і швидкозношуваних предметів, тип. ф. № МШ-8, в одному примірнику.

Так само, як і за попереднім актом, необхідно контролювати утилізацію МШП чи інструментів, оприбутковувати металобрухт, ганчір'я, дрова і використовувати їх за призначенням: реалізовувати, передавати як обтиральний матеріал, зрештою знищити непотрібне.

Значну частину витрат на підприємствах проводять на спецодяг, спе'цвзуття, захисні засоби. Вони видаються окремим робітникам на постійне користування протягом терміну носіння або на період виконання певних робіт, тому постійно за робітниками не закріплюються, а видаються як чергові.

Видача робітникам таких засобів в індивідуальне користування здійснюється за відомостями обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття і захисних засобів, тип. ф. № МШ-7, які складаються у двох примірниках: один для бухгалтерії, інший зберігається в центрі відповідальності.

Такі відомості комірник складає окремо на видачу та повернення спецодягу, спецвзуття, захисних засобів (передачі на дезінфекцію, прання, ремонт, літнє зберігання тощо) і вони є підставою для записів в особових картках обліку спецодягу, спецвзуття і запобіжних пристосувань, тип. ф. № МШ-6, що відкриваються на кожного робітника, який користується такими засобами.

Списані засоби індивідуального захисту відображають у цих картках на основі актів вибуття малоцінних і швидкозношуваних предметів, тип. ф. № МШ-4. Згадані картки відкриваються в одному примірнику окремо на засоби індивідуального захисту та на чергові спецодяг, спецвзуття, захисні засоби, які видають робітникам згідно з затвердженим на підприємстві списком на одну-дві зміни, і зберігають у кладовках центрів відповідальності за табельними номерами робітників.

2.2. Розвиток фінансового обліку виробничих запасів

Облік запасів, у т. ч. і виробничих регулює Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 "Запаси". Згідно з ним запаси - це активи, які утримує підприємство для подальшого продажу за умови звичайної господарської діяльності, що перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва, або утримує для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт і надання послуг, а також управління виробництвом.

Зокрема, до виробничих запасів належать сировина і матеріали, придбані напівфабрикати, пальне та мастильні матеріали, тверде паливо, тара, будівельні матеріали, запасні частини та інше.

Необхідно забезпечувати чіткий контроль за їх наявністю, надходженням і вибуттям, не допускати можливостей для змішування кількості та вартості різних номенклатур, щоб не створювати умов для пересортування та нестач одних матеріалів за рахунок покриття надлишками інших. Місця зберігання виробничих запасів мають бути належно підготовленими і надійними, щоб виключити псування чи крадіжки матеріалів. Кожне з них (склад, комора тощо) повинні мати відповідний шифр (номер), котрий обов'язково вказують у всіх первинних документах.