Організація проведення торгів по проекту

     Тема 11. Організація проведення торгів по проекту.

     1. Основні положення  проведення торгів.

     2. Класифікація торгів.

     3. Функції учасників  торгів.

     4. Порядок проведення  підрядних торгів. 

     1. Основні положення  проведення торгів.

     Реалізація  проектів в умовах ринкової економіки зводиться, по суті, до серії взаємозалежних і скоординованих закупівель ресурсів проекту в найширшому розумінні слова, у тому числі: машин та устаткування, матеріалів, ліцензій і «ноу-хау», будівельних, монтажних і пусконалагоджувальних робіт (ген- і субпідрядників), консультаційних послуг з розробки проектно-кошторисної документації (проектувальники), проведення торгів, нагляду за роботами, підготовки персоналу тощо.

     У сьогоднішніх умовах мета торгів полягає, в основному, у здійсненні закупівель за такими напрямами:

     - закупівлі товарів, робіт і  послуг у межах держзамовлення;

     - закупівлі в рамках реалізації  проектів, що фінансуються за  рахунок державних коштів (у цьому випадку закупівлі робить компанія, що одержує на певних умовах державні кошти для реалізації проекту);

     - закупівлі, які здійснюються у  межах проектів, що їх фінансують міжнародні фінансові організації;

     - закупівлі ресурсів для інвестиційних   проектів у рамках проектного фінансування.

     Під час торгів використовують такі основні поняття і визначення.

     Процедури закупівлі – різного роду процедури (послідовність дій, оформлена документально), які застосовуються при розміщенні замовлень на постачання, виконання, надання. До процедур належать:

• попередній підбір;
• відкритий конкурс;
• закритий конкурс;
• двоетапний конкурс;
• запит котирувань;
• закупівля з одного джерела.

     Конкурс – спосіб розміщення на постачання товарів, виконання робіт, надання послуг, при якому замовник або організатор конкурсу в той чи інший спосіб штучно створює умови для конкурентної боротьби між постачальниками-учасниками конкурсу за замовлення з метою вибору найкращих умов придбання необхідних товарів, робіт, послуг. Істотною відмінністю конкурсів від аукціонів є те, що постачальник може подати тільки одну пропозицію щодо постачання необхідних товарів, робіт, послуг, яка згодом не може бути змінена. Конкурси бувають:

• відкриті;
• закриті;
• двоетапні.

     Відкритий конкурс – це такий вид конкурсу, при якому замовник або організатор його залучає пропозиції постачальників-учасників конкурсу щодо постачання товарів, виконання робіт, надання послуг за допомогою публікації запрошення до участі в конкурсі у друкованих засобах масової інформації і розглядає пропозиції усіх постачальників, які на це запрошення відгукнулися.

     Закритий  конкурс – замовник або організатор конкурсу залучає пропозиції постачальників-учасників на постачання товарів, виконання робіт, надання послуг, надсилаючи спеціальні запрошення постачальникам, які, на думку замовника, будуть зацікавлені в участі у конкурсі.

     Двоетапний конкурс – вид конкурсу, під час якого замовник чи організатор конкурсу:

     - на першому етапі залучає первісні  пропозиції щодо постачання товарів,  виконання робіт, надання послуг  без визначення ціни (вартості, розцінок);

     - веде переговори з постачальниками з будь-яких аспектів їхніх пропозицій (за винятком вимог щодо правомочності та кваліфікації постачальників, а також комерційних умов пропозицій);

     - за результатами переговорів  можна внести зміни у технічні  та техніко-економічні вимоги до товарів, робіт, послуг, які були встановлені на початку;

     - на другому етапі залучаються  остаточні пропозиції постачальників із визначенням ціни та інших комерційних умов.

     Запит котирувань – спрощений спосіб закупівлі товарів, робіт, послуг, за якого замовник або організатор конкурсу надсилає кільком потенційним постачальникам запит щодо цін на необхідні товари, роботи, послуги і присуджує контракт на постачання товарів, виконання робіт, надання послуг тому постачальникові, що дав пропозицію (котирування) з найменшою ціною.

     Закупівля з одного джерела  — спрощений спосіб закупівлі товарів, робіт, послуг, коли замовник або організатор конкурсу запитує пропозицію про постачання товарів, виконання робіт, надання послуг тільки в одного постачальника.

     Етапи закупівлі — окремі, обмежені в часі процедури (тобто послідовність дій, оформлена документально), що є частиною закупівлі тим чи іншим способом. Основними етапами закупівлі є:

     - проведення маркетингових досліджень;

     - розробка конкурсної і допоміжної  документації;

     - повідомлення про проведення конкурсу;

     - поширення конкурсної документації;

     - роз'яснення і зміна конкурсної  документації;

     - прийом конкурсних заявок;

     - розкриття конкурсних заявок;

     - оцінка конкурсних заявок;

     - присудження контракту;

     - підписання контракту;

     - повідомлення про результати конкурсу. 

     2. Класифікація торгів.

     Залежно від способів організації торги  поділяють на: 1) відкриті; 2) відкриті з попередньою кваліфікацією; 3) закриті; 4) одиничні.

     При проведенні перших двох видів торгів оголошення про них публікуються в офіційних друкованих виданнях, тому часто такі торги називають «публічними».

     Відкриті  торги проводять при розміщенні замовлень на відносно нескладні (досить типові) види устаткування, робіт і послуг, що їх можуть запропонувати численні організації; водночас сума замовлень має бути досить значною, з огляду на те, що витрати на проведення відкритих торгів є порівняно великими та час на підготовку і їх проведення може розтягуватися на багато місяців.

     Компанії, що виявили бажання взяти участь у відкритих торгах викуповують в організаторів торгів (тендерного комітету) необхідну для підготовки своїх пропозицій документацію (так звану тендерну документацію). Раніше цю документацію продавали за досить символічну плату. Останнім часом організатори торгів у деяких випадках почали піднімати ціну, маючи на меті:

     1) відшкодувати свої витрати на підготовку тендерної документації (а іноді й проектної, на основі якої розробляється тендерна документація);

     2) не дати змоги малопотужним компаніям взяти участь у торгах.

     Різновидом відкритих торгів є торги з попередньою кваліфікацією.

     На  основі попередньої (досить стислої) інформації, наданої всім компаніям, які бажають взяти участь у торгах, здійснюється «відсіювання» від подальшої участі компаній, не досить сильних у фінансовому, технічному, професійному та інших відношеннях. На другому етапі до торгів допускаються відібрані компанії з так званого «короткого списку».

     Що  ж до закритих торгів, то запрошення до участі в них розсилаються організаторами безпосередньо найвідомішим постачальникам, підрядчикам, консультантам, що мають достатній досвід реалізації даного типу проектів. Компанії, що виявили бажання взяти участь у закритих торгах, звичайно викуповують необхідну для підготовки пропозицій документацію.

     Досить  рідко застосовують одиничні торги: вони характеризуються наявністю одного оферента для проведення спеціальних робіт чи постачань.

     Існують також інші класифікації торгів. Залежно від національної приналежності (юрисдикції) учасників їх поділяють на національні (внутрішні) й міжнародні.

     Існує також поняття вторинних торгів. Замовник проекту може провести первинні торги, на підставі яких визначається генеральний підрядчик (постачальник). Далі генеральний підрядчик (постачальник) проводить свої – вторинні – торги, на підставі яких виявляються субпідрядники (субпостачальники). Замовник проекту здійснює контроль за проведенням таких вторинних торгів, а іноді бере участь у затвердженні їхніх результатів. 

     3. Функції учасників  торгів.

     При проведенні торгів функції учасників  розподіляються в такий спосіб:

     Замовник:

• приймає рішення щодо проведення підрядних торгів;
• призначає особу, що виконуватиме функції організатора торгів;
• контролює роботу організатора торгів і бере участь у роботі тендерного комітету через свого представника;
• встановлює остаточні умови договору й укладає його з переможцем торгів.

     Замовник  повинен володіти необхідними інвестиційними ресурсами або правом розпоряджатися ними в певний період часу, підтвердженим відповідним фінансовим документом.

     Організатор торгів:

• підготовляє документи для оголошення торгів, публікує оголошення і розсилає запрошення;
• формує тендерний комітет;
• спрямовує і контролює діяльність тендерного комітету і залучених інженерно-консультаційних організацій з підготовки тендерної та іншої необхідної документації;
• затверджує результати торгів;
• розглядає апеляції на рішення тендерного комітету;
• ліквідує тендерний комітет;
• несе усі витрати з підготовки і проведення торгів.

     Організатор торгів зобов'язаний мати статус юридичної  особи і ліцензію на право проведення торгів. Межі прав і обов'язків організатора торгів встановлюються в договорі про організацію і проведення торгів.

     Тендерний комітет:

• проводить збір заявок на участь у торгах, на попередню кваліфікацію;
• проводить попередню кваліфікацію претендентів;
• організує розробку і поширення тендерної документації і вирішує питання зміни цієї документації і процедур;
• організує ознайомлення претендентів з тендерною документацією і дає необхідні роз'яснення;
• забезпечує збір, збереження й оцінку поданих оферт;
• здійснює процедуру торгів і її оформлення;
• визначає переможця або приймає інше рішення за результатами торгів і подає їх на затвердження;
• публікує в засобах масової інформації звіт про результати торгів.

     Претендент  мас право:

• одержувати від тендерного комітету вичерпну інформацію і про умови й порядок проведення підрядних торгів;
• звертатися до тендерного комітету з проханням про відстрочку подання оферти письмово.

 

     4. Порядок проведення  підрядних торгів.

     Організаційна підготовка

     Ухвалення рішення про призначення і час проведення підрядних торгів здійснюється замовником виданням офіційного розпорядницького документа: наказу, постанови, розпорядження і т. ін.

     Організатором торгів може також виступати будь-яка  спеціалізована фірма, що має ліцензію на даний вид діяльності. У такому разі замовник укладає з нею договір, у якому визначаються прав_а й обов'язки сторін та умови виконання ними предмета договору.

     Для підготовки і проведення торгів замовник (або організатор торгів) формує тендерний комітет, залучаючи власних фахівців, представників науково-дослідних, проектних, інженерно-консультаційних та інших організацій, окремих консультантів і експертів на підставі укладених з ними договорів відповідно до чинного законодавства.

     Організатор торгів або, з його доручення, тендерний  комітет підготовляє і публікує оголошення про торги.