Оптимизация трудовых процессов

       При улучшении условий труда по сравнению  с допустимыми нормами, как правило, растет индивидуальная производительность труда работников. Улучшение параметров трудовой среды связано обычно с увеличением затрат на выпускаемую продукцию. Поэтому оптимальными для данного конкретного участка производства следует считать такие из допустимых вариантов санитарно-гигиенических и эстетических условий труда и его тяжести, при которых достигается минимум суммарных затрат на заданную программу выпуска продукции.

       В отличие от понятия допустимых и  оптимальных условий (тяжести) труда, понятие нормальных условии (тяжести) труда не имеет конструктивного содержания. В связи с этим термин «нормальные» применительно к условиям труда целесообразно употреблять как синоним термина «допустимые». Таким образом, любая задача обоснования норм труда и определяющих их вариантов технологического и трудового процессов заключается в том, чтобы найти норму труда и вариант его организации, при которых соблюдается ограничения по:

       - необходимому производственному  результату 

       - допустимым условиям труда 

       - допустимым режимом технологического процесса

       - объемам имеющихся производственных  ресурсов, и достигается минимум  затрат на заданный объем выпуска  продукции.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       2 ОПТИМИЗАЦИЯ ТРУДОВОГО ПРОЦЕССА 

       Изыскание путей повышения эффективности  интеллектуальной деятельности является неотложной задачей современной гигиены труда. В этом плане оптимизация трудового процесса всегда должна быть направлена, с одной стороны, на сохранение высокого уровня работоспособности человека, а с другой - на устранение хронического нервно-эмоционального напряжения.

       Одним из подходов в этом направлении является разработка рационального режима труда  и отдыха на основании анализа  работоспособности и психофизиологического  состояния организма работающего. Однако, если прекратив физическую работу, человек сразу же выключается из трудового процесса, то при умственной работе мозг склонен к инерции, к продолжению мыслительной деятельности в заданном направлении. Даже после окончания работы «рабочая доминанта» полностью не угасает, тем самым вызывая более длительное утомление и истощение ЦНС, чем физический труд. Не случайно А. И. Герцен считал, «что мысль нельзя сложить, как руки».

       Важным  средством поддержания высокой  работоспособности служит чередование  умственного труда с физическим. Мысль об активном отдыхе впервые была высказана И. М. Сеченовым (1903). На этом сеченовском феномене и основана производственная гимнастика. Наилучшие результаты дает включение легкой физической нагрузки в середине и после окончания умственной работы. Особенно это целесообразно для лиц умственного труда с недостаточной двигательной активностью.

       Основными условиями продуктивной умственной работы являются сформулированные в 1911 г. Н. Е. Введенским ряд следующих  положений:

       1) В работу нужно «входить» постепенно.

       2) Соблюдать определенный ритм работы, так как ритмичная работа способствует выработке навыков и замедляет развитие утомления.

       3) Необходимо придерживаться обычно  последовательности деятельности. Это предполагает регулярную, организованную  плановую работу.

       4) Установить правильное чередование труда и отдыха. При умственной работе отдых должен быть активным и сочетаться с физическими упражнениями.

       5) Высокая работоспособность сохраняется  при постепенной и систематической  деятельности, при которой укрепляется  навык.

       Лицам, профессии которых сопряжены с высокими нервно-психическими нагрузками (ИТР, операторы, руководители предприятий и т. д.), для предупреждения перенапряжения целесообразно в регламентированные перерывы выполнять приемы аутогенной тренировки. Данный метод самотренировки улучшает эмоциональное состояние и повышает психический статус человека путем развития навыков сознательного управления некоторыми физиологическими процессами в организме. Метод основан на сознательном применении комплекса взаимосвязанных процессов психической саморегуляции и несложных физических упражнений в сочетании с формулами словесного самовнушения. Основная цель метода аутогенной тренировки -- научить человека управлять своими эмоциями и тем самым сохранить на высоком уровне работоспособность, снять хроническое нервно-эмоциональное напряжение и, следовательно, предупредить развивающееся переутомление, которое может привести к патологии. В настоящее время этот метод получает все более широкое применение.

       Большая роль в деле оптимизации умственной деятельности принадлежит таким факторам, как создание благоприятного психологического климата на производстве, обстановки, способствующей творческой работе так и к индивидуальным методам:

       1) регулярный активный отдых;

       2) релаксация (занятия йогой, медитация, аутотренинг);

       3) тренинг навыков самоконтроля  поведения;

       4) планирование собственного времени;

       4) обеспечение достаточной продолжительности  сна;

       5) когнитивная терапия и др.

       В зарубежных организациях практикуются такие методы, как включение в  социальный пакет работника оплаты занятий в спортивном зале, бассейне. Некоторые из них стараются обеспечить доведение до сведения работников конкретных простых методик, помогающих повысить работоспособность. На уровне организации целесообразно применять следующие меры:

       *регулярный  мониторинг и формирование приемлемого  социально- психологического климата; 

       *оптимизация  организационной структуры (распределения  обязанностей, полномочий и ответственности), осуществляемая с учетом способностей  и возможностей конкретных сотрудников;

       *исключение (по возможности) ситуаций ролевого  конфликта; 

       *максимально  возможное информирование сотрудника  о том, что в компании поощряется, а что нет (например, кодекса  поведения сотрудника, ознакомление  работников с принципами системы поощрения / штрафов и т.п.), о предстоящих изменениях в организации и о том, как они отразятся конкретно на нем; o обогащение содержания обязанностей работников; o предоставление сотрудникам возможности почувствовать, что они могут влиять на ситуацию; o предоставление сотрудникам регулярной обратной связи о результатах их труда; o обучение менеджеров высшего и среднего звена управлению конфликтами, навыкам партнерского общения; o предоставление сотрудникам консультативной поддержки.

       В заключение следует подчеркнуть, что при оптимизации того или иного трудового процесса необходимо всегда учитывать специфику умственной деятельности, эргономику рабочего места. В ряде случаев это только режимные вопросы, в других - сочетание нескольких профилактических мероприятий. 

3 ОПТИМИЗАЦИЯ  ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА 

       Целью существования любого бизнеса является извлечение прибыли для его владельцев в течение достаточно продолжительного периода времени. Из этой прописной  истины следует, что владелец бизнеса  всегда стремится к увеличению объема выручки и снижению издержек.

       Повышать  же рентабельность бизнеса можно  двумя путями: либо увеличивая выручку, либо снижая затраты. Разумеется, между  двумя этими показатели есть определенная связь. Но в современных условиях, характеризующихся жесткой конкурентной борьбой за потребителя и перенасыщенностью рынка, бывает крайне затруднительно повышать оборот и цены на продукцию, поэтому одним из важнейших способов повышения эффективности бизнеса является снижение издержек.

       Одной из статей расходов, которую можно сокращать в определенных пределах, являются расходы на персонал. Они включают в себя не только фонд заработной платы и отчисления с ФОТ, но также:

       -расходы на социальный пакет и льготы для работников;

       -расходы на производственное обучение и переподготовку сотрудников;

       -расходы на подбор кандидатов и наем на работу;

       -расходы на обеспечение техники безопасности;

       -расходы  на стоимость содержания рабочих мест, включая стоимость спецодежды, освещения, отопления, уборки рабочих мест и т.д.;

       -прочие виды расходов на персонал, специфические для каждого предприятия.

       Поэтому, проводя оптимизацию численности  персонала, мы сокращаем не только ФОТ  и отчисления с него, но и все  остальные расходы, связанные с  персоналом, о чем следует помнить.

       Суть  оптимизации численности персонала  заключается в том, что необходимо свести количество персонала, работающего  на предприятии, к минимуму, при выполнении двух ограничений:

       ·  должно быть обеспечено гарантированное качественное выполнение заданной производственной программы;

       ·  затраты на персонал не должны превышать некоторую заранее определенную величину.

       Таким образом, когда говорят об оптимизации  численности персонала, в первую очередь подразумевают ее сокращение. На мой взгляд, более серьезный фактор увеличенной численности персонала — это изношенное оборудование и не самые современные технологии, благодаря чему требуется содержать большое количество ремонтного и обслуживающего персонала.

       Особенно  важно подчеркнуть, что сокращение численности персонала должно проходить как минимум без снижения эффективности производства, а еще лучше — если с увеличением. Как правило, это достигается внедрением новой техники и технологии на производстве, и оптимизацией деловых процессов в аппарате управления.

       Итак, когда мы определились, что оптимизация численности персонала в данной организации или на предприятии необходима, возникает логичный вопрос: как именно это лучше сделать?

       К проведению оптимизации численности  персонала компании следует относиться как к отдельному проекту, который необходимо спланировать, то есть определить состав работ, их последовательность, сроки выполнения и ответственных за исполнение каждой задачи.

       Прежде  всего, необходимо провести диагностику  текущего состояния дел в сфере  производительности труда и численности персонала. Надо систематизировать и проанализировать количество персонала в компании в разрезе подразделений, с учетом выполняемых подразделением функций и реальной загрузки (интенсивности и продолжительности работы). На основе выводов, полученных в ходе такого анализа, можно предложить ряд мер по оптимизации бизнес-процессов. Кроме этого, полезно задуматься о проведении модернизации оборудования и внедрении передовых производственных технологий. Все эти мероприятия позволят сразу выявить те рабочие места, которые подлежат сокращению за ненадобностью.

       Далее следует рассчитать оптимальную  численность персонала, потребную  для качественного выполнения производственной программы с учетом оптимизации  административных и производственных процессов. Определение оптимальной численности персонала производится с использованием той или иной методики нормирования численности. Сравнивая имеющуюся на сегодняшний день численность персонала с оптимальной, получаем то количество персонала в каждом подразделении, которое необходимо сократить. Однако речь может идти не только о сокращении, но и о перераспределении персонала по структурным единицам, если это обусловлено необходимостью усиления отдельных подразделений.

       После этого необходимо спланировать программу сокращений, в которой нужно ответить на два непростых и болезненных вопроса: «КОГО?» и «КАК?» необходимо сократить.

       Когда определены потенциальные кандидаты  на увольнение, требуется выбрать  методы, с помощью которых будет  проводиться сокращение штатов или численности. Существует два принципиально различных подхода к проведению сокращения численности, которые условно можно назвать «жестким» и «мягким».

       «Жесткий» подход — это классическое сокращение штатов: наступает некий кризис, принимается решение о сокращении издержек путем сокращения штатов, выявляются неэффективные рабочие места, сотрудников предупреждают за два месяца об увольнении, выплачивают положенные по ТК компенсации и увольняют. Таким образом, процедура сокращения происходит довольно быстро, и с относительно небольшими затратами (компенсации при увольнении). Однако недостатков у такого подхода больше, чем достоинств. Во-первых, в случае быстрых и жестких сокращений есть риск ошибки, которая выльется для предприятия в конфликты, как с увольняемым персоналом, так и профсоюзами. Во-вторых, в случае градообразующего предприятия возникновение массовой безработицы может вылиться в возрастание социальной напряженности в регионе, а это, в свою очередь, может отразиться и на отношениях с региональной администрацией. В-третьих, ухудшается моральный климат в оставшейся части коллектива — жесткие увольнения не добавляют сотрудникам лояльности. А это в конечном счете сказывается на снижении производительности труда.